“Ich fühle mich unterbezahlt und nicht gewürdigt.”

Diesen Satz haben wir immer und immer wieder gehört, nachdem wir mit etlichen Office Managern gesprochen haben.

Denn Office Fachkräfte verdienen nicht immer und überall gleich: Je nach Arbeitgeber, Unternehmensgröße, Branche, Ausbildung und Unternehmensstandort kann das Gehalt eines Office Managers erheblich variieren. 

Wir alle wissen, die Rolle eines Feel-Good-Managers ist umfassend und ändert sich ständig. Du musst nicht nur ein Symbol für Stabilität und Produktivität in deinem Unternehmen sein, sondern auch ein Meister der Improvisation und Problemlösung. Auch übernehmen Feel-Good-Manager die regelmäßige Supervision täglicher Arbeitsleistung. All das sind wichtige Maßnahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements, um Überarbeitung und drohendes Burnout am Arbeitsplatz zu vermeiden. Das alles übt einen großen Druck auf die Schultern eines Office Managers aus, und die Liste der Verantwortlichkeiten für Manager wird länger und länger. Ein Grund, nach einer Gehaltsanpassung zu fragen! 

Ermittle deinen Marktwert! 

Das Gehalt eines Mitarbeiters hängt jedoch nicht immer nur vom Talent des Mitarbeiters ab. Um deine Chancen auf eine Gehaltserhöhung zu erhöhen, musst Du deinen Wert untersuchen, das Timing berücksichtigen und deinen Ansatz optimieren.

  • Ein junger Büromanager mit knapp 1-4 Jahren Berufserfahrung verdient laut Payscale eine durchschnittliche Vergütung (einschließlich Trinkgeld, Bonus und Überstundenvergütung) von 43.500 Euro.
  • Ein Büromanager in der Mitte seiner Laufbahn mit 5-9 Jahren Erfahrung verdient eine durchschnittliche Gesamtvergütung von 56.500 Euro.
  • Ein erfahrener Büromanager mit 10-19 Jahren Berufserfahrung verdient eine durchschnittliche Gesamtvergütung von 47.700.
  • In einer späten Laufbahn (20 Jahre und länger) verdienen Mitarbeiter eine durchschnittliche Gesamtvergütung von 52.900 Euro. 

Folgende Einflussgrößen bestimmen genau, wie viel ein Arbeitnehmer verdient:

Position: Berufseinsteiger verdienen weniger als erfahrende Fach- oder Führungskräfte. Im Alter zwischen 40 und 50 erreicht das Einkommen meist den Höhepunkt.

Qualifikation: Je besser ausgebildet, je höher qualifiziert, desto mehr verdienst Du. Angestellte, die studiert haben, erhalten im Schnitt 20.000 Euro p.a. mehr als Angestellte mit einer Ausbildung.

Mitarbeiterzahl & Umternehmensgröße: Ab 500 Mitarbeitern ist gegenüber dem Branchendurchschnitt ein Mehrgehalt von bis zu 50 Prozent möglich. Denn in großen, internationalen Konzernen liegen die Gehälter meist höher als in kleinen und mittelständischen Unternehmen.

Standort: In der Stadt und anderen Ballungsgebieten wird mehr bezahlt als auf dem Land.

Bundesland: Anderes Bundesland anderes Gehalt 
Ob Brandenburg oder Baden-Württemberg, Köln oder Düsseldorf: Je nach Unternehmensstandort kann sich besonders der Lohn von Office-Kräften unterscheiden. Hierbei gilt generell: Betriebe im Osten Deutschlands zahlen weniger als im Westen. Laut Zahlen von Gehalt.de sind die Einkommen in den Städten Frankfurt am Main und München am höchsten. Bevor man jedoch über einen Standortwechsel nachdenkt, sollte man es zunächst mit einer Gehaltsverhandlung probieren. Richtig vorbereitet führt das nämlich angenehmer und schneller zum Erfolg!

Tipp: Im Gehaltsreport von Stepstone findest Du weitere Details, Branchen und Durchschnittsgehälter.

Keine Angst vor einer Gehaltsverhandlung 

Eine (oder mehrere) dieser Aussagen werden Dir vielleicht beim Lesen dieses Artikels in den Sinn kommen:

„Ich bin noch nicht lange genug im Unternehmen tätig“.

„Wenn ich eine Gehaltserhöhung verdient hätte, hätte mein Chef mir eine gegeben.“

“Nicht, dass sich mein Arbeitgeber für jemand anderen entscheidet!”

„Ich bin nicht gut im Verhandeln.“

“Ist das nicht unverschämt, nach mehr Geld zu fragen?”

Was auch immer Ihre Bedenken sind, lasse dich nicht in der Tatsache trüben, dass Du mehr wert bist. Behalte dies im Hinterkopf, wenn Du eine Gehaltserhöhung beantragst.

11 Tipps für deine Gehaltsverhandlung als Office Manager 

Sammle alle Daten über deine Leistungen fürs Unternehmen, die Du nur sammeln kannst, um bei der Gehaltsanpassung bestmöglich zu argumentieren. Gerade in den unbeständigen Zeiten der Corona-Pandemie erweisen sich Organisationstalent, Flexibilität und Kreativität als die wichtigen Stärken eines Office Managers. 

Hier sind ein paar wirkungsvolle Möglichkeiten, um deinem Unternehmen zu zeigen, dass Du jeden Cent der von dir beantragten Gehaltserhöhung wert bist:

  • Komme mit vorbereiteten Gehaltsdaten in das Gespräch. Nutze Websites wie Payscale, Indeed, LinkedIn und Personalvermittler, um deinen Marktpreis herauszufinden, bevor Du mit deinem Chef über dein Gehalt verhandelst. Es ist außerdem ratsam, Gehaltsvorstellungen in einem Online-Tool zu vergleichen und gegebenenfalls anzupassen. 
  • Sammel Fallstudien über deine Arbeit und dessen Auswirkungen – Wie hat sich die Effizienz am Arbeitsplatz seit diener Tätigkeit im Unternehmen erhöht? Hat die neue Software, die Du vorgeschlagen hast, zu allgemeinen Kosteneinsparungen für das Unternehmen geführt? Hat der Gesundheitstag die Fehltages-Quote gesenkt? Gibt es Zahlen, die sich – seitdem Du angestellt bist – verbessert haben? Oder gibt es Bereiche, in denen durch Dich richtig Geld gespart wurde? Zähle auch große, erfolgreiche Projekte nochmals auf und berücksichtige deinen Beitrag dazu. 
  • Arbeite im Vornherein mit so vielen Abteilungen und Personen wie möglich zusammen. Das wird Dir mehr Fähigkeiten vermitteln und Drir helfen, deine Karriere voranzubringen und deine Argumente bei den Verhandlungen weiter zu stärken.
  • Übernehme ungefragt mehr Verantwortung. Sei beispielsweise ein Mentor für Nachwuchskräfte. Bring ihnen ohne Aufforderung Sachen bei, die deinen Chef überraschen könnten und entlasten. Spreche dies gegebenenfalls im Gespräch an. 
  • Führe eine sehr detaillierte Liste von allem, was Du tust. Wirklich allem(!), was Du tust. Erwähne all deine Aufgabenbereiche: Was tust täglich? Welchen Herausforderungen begegnen dir unerwartet? Wie wichtig bist Du für die mentale und physische Gesundheit im Unternehmen? Was würde ohne dich nicht laufen? 
  • Fülle deinen Terminkalender 2-3 Monate vor der Verhandlung mit Weiterbildungen! Durch Weiterbildungen und Schulungen werden Office Manager zu geschätzten Spezialisten. Umso mehr gilt dies für Schulungen in bestimmten, firmeneigenen Veranstaltungen. Das schlägt sich auch im Gehalt nieder. Bietet dein Vorgesetzter also von sich aus keine Lohnerhöhung an, ist es spätestens nach Ende der Weiterbildungsmaßnahme an der Zeit, nach einer Gehaltssteigerung zu fragen.
  • Das Gehaltsgespräch baut auf starken Argumenten auf. Lege deshalb eine sogenannte Leistungsmappe an. Auf 1 bis 3 DIN A4 Seiten schreibst Du alles darin auf, was überzeugt: Projekte, Erfolge, Einsparungen, Umsatzsteigerung, Überstunden, Überdurchschnittliches. Auch zusätzliche Qualifikationen und Weiterbildungen schaffen Mehrwert. Gab es Lob vom Chef, von Kollegen oder Kunden (schriftlich, per Mail) sowie interne Auszeichnungen?  Dann gehört auch das in die Leistungsmappe! Die gibt dir nicht nur Halt, wenn Du den roten Faden vor lauter Aufregung verloren hast, sondern macht beim Chef auf gut Eindruck.

Hast Du noch weitere Tipps? Dann schreib diese gerne in die Kommentare und hilf anderen Office Managern, ihre Zukunftswünsche zu verwirklichen!