Wir wissen wie du dich fühlst. Unseren Interviews, Talks und Kommentaren entnommen fühlst du dich als Office Manager schlichtweg einsam. Stimmt’s? Wie sollte es auch anders sein, heutzutage weiß niemand so richtig, dass der Office Manager der wahre Superheld im Büro ist. Wir thematisieren dieses Thema, denn es ist dringlicher denn je! Durch die Covid Pandemie arbeiten viele Office Manager von zu Hause aus und fühlen sich oftmals alleine, ausgelaugt und hilflos. Kein Problem! Wir setzen dort an und helfen dir! In diesem Beitrag erfährst du über Eindrücke und Maßnahmen, um in deinem Unternehmen sichtbar zu werden.

Niemand weiß, was ein Office Manager alles tut

Als Office-Manager (oder eine Abweichung von dieser Rolle) bist du verantwortlich für so ziemlich alles, damit das Büro läuft. Einige Mitarbeiter hinterfragen gar nicht, was wäre, wenn niemand mehr die Office Tätigkeiten übernehmen würde. Stell dir das mal vor! Kein Obst, keine Events, keine Mitarbeiterzufriedenheit, und und und. Vielleicht fühlst du dich sogar unterbezahlt, unterbewertet und nicht wertgeschätzt. Denn, lass uns ehrlich sein: Niemand wird dir jeden Tag dafür danken, dass die Kaffeemaschine funktioniert, es genug Stifte und Pads in dem Schreibwaren-Schrank gibt oder die Klimaanlage für die richtige Temperatur im Büro sorgt. 

Office Management ist natürlich viel mehr als nur die offensichtliche Verantwortung von Schreibwaren und Kaffee – Du bist wahrscheinlich verantwortlich für die Verhandlung dieser Verträge und viele anderer, für die Versicherungen für das Unternehmen, die Reinigung, das Catering, die Blumen und Pflanzen, den Handwerker und Ingenieure. Du kannst auch mit der betrieblichen Mitarbeitergesundheit und Sicherheit konfrontiert sein, für die IT-Ausrüstung und den Support, Konten, Gehaltsabrechnung, Rezeption und Veranstaltungen. Und die Liste geht unendlich weiter…

Unser Rat ist es, so effektiv und oft wie möglich mit deinen Kollegen zu kommunizieren, insbesondere wenn Veränderungen bevorstehen. Es wird dich davon abhalten, dich so isoliert zu fühlen und andere dazu einladen, ein wenig mehr in deine abwechslungsreiche Welt einzutauchen, was dir die Möglichkeit gibt, etwas von dem, was du tust (und warum) mit ihnen zu teilen.

Niemand versteht die Mühe, die es braucht, um den Job zu erledigen

Es ist wahrscheinlich keine Überraschung, dass angesichts der oben genannten Punkt, Ihre Kollegen es sich kaum schätzen, täglich frisches Obst und Gemüse am Frühstücksbuffet zu haben – und die Arbeit, die dahinter steckt. Andere Mitarbeiter geben sich natürlich auch  große Mühe, ihren Job zu erledigen – jedoch wirst Du als Office Manager deine Stunden am flexibelsten legen müssen.

Wir empfehlen deinen Chef über die anstehenden Tätigkeiten im Voraus zu informieren, wenn du es nicht bereits tust. Gibt es beispielsweise eine Veranstaltung nächste Woche? Dann lass es ihn wissen! Lass ihn wissen, dass du bereits um 7 Uhr morgens im Büro sein wirst, um alles einzurichten. Dein Engagement und deine Flexibilität wird so schon bald gewertschätzt werden. 

Nobody is like you 

Es ist leider wahr: Du wirst niemanden finden, der auch nur im geringsten dieselben Aufgaben erledigt wie du. Schließlich führt das oftmals zu einem Gefühl der Isolation. Office-Manager sind in der Regel die „gehen Sie zu Person“, zu wem so ziemlich jeder Mitarbeiter sein Problem äußern und abladen kann. Es wird erwartet, diese sofort zu lösen und den Kollegen glücklich zu machen. Auch hier gilt: Überlade dich nicht und überanstrenge dich nicht. Alles braucht seine Zeit und etwas Geduld. 

Wenn du dich also in den genannten Punkten wiedererkennst, dann mache dir zuerst einmal klar, dass du den Laden am Laufen hältst! Ohne dich würde das Büro einfach nicht so gut laufen, du bist ein sehr – wirklich sehr – wichtiger Bestandteil. Also, engagiere dich für Projekte, lass es so viele Menschen wie möglich wissen und werde proaktiv beim Herumposaunen, wie wertvoll du für das Unternehmen bist! 

Praktisch sichtbar werden – unsere Go-to Tipps 

Leider ist das Gefühl der Isolation oftmals das, was wir Gesprächen und Interviews mit Office Managern entnehmen können. Um dir dieses Gefühl zu ersparen, haben wir dir hier 8 Tipps zusammengefasst, die dir Sichtbarkeit verschaffen werden – die, die du dir verdienst! 

1. Bemühe dich und beginne zu sprechen

Wie ruhig ist deine Abteilung? So ruhig, dass selbst einfache Höflichkeiten und Smalltalk wie „guten Morgen“ und „gute Nacht“ nicht zu existieren scheinen? So ruhig, dass du dich ständig wunderst, warum niemand mit dir redet? Dann beobachte deine Büroumgebung! Tust du etwas dafür, dass jemand mit dir (auch außerhalb des Büros) spricht? Beginne zunächst du immer mit kleinen Komplimenten, Fragen nach dem Gefühlszustand des Gegenübers, dem Wetter oder den Kindern. Themen gibt es genug – lasse dich auf Gespräche ein und auch du wirst wertschätzend anerkannt werden! 

2. Persönlichkeit zeigen 

Anstatt eine E-Mail an die Person neben dir zu schicken, steh auf und sprechen mit ihm. Musst du ein Projekt mit jemandem besprechen? Vereinbaren ein Treffen in deinem Büro, anstatt es am Telefon zu tun. Und wenn du dazu befugt bist, dann stelle sicher, dass du und dein Team regelmäßige Treffen abhaltet, damit jeder Ideen teilen kann. Der gleiche Rat gilt auch für Zusammenkünfte außerhalb des Büros. Lehne dich nicht zurück und warte auf die Happy Hour Einladung; organisiere selbst eine!

3. Teilnehmen, bitte!

Sponsert dein Unternehmen ein Volleyballteam? Wie sieht es mit Lernsitzungen zur Mittagszeit aus? Oder gemeinsame Joggingrunden vielleicht? Finde etwas, das dich interessiert, und dann lasse deine Teamkollegen wissen, dass du teilnimmst oder organisierst.  Wie wär’s mit „Friday Fun Runs“  mit den einigen meiner Teamkollegen. Dann verbringt man nicht nur zusammen Zeit beim Joggen, sondern hat auch etwas zu besprechen, wenn man wieder ins Büro zurückkehrt.

4. Lerne einen “Alten Hasen” kennen 

Versuche, diese eine soziale Person zu finden, die schon eine Weile in deiner Firma tätig ist. Es muss nicht unbedingt jemand in deiner Abteilung sein. Aber diese eine Person wird dich nicht nur anderen vorstellen, sondern kann auch Einblick in alle Teamkollegen geben.

Und sobald ich diese Leute besser verstehe, ist es wahrscheinlicher, diese kennenzulernen. Und so verschaffst du dir eine klare Position im Unternehmen, Leute kommen auf einmal auf dich zu und wollen den Kontakt pflegen! 

Auch eine gute Möglichkeit, sich unter die Firmenkollegen zu mischen, ist es, online verbunden zu sein. So lernst du deine Kollegen noch mehr kennen (ihren Hintergrund, frühere Jobs, Hochschule und Interessen) und hast sofort Gesprächsthemen für den nächsten Smalltalk! 

5. Ein Sinn für Humor

Authentisch zu wirken – das ist letztendlich das, was dir zum Erfolg und Sympathie verhilft. Benutzte diese Techniken, um Kollegen für dich zu gewinnen. Es wird nicht lange dauern, bis sie mit dir herum scherzen und dich in ihre Gespräche einbeziehen werden.

Wenn du dich bei der Arbeit isoliert fühlst, egal in welchem Ausmaß, ist es wichtig, hartnäckig zu bleiben. Wenn du in deinem Sinne schon dein Bestes getan hast und feststellst, dass andere deine Bemühungen nicht sofort erwidern, dann lasse dich nicht entmutigen und nimm die Dinge nicht zu persönlich. Aber wenn du konsequent und aufrichtig mit deinen Bemühungen bleibst, ist es zu 100% sicher, dass es einen gewaltigen sozialen Umschwung mit sich bringen wird!