Deutschland lockert die Maßnahmen und immer mehr Firmen holen ihre Mitarbeiter aus dem Home-Office an den Arbeitsplatz zurück. Leider bringt das viele Regelungen mit sich. Wie aber sieht das Büro aus, wenn der Betrieb langsam wieder “hochgefahren” wird? Wie funktioniert die Rückkehr vom Home-Office an den „regulären“ Arbeitsplatz und wie unterstütze ich meine Kolleginnen und Kollegen dabei? Zunächst ist nach einer langen Pause ein stufenweiser Einstieg zu empfehlen. Hier sind einige Tipps und Anhaltspunkte aufgelistet, die helfen sollen, die Verbreitung von Infektionen am Arbeitsplatz zu verringern. Außerdem geben wir dir Anhaltspunkte zum Office Management in Zeiten von Corona.

Check-Up für Office Manager

Nach wochenlangem Stillstand kehren immer mehr Beschäftigte in die Büros zurück. Doch das sollte gut geplant sein. Mit dieser Checkliste gelingt dir und deinem Team die sichere Rückkehr. Die Europäische Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz (EU-OSHA) hat Leitlinien für eine sichere Rückkehr veröffentlicht. Daraus lassen sich mehrere Stichpunkte ableiten, die dir helfen, die Rückkehr deines Teams zu planen. 

Schritt 1: Informiere deine Mitarbeiter über das Coronavirus und die Maßnahmen! Nutze digitale Medien oder E-Mails, um die Mitarbeiter vorab zu informieren, wann und unter welchen Einschränkungen der Betrieb wieder aufgenommen wird. Benutze eine Plattform, wo wichtige Dateien gespeichert sind, aktuelle Informationen erscheinen und Feedback möglich ist. Es ist fast wie ein Onboarding – nach dieser langen Auszeit muss sich dein Team wieder an den Arbeitsalltag gewöhnen. 

Schritt 2: Wurde geprüft, welche Mitarbeiter wirklich vor Ort sein müssen? Ist Homeoffice möglich?

Schritt 3: Gibt es Hygieneregeln und einen Reinigungsplan? Sind alle nötigen Schutzmaterialien vorhanden?

Schritt 4:Werden Kontakte so weit wie möglich reduziert? Werden Risikogruppen optimal geschützt?

Schritt 5: Kannst du dein Team unterstützen, individuelle Transportmittel zu nutzen? Damit Ihre Mitarbeiter nicht mit Bus und Bahn zur Arbeit kommen müssen, kannst Du zum Beispiel für sichere Abstellmöglichkeiten für Fahrräder sorgen. Vielleicht kannst du deine Mitarbeiter motivieren, zu Fuß zur Arbeit zu laufen oder Fahrrad zu fahren.

Schritt 6: Diskriminierung unterbinden Der Ausbruch des Coronavirus hat eine Reihe fremdenfeindlicher Vorfälle ausgelöst, die sich gegen Menschen asiatischer Herkunft richten. Sorge deshalb dafür, Rassismus zu thematisieren und vorzubeugen. Sollte solch ein Fall im Büro auftreten, sollten strenge Maßnahmen ergriffen werden! 

Jetzt ist emotionale Intelligenz gefragt

Hab ein offenes Ohr für deinen Kollegen und zeigen ihnen, dass du ihre Bedenken ernst nimmst. Die möglichen psychischen Folgen der Ausgangsbeschränkungen sind nicht zu vernachlässigen. Die Einschränkungen gehen an den meisten Menschen nicht spurlos vorbei. Depressionen, Einsamkeit, Stress oder Wut sind nur einige mögliche Folgen der Krise. Stelle dich darauf ein, dass deine Kollegen emotional sensibler sind als in der Zeit vor dem Lockdown. Biete Hilfe an oder gib ihnen ganz einfach Infos an welche Stellen sie sich wenden können. Gehe auf Bedürfnisse ein und biete an, über ihre Ängste zu sprechen. Kommunikation ist in diesen Zeiten der Schlüssel zum Erfolg! Suche aktiv das Gespräch mit den Mitarbeitern und strahle Zuversicht aus.

Schritt für Schritt ins sichere Büro

Mit den folgenden Maßnahmen kannst du deine Kolleginnen und Kollegen informieren und schützen:

Maßnahmen im Eingangsbereich und Empfang

  • Einwegmasken für Gäste und Besucher
  • Desinfektionsmittel (immer aufgefüllt!)
  • Türklinken regelmäßig desinfizieren
  • Fahrstuhlnutzung limitieren + Desinfektionsmittel für Aufzug
  • Kontaktlose Annahme von Lieferungen
  • Teile diese Regeln so bald wie möglich mit allen Mitarbeitern und drucke große Plakate aus, die du sichtbar aufhängen solltest. 

Maßnahmen im Büro

  • Tische auseinanderziehen
  • Hygieneartikel auf jedem Tisch (Flächen- und Händedesinfektionsmittel)
  • Eventuell Meetings auch im Büro stattfinden lassen, um nicht zu eng in den Meetingräumen zu sitzen
  • fest zugeordnete Arbeitsplätze
  • täglich eigenen Arbeitsplatz desinfizieren

Maßnahmen in Meeting-Räumen

  • Personenanzahl begrenzen
  • Plexiglasscheibe als Schutz vor Corona auf dem Tisch in der Mitte
  • Lässt sich das Meeting auch online über Zoom, Teams etc. durchführen? Ist eine persönliche Anwesenheit wirklich notwendig?
  • Gut durchlüften und desinfizieren
  • 2er Meetings eventuell als Spaziergang durchführen

Maßnahmen in der Küche und Kantine 

  • Abstandshinweise an der Kaffeemaschine und am Kühlschrank
  • maximale Personenzahl in der Küche festlegen
  • Abstand beim Sitzen einhalten
  • Obstsalat nur in fertigen Schälchen
  • Desinfektionstücher
  • Plexiglas abgehängt von der Decke, um die Theke zu schützen
  • Falls eine Kantine vorhanden ist: Die Servicezeiten ausweiten, um damit “Rush Hours” zu verhindern
  • mögliche Regelung: 1 Person für 1 Tag /1 Woche für Desinfektion verantwortlich
  • Wasserkocher und Kaffeemaschine oft und gründlich desinfizieren
  • Nur Essen anbieten, welches man vor dem Verzehr selbst waschen kann. Keine offenen Gummibärchen, keine offenen Kekse. 

Allgemeine Überlegungen zum Homeoffice und Büro

  • Homeoffice weiterhin ermöglichen
  • Mitarbeiter auswechseln, wer macht Homeoffice und wer kann ins Büro (tage- oder wochenweise) den Plan von Mitarbeitern überprüfen lassen
  • Lüften – wann & wer? ( Plan erstellen, Timer für alle Räume, wann gelüftet werden soll)
  • Umgang mit Risikogruppen, Home-Office ermöglichen!
  • Abfrage, wann kann/soll wer zurückkommen
  • Anwesenheitsliste (zum vorab eintragen im Eingangsbereich)
  • Gründliche Desinfektion des gesamten Büros
  • Infografiken sichtbar aufhängen
  • Versende E-Mails mit anschaulichen Videos zum Händewaschen und zur Hygiene
  • Stelle sicher, dass die Desinfektionsmittel nicht zu Ende gehen!

Kommunikation und Abläufe

Abläufe sollten so organisiert werden, dass die Mitarbeiter wenig direkten Kontakt zueinander haben. Trennung durch Schutzscheiben und/oder Nase-Mund-Schutz schützen zusätzlich.

Gestärkt aus der Corona Krise 

Nur, wenn wir die Lernerfahrung dieser Krise nutzen, können wir gestärkt aus ihr hervorgehen. Dokumentiere deshalb die Erfahrungen, die dein Unternehmen in der Krise gesammelt hat. Wie haben wir reagiert, was waren die Konsequenzen? Lern daraus! Erstelle Umfragen zu den Erfahrungen der Mitarbeiter. Und stelle folgende Fragen: 

  • Welche Tools waren besonders praktisch?
  • Was war gut, was hat gefehlt?
  • Welche Gründe gab es für schlechte/gute Stimmung?
  • Was waren die Herausforderungen im Home-Office?
  • Welche Wünsche haben du und dein Team für die Zukunft?
  • Lerne aus den Erfahrungen!

Fazit zum Neuanfang

Wo es möglich ist, sollte weiterhin das Homeoffice ermöglicht werden. Wo das nicht möglich ist, wird mit den nötigen Maßnahmen, Sicherheitsabstand und unter besonderen Hygienemaßnahmen gearbeitet. Jetzt ist Mitgefühl und Zusammenhalt angesagt! Wie sagt man so schön – Die Hoffnung stirbt zuletzt!