Zeit ist begrenzt.

Wir alle haben jeden Tag die gleiche Anzahl von Stunden. Du kannst die Zeit nicht speichern, leihen oder für spätere Verwendung aufheben. Du kannst nur entscheiden, wie du sie aufteilst, indem du sie für Aktivitäten mit höherem und nicht mit niedrigerem Wert verwendest. Zeitmanagement ist ein Spiel mit Entscheidungen: Projekte zu verfolgen, Aufgaben zu erledigen, Routinen zu befolgen.

Als Office Manager ist die Anwendung guter Zeitmanagementtechniken ein wichtiger Teil deiner Aufgaben! Und es geht nicht nur darum, so viele Aufgaben wie möglich in deinem Tag zu quetschen. Es geht darum, die Arbeitsweise von Dir und deinen Mitarbeitern zu vereinfachen, einen effizienteren Arbeitsplatz zu schaffen und Zeitfresser zu reduzieren. 

Hier ist der erste Teil unseres großen Guides rund um zeitsparende Strategien speziell für Office Manager:

1. Erstelle wöchentliche und tägliche Zeitpläne im Voraus 

Wenn du nicht weißt, was du heute tun wirst, wie kannst du dich dann über dich selbst ärgern, wenn du deine Zeit nicht gut managst? Ein Teil des Problems sind falsche Erwartungen. Wenn du dir keine Ziele setzt und nicht einmal eine To-Do-Liste hast, dann solltest du nicht frustriert sein, wenn du nichts erreicht hast.

Wenn die Arbeit deines Teams auf viele verschiedene Projekte, Pläne und Tools verstreut ist, ist es schwer zu verstehen, wie viel Arbeit jeder von euch insgesamt zu bewältigen hat. Dieses Wissen ist der Schlüssel, um herauszufinden, wie viel jedes Teammitglied arbeitet oder was jeder übernehmen kann. Du kannst das hinter dir lassen und herausfinden, wie hoch das Arbeitspensum deines Teams ist, indem du deine Zeitpläne in Ordnung bringst.

Nehme Dir also vor dem Schlafengehen 5 Minuten Zeit, um deine To-Do-Liste für den nächsten Tag oder sogar für die nächste Woche zu schreiben. Diese Aufgaben sollten dir helfen, deinen beruflichen und persönlichen Zielen näherzukommen.

Indem du im Voraus planst, bist du mental besser auf die kommenden Herausforderungen vorbereitet und es gibt keinen Raum für Prokrastination in deiner Arbeitswoche. Infolgedessen wirst du schneller und reibungsloser arbeiten als je zuvor.

2. Beginnen deinen Tag mit den wichtigsten Aufgaben

Das ist die goldene Regel des Zeitmanagements. Identifiziere jeden Tag die zwei oder drei Aufgaben, die am wichtigsten zu erledigen sind oder die wichtigste Aufgabe (MIT), und erledigen diese zuerst. Deine MIT sollte die eine Sache sein, die den größten Einfluss auf deine Arbeit hat. Wenn du sie erledigst, gibt dir den Schwung und das Gefühl, etwas erreicht zu haben, schon früh am Tag. So werden große Ziele im Leben erreicht – kleine kontinuierliche Anstrengungen, Tag für Tag.

Andere schlagen vor, “den Frosch zu essen”, d.h. das zu tun, was man nicht zuerst tun will. Die Arbeit an der wichtigsten Sache zuerst befreit dich von diesem Punkt an. Wenn du damit fertig bist, ist der Tag bereits ein Erfolg gewesen. Du kannst mit anderen Dingen weitermachen, oder sie bis morgen warten lassen. Das Wichtigste hast du bereits erledigt!

3. Führe eine Task-Management-Software ein

Organisiert zu sein spart eine Menge Zeit, und als Office Manager ist es unglaublich wichtig, dass du in der Lage bist, dein Team effizient zu führen. Ohne die richtigen Werkzeuge können die Dinge jedoch schnell von Ordnung in Chaos umschlagen, da jeder damit ringt, den Überblick über alles zu behalten, was zur Fertigstellung eines Projekts benötigt wird.

Zum Glück gibt es Tools, die dabei helfen können, den Überblick zu behalten. Aufgabenverwaltungssoftware kann ein Lebensretter für Office Manager sein, die Produktivität und Effizienz anstreben.

Stell dir vor, du könntest alles, was mit jedem Projekt und jedem Teammitglied passiert, an einem einzigen Ort sehen. Die Verwendung eines Arbeits- oder Projektmanagement-Tools bewirkt genau das.

Wenn du ein Arbeitsmanagement-Tool einsetzt, kann jedes Teammitglied sehen, wie sich seine Arbeit in größere Teams und Unternehmensinitiativen einfügt. Die Kommunikation findet innerhalb von Aufgaben statt, sodass  die benötigten Informationen in fünf Sekunden statt in fünf Minuten gefunden werden. Zeitpläne halten jeden auf dem Laufenden, da Projekte einzeln oder gemeinsam betrachtet werden können.

Goodworkvibes empfiehlt Aufgabenverwaltungssysteme wie Trello, Monday, Asana und Smartsheets, um deine täglichen Aufgaben effizienter zu verwalten.

4. Priorisiere deine Aufgaben & mache dir To-Do-Listen

Engagiere dich und lasse deinen eigenen Plan, etwas zu tun, nicht im Stich! Sei entschlossen und professionell bei deiner Arbeit. Eine feste Entschlossenheit, das zu tun, was du dir vorgenommen hast, wird dich überall hinbringen. Schließe also alle anderen Browser-Fenster, legen dein Telefon beiseite und konzentriere dich auf deine Aufgaben. Das bedeutet, dass es zu einer bestimmten Zeit nichts anderes als diese Aufgabe geben sollte. 

Wie du dich auf deine Arbeit richtig konzentrieren kannst, ist eine wesentliche Zeitmanagement-Technik. Deine Aufgaben, wie klein oder groß sie auch sein mögen, brauchen klare Prioritäten. Überdenken deiner gesamten To-Do-Liste ist kontraproduktiv. Mache dir klar, dass keine Menge an Gedanken die Liste kürzer machen wird.

Das Wichtigste ist, dich auf deine Aufgaben zu konzentrieren. Um dir dabei zu helfen, diese zu finden, verwende einen Produktivitäts-Hack, der unten als Eisenhower-Matrix bezeichnet wird.

5. Verteile und outsource Aufgaben

Wir lassen oft zu, dass Projekte viel, viel länger dauern als sie könnten, weil wir uns zu sehr an kleinen Details aufhängen. Die meisten von uns kennen das. Aber als Office Manager musst du nicht alles selbst machen. Im Team kannst du beispielsweise bestimmte Aufgaben an Kollegen weitergeben, die für diese Aufgaben besser geeignet sind. Es mag zwar einfacher erscheinen, alles selbst zu machen, als jemand anderem die Details eines Projekts zu erklären. Doch es gibt zwei wichtige Gründe, warum das Übertragen von Aufgaben normalerweise die bessere Strategie ist.

Erstens ist das Übertragen oder Auslagern einiger Aufgaben eine großartige Möglichkeit, deine Zeit und Fähigkeiten optimal zu nutzen, damit du dich auf die Zukunft des Unternehmenswachstums konzentrieren kannst. Zweitens hilft es anderen im Team zu wachsen und sich zu entwickeln und das volle Potenzial in einem selbst herauszuholen. 

Wenn du Aufgaben weitergibst, solltest du dabei die Mitarbeiter auswählen, die die besten Fähigkeiten und Eigenschaften für die zugewiesene Aufgabe haben. Es ist demnach wichtig, die Stärken und Schwächen deiner Kollegen zu kennen, damit die Aufgaben korrekt verteilt werden können. 

Du willst noch mehr zeitsparende Strategien? Hier geht es zum zweiten Teil unserem großen Zeitmanagement Guides!