In den letzten zehn Jahren hat sich die Art und Weise, wie wir Arbeit, Effizienz und Erfolg betrachten, stark verändert. Jüngste wissenschaftliche Entdeckungen, neue Technologien und eine Veränderung der Prioritäten haben dazu geführt, dass wir unsere täglichen Arbeitsabläufe und Interaktionen von einer anderen Perspektive aus betrachten.

Wir neigen dazu, Zeitmanagement, Produktivität und “beschäftigt sein” als synonyme Begriffe zu betrachten. Wir glauben, dass wir, um in unserem Geschäfts- und Privatleben zu glänzen, ständig auf Trab sein müssen. Vielleicht sogar unter Schlafentzug leiden müssen, während wir arbeiten, lernen, Probleme lösen oder unser Team managen.

Während Zeitmanagement dir helfen kann, die Produktivität in allen Bereichen deines Lebens zu steigern, geht es nicht nur darum, mehr hineinzupacken. Vielmehr geht es darum zu verstehen, was du tun musst, was du tun willst und wie lange jede diese Sachen dauert. 

Wenn du dein Unternehmen oder dein Büro lange Zeit auf die gleiche Weise verwaltet hast, ist es an der Zeit, sich über die neuesten Praktiken zu informieren und dein bereits effizientes Büro in ein Kraftwerk der Mitarbeiterzufriedenheit und Arbeitseffizienz zu verwandeln.

Hier ist der zweite Teil unseres großen Guides rund um ein effektives Zeitmanagement:

1. Automatisiere Aufgaben

Unsere Technologie hat endlich einen Punkt erreicht, an dem wir einen Großteil unserer täglichen Abläufe automatisieren können. Indem du als Office Manager ein paar deiner Aufgaben automatisierst, sparst du jede Woche Stunden. Die Automatisierung hilft dir dabei, dich auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren. 

Einige der täglich anfallenden Aufgaben auf Autopilot zu stellen, ist der Schlüssel zum intelligenterem Arbeiten. Hier sind ein paar Aufgaben, die du automatisieren kannst, um wertvolle Zeit zu sparen:

  • Sortieren und Beantworten von E-Mails
  • Korrigiere deine Arbeit in Echtzeit
  • Spare Zeit beim Durchstöbern der Nachrichten
  • Nutze KIs, um Meetings für dich zu planen
  • Erstelle benutzerdefinierte Automatisierungsregeln
  • Erstelle benutzerdefinierte Workflows für wiederholende Computeraufgaben

Es steht außer Frage, dass die Automatisierung die Art und Weise, wie wir arbeiten, immer weiter verändern wird. Es wird unsere Jobs weiter neu definieren. Wenn der Punkt erreicht ist, an dem du nie wieder ein Meeting planen oder eine E-Mail beantworten musst, dann hast du deine Zeit mehr als optimal geplant.

2. Plane deine Aufgaben zur bestmöglichen Zeit

Wie bereits erwähnt, ist die Zeitplanung wichtig, da einige Aufgaben zu bestimmten Zeiten erledigt werden müssen. Die Zeitplanung wirkt sich auf deinen Tag, deine Woche, deinen Monat und auch auf die Arbeitsabläufe anderer Leute aus. Zeitpläne können auch eine gute Möglichkeit sein, um Prokrastination zu vermeiden, da die Produktivität direkt mit Ihrem Energieniveau zusammenhängt.

Die meisten Menschen haben bestimmte Tageszeiten, zu denen sie mehr oder weniger produktiv sind, je nach Energielevel und Anforderungen des Tages. 

Finde also deine produktivsten Stunden – die Zeit deiner höchsten Energie – und plane deine intensiven Arbeiten für diese Zeiträume. Erledige zwischen diesen Stunden Aufgaben mit geringem Wert und geringer Energie, wie z. B. das Beantworten von E-Mails oder unwichtige Meetings.

Wenn du zum Beispiel ein Morgenmensch bist, erledige deine wichtigste Arbeit sofort, wenn du ins Büro kommst. Nach der Mittagspause könnte deine Energie ein wenig abfallen, sodass dies ein guter Zeitpunkt ist, um beispielsweise den Schreibtisch aufzuräumen oder E-Mails zu bearbeiten.

3. Tracke deine Zeit

Lege ein Zeitlimit fest, innerhalb dessen du deine Aufgabe erledigen musst. Anstatt sich einfach hinzusetzen, um an einem Projekt zu arbeiten und zu denken: “Ich werde hier sein, bis das fertig ist”, versuchen zu denken: “Ich werde mindestens drei Stunden lang daran arbeiten”.

Diese zeitliche Beschränkung wird dich dazu bringen, dich zu konzentrieren und effizienter zu arbeiten. Auch, wenn du am Ende zurückgehen und etwas später hinzufügen musst. Du wirst produktiver, wenn du eine bestimmte Zeit für die Erledigung einer bestimmten Aufgabe einteilen. Sich selber Fristen zu setzen, ist demnach sehr wichtig.

Gutes Zeitmanagement bedeutet zu wissen, wie lange eine bestimmte Aufgabe dauern wird. Um deine Zeit zu maximieren, muss du Ablenkungen reduzieren und gleichzeitig überwachen, wie lange du für eine Aufgabe brauchst. Hier sind zwei bekannte Zeitmanagement-Strategien, um deine Zeit optimal auszunutzen:

Pomodoro: Benannt nach einer Tomatenuhr, arbeiten Sie in kleineren 25-Minuten-Abschnitten, mache eine kurze Pause und bearbeite dann einen weiteren 25-Minuten-Abschnitt. Nach ein paar davon machst du eine längere Pause. Die Pomodoro-Technik ist eine gute Methode, um konzentriert zu bleiben.

Zeiterfassung: Wenn du die Pomodoro-Technik verwendest, kannst du auch die Zeit aufzeichnen, um zu notieren, wie lange eine bestimmte Aufgabe dauert. Dann hast du beim nächsten Mal, wenn du eine ähnliche Aufgabe erledigen musst, eine bessere Vorstellung davon, wie lange sie dauern wird.

4. Begrenze Ablenkungen

Dies wurde bereits erwähnt, aber es ist einer der nützlichsten Tipps, welche du aus unseren Artikel mitnehmen kannst.

Es ist allgemein bekannt, dass Zeitfresser oder Ablenkungen während der Arbeit einen reibungslosen Arbeitsablauf unterbrechen können. Die Zeit, die mit dem Surfen in sozialen Medien, Spielen oder Fernsehen verbracht wird, kann eine der größten Ablenkungen für die Produktivität sein. Wir schlagen vor, dir bewusst zu machen, wie viel Zeit du für diese Aktivitäten aufwendest. Wenn du bemerkst, wie viel Zeit diese Aktivitäten in Anspruch nehmen, wirst du diese Aktivitäten weniger tun.

Es ist leicht zu sagen: keine Ablenkungen, keine Ausreden! Wichtig ist, dir keine unrealistischen Erwartungen zu setzen. Es ist unrealistisch zu denken, dass du niemals dein Telefon in die Hand nehmen wirst, um beispielsweise die sozialen Medien zu überprüfen. 

Anstatt also diese Ablenkungen komplett zu eliminieren, solltest du versuchen, ein- oder zweimal am Tag für jeweils zehn oder fünfzehn Minuten Zeit für weniger produktive Aktivitäten einzuplanen. Wenn es dir sogar hilft, kannst “Spiele spielen” in deinem Kalender eintragen. Wenn du dir ab und zu eine Ablenkung gönnst, ist es weniger verlockend und hilft dir, die meiste Zeit des Tages bei der Sache zu bleiben.

5. Lerne, öfters auch mal “Nein” zu sagen

Viele zeitliche Verpflichtungen einzugehen, kann uns lehren, wie wir mit verschiedenen Verpflichtungen jonglieren und unsere Zeit managen können. Das kann eine tolle Sache sein! Allerdings kann man es auch leicht zu weit treiben. Irgendwann musst du lernen, Gelegenheiten abzulehnen. Du solltest nur Verpflichtungen übernehmen, denen du auch wirklich deine volle Zeit widmen kannst.

Im Grunde ist “weniger tun” eine andere Art zu sagen, die Dinge zu tun, die wirklich wichtig sind. Konzentriere dich auf die Dinge, die Mehrwert schaffen und nicht auf die, die dir im Endeffekt nur wertvolle Zeit rauben.

Fazit

Denke immer daran, dass es beim Zeitsparen um die Planung, das Management und das intelligente Arbeiten geht!

Unabhängig von deinen Absichten und Wünschen wird es jedoch Tage geben, an denen die äußere Welt es nicht zulässt, dass du deine Zeitmanagement-Fähigkeiten weiterentwickelst. Du solltest nicht frustriert und gestresst sein, wenn du eine Aufgabe aufgrund eines externen Faktors nicht rechtzeitig nach deinem Plan erledigen kannst.

Und schließlich solltest du nie vergessen, deine Arbeit auch mal zu genießen. Frage dich immer: Was kann ich tun, um mehr Zeit damit zu verbringen, das zu genießen, was ich tue? Ziel sollte es sein, deine Verpflichtungen so zu gestalten, dass du deinen Alltag als Office Manager auch während der Arbeit gerne auslebst.

Das mag wie ein Traum klingen, aber wenn du diese Einstellung im Kopf hast, kannst du deine Produktivität verbessern und mehr mit deiner Zeit anfangen. Du wirst mehr darüber wissen, was du erreichen kannst und wirst nicht mehr durch unrealistische Ziele frustriert sein. 

Zeitmanagement-Strategien optimieren nicht nur deine Zeit für heute, sondern auch deine Zeit für die Zukunft.