Kennst du deine persönliche Leistungskurve und weißt, wie du damit effizienter Arbeiten kannst? Denn das kann Dir bei deinem Zeitmanagement von großem Nutzen sein. Warum?
Wenn du deine Leistungskurve kennst, wenn Du also weißt, zu welcher Tageszeit Du am meisten leisten kannst, kannst du deinen Arbeitsalltag besser planen und effizienter an Aufgaben herangehen. In Phasen höherer Leistungsfähigkeit werden dann Tätigkeiten erledigt, für die ein Plus an Energie nötig ist. In Phasen geringerer Leistungsfähigkeit können Routine-Aufgaben oder einfache Aufgaben eingeplant werden. Kurz gesagt: Wenn Du bei der Tagesplanung deine Leistungskurve berücksichtigst, wird dir deine Arbeit als Office Manager leichter von der Hand gehen!
Analysiere deine Leistungskurve
Deine individuelle Leistungskruve zu analysieren und aufzustellen ist gar nicht so schwer. Du benötigest lediglich ein wenig Selbstdisziplin und eine präzise Beobachtung deiner eigenen Arbeitsweise. Beobachte dich mal bewusst über einen bestimmten Zeitraum, etwa über ein oder zwei Wochen. Zu welcher Tageszeit bist du am konzentriertesten, wann hast Du die meiste Energie? Und wann bist du müde, unkonzentrierter als sonst?
Notiere deine Beobachtungen. Nutzen die Erkenntnisse in Zukunft für deine Tagesplanung, indem Du Leistungshochs für Aufgaben nutzt, die volle Konzentration erfordern, und Leistungstiefs für weniger anspruchsvolle Tätigkeiten. Hilfreich kann dabei eine kleine Tabelle der einzelnen Tage sein, auf der Du im Vorfeld die Tageszeiten einträgst. Am Ende der Zeit analysierst Du deine Beobachtung der letzten Woche(n) und fügst Muster zusammen. Deine individuelle Leistungskurve ist ermittelt!
Tipp: Die Leistungskurve ist individuell und abhängig vom persönlichen Lebensrhythmus. Die meisten Menschen haben ihr Leistungshoch am Vormittag. Nach dem Mittagessen kommt es dann zu einem Leistungstief. Dadurch, dass mehr Sauerstoff für die Verdauung benötigt wird, steht dem Gehirn weniger zur Verfügung. Dies führt zu Müdigkeit und zu Konzentrationsnachlass. Je kalorienreicher das Essen, desto mehr Sauerstoff wird für die Verdauung benötigt. Am späteren Nachmittag kommt es wieder zu einem leichten Anstieg der Leistungskurve, die aber nicht mehr das Hoch vom Vormittag erreicht. Danach kommt es zu einem kontinuierlichen Abfall bis zum absoluten Tiefpunkt nach Mitternacht. Dann möchte nur noch geschlafen werden! Die durchschnittliche Leistungskurve, in Du möglicherweise auch an dir selbst schon wieder erkennen wirst, gleicht möglicherweise dem selben Schema. Klassische Hochphasen in der Produktivität sind also der Vor- und Nachmittag.
Mehr schaffen, in weniger Zeit
Um deine Leistungskurve zu nutzen, musst Du deine Arbeitszeiten nicht ändern. Viel wichtiger ist es, den Tagesverlauf und deine Aufgaben an die individuelle Leistungskurve anzupassen. Das heißt, wenn du weisst, dass für den Tag eine sehr wichtige Aufgabe ansteht, lege diese an den Anfang einer Hochphase (beispielsweise am Vormittag). Kleinere und unwichtigere Projekte, die nebenbei erledigt werden können, können gerne dazwischen geschoben werden, wenn deine Produktivität ohnehin auf einem Tiefpunkt angekommen ist. Eine solche Nutzung der Leistungskurve hat gleich mehrere Vorteile: bessere Konzentration und daraus resultierend bessere Ergebnisse. Zudem steigt die Zufriedenheit im Job. Weniger Stress sind ein positiver Nebeneffekt.
Lege wichtige Termine in Leistungshoch-Phasen
Lege wichtige Termine, Meetings, Prüfungen, Bewerbungsgespräche etc. auf (biorhythmisch gesehen) für dich günstige Zeiten. Grundsätzlich arbeiten der Biorhythmus und dein Zeitmanagement eng zusammen.
Biorhythmus-Faustregel: Je stärker du deinen Biorhythmus selbst spürst, desto stärker solltest du deinen Tag darauf ausrichten, um produktiver und motivierter zu arbeiten.
Der 90-Minuten-Biorhythmus
Neben den Hauptphasen schwankt unser Biorhythmus in Wellenform im circa 90-Minuten-Rhythmus. Wenn du gähnen musst, Hunger oder Durst verspürst oder plötzlich leicht ablenkbar bist, dann hast du ein Zwischentief erreicht. Nutze diese Phasen für Pausen oder für kleinere Tätigkeiten.
Was hält deine biorhythmische Leistungskurve hoch?
- Leichtes Essen: weil es uns nicht schwer im Magen liegt und uns genügend Energie liefert. Nüsse, Obst & Co sind dafür besonders geeignet. Auch Honig ist gut, weil’s langanhaltend Energie bereitstellt.
- Neben Kaffee ist auch Grüntee eine gesunde Alternative, weil er sanft belebt und munter macht.
- Traubenzucker: weil er kurzfristig Energie liefert und für den Kick zwischendurch geeignet ist. Auspowern oder Sportübungen zwischendurch, damit du langanhaltend konzentriert arbeiten kannst.
- Frische Luft: Ausreichend Sauerstoff ist für eine gesteigerte Konzentration besonders wichtig! Auch hilft es gegen Elektrosmog im Büro. Solltest Du das Gefühl haben, dass es dir an Sauerstoff im Gehirn mangelt (Kopfschmerzen, Müdigkeit, Schwindel, etc.), dann kannst Du auch kleine Atemübungen am Schreibtisch durchführen.
Fazit
Jeder Mensch hat seinen ganz individuellen Biorhythmus. Dennoch gibt es zwei Typen: die Morgen- und die Abendmenschen. Die einen sind früh wach und produktiv, während die anderen nachmittags oder Abends konzentrierter sind.
