Noch bevor du die konkrete Planung einer Geschäftsreise angehst, sind einige grundlegende Überlegungen notwendig. Wir haben dir die 7 wichtigsten Schritte zusammengefasst: 

Die 7 goldenen Schritte jeder Geschäftsreise

Wer triff die Geschäftsreise an?

Jeder Reisende hat ganz besondere Vorlieben und Wünsche, wenn er eine Geschäftsreise antritt. Tipp: Wenn du gleich für mehrere Personen im Unternehmen jeweils Geschäftsreisen planst, lege dir am besten eine Datei mit den individuellen Vorlieben der einzelnen Reisenden an. Das erspart dir Rückfragen und Unklarheiten.

Das (Reise-)Ziel der Geschäftsreise

Deine gesamte Planung und Vorbereitung der Geschäftsreise ist davon abhängig, in welches Land der/die Reisende reist.

Frage dich:

  • Muss dein Chef Geld in eine andere Währung umtauschen?
  • Welche Kreditkarten werden akzeptiert?
  • Welche Impfungen sind notwendig?
  • Wie sieht die Zeitverschiebung aus?
  • Wie ist die Kommunikation in diesem Land?
  • Braucht e auf seiner Geschäftsreise ein repräsentatives Büro, in dem er seine Geschäftspartner empfangen kann?
  • Muss ein Dolmetscher organisiert werden?

Der Zweck der Geschäftsreise

Frage dich:

  • Warum tritt dein Chef die Geschäftsreise an?
  • Welches Ziel verfolgt er mit der Geschäftsreise?
  • Welche Gesprächspartner wird er auf seiner Geschäftsreise treffen?
  • Welche Unterlagen muss er bei sich haben?
  • Ist es angebracht, Gastgeschenke mitzubringen?
  • Gibt es landesübliche Tabus in Gestik/Mimik/Geschenke?

Dauer & Partner der Geschäftsreise

Frage dich:

  • Wann ist der Termin der Geschäftsreise?
  • Wie lange wird dein Chef unterwegs sein?
  • Was muss vor der Geschäftsreise noch alles besprochen werden?
  • Wer wird ihn vertreten?
  • Welche Kompetenzen soll die Vertretung haben?
  • Welche Aufgaben können an wen weitergegeben werden?
  • Gibt es Fristen, die beachtet werden müssen?
  • Sind zusätzliche Vollmachten für die Dauer der Geschäftsreise erforderlich?

Besonderheiten bei der Planung der Geschäftsreise

Überprüfe, ob du für die Geschäftsreise frühzeitig bestimmte Vorkehrungen treffen musst:

  • Visum beantragen
  • Passbilder machen lassen
  • Dolmetscher bestellen
  • Impfungen durchführen
  • Verkehrsmittel vor Ort überprüfen (Reiseroute und Dauer der Geschäftsreise)
  • Muss dein Chef auch vor Ort mobil sein?
  • Wie kannst du diese Mobilität sicherstellen?
  • Buche – wenn dein Chef vor Ort mobil sein möchte oder muss – einen Mietwagen.

Hotelreservierung

  • Berücksichtige individuelle Wünsche deines Chefs.
  • Prüfe, ob das Hotel über ein Restaurant verfügt, in das dein Chef seine Geschäftspartner einladen kann.
  •  Spreche mit deinem Chef ab, ob du an einem bestimmten Tag vorab einen Tisch reservieren sollst.

Der letzte Schliff: Notwendiges und Hilfreiches für den Chef unterwegs

  • Flugticket/Bahnfahrkarten
  • Umschläge & Briefmarken
  • Schreibblöcke
  • Visitenkarten
  • Bestätigung Hotelbuchung
  • Einladung/ Teilnehmerausweis
  • Firmenstempel
  • Laptop & Handy
  • Medikamente für die Reise
  • Preislisten
  • Stadtplan
  • Wichtige Adressen mit Fax- und Telefonnummer
  • Wörterbuch