Eine Remote Work Policy ist eine Vereinbarung, welche Arbeitnehmern erlaubt von zu Hause – oder von wo auch immer – aus zu arbeiten. Diese Vereinbarungen besagen, wer von zu Hause arbeiten kann, wie der Arbeitsalltag geregelt ist, was von den Arbeitnehmern erwartet wird und wie die Arbeit gemessen wird. Zusätzlich wird erfasst, welche Hilfen sie bekommen können und was für Rechte sie haben, wenn sie Remote arbeiten.
Entscheide, welche Mitarbeitenden von zu Hause aus arbeiten können und welche nicht
Nicht alle Jobs können auch von zu Hause ausgeübt werden. Daher kannst du entscheiden, welche Mitarbeitende überhaupt ins Home-Office gehen können und welche nicht. Es gibt aber auch Jobs, die nur zum Teil an das Office gebunden sein können, zum Teil aber auch nicht. Hierbei kannst du auch überlegen, ihnen ein paar Tage im Jahr anzubieten von zu Hause aus zu arbeiten.
Grundsätzlich muss allen Mitarbeitenden die Möglichkeiten gegeben werden sich einzuchecken und auszuchecken, damit jeder – sowohl im Office – als auch zu Hause weiß, wer erreichbar ist und wer nicht. So kann niemand in Vergessenheit geraten und die Mitarbeitenden können weiterhin als Team funktionieren.
Kommuniziere bestehende Regeln
Bestimme die gleichen grundsätzlichen Richtlinien, die es auch sonst gibt im Office. Diese Regeln können auch für die Remote-Arbeitenden wichtig werden und sie geben den Mitarbeitenden einen gewissen Rahmen in ihrer Arbeit. Es ist wichtig, dass gegenseite Erwartungen klar sind, damit sich niemand missverstanden fühlen kann. Andersherum ist es auch sehr wichtig, dass alle wissen wie sie sich in bestimmten Fällen verhalten sollen. Folgende Richtlinien sollten auch für Remote-Worker aufgestellt werden:
- Code of Ethics und Professional Code of Conduct (Verhaltenskodex)
- Attendence Policy (Anwesenheitsrichtlinien)
- Verhalten im Krankheitsfall
- Cell Phone Policy
- Verhalten im Falle von sexueller Belästigung
- Verschwiegenheitserklärung
- Employee Handbook
Erarbeite Arbeitspläne für die Remote Arbeitenden
Die Mitarbeitenden brauchen Pläne und Ziele die messbar sind. Am besten erarbeiten die Head of’s Ziele und Verantwortungen für die Mitarbeitenden, die sowohl im Home-Office als auch im Office arbeiten. So können sie sich orientieren und Erfolge oder Misserfolge werden ersichtlich und messbar. Diese können in den Teams besprochen werden und angegangen werden.
Des Weiteren muss bestimmt werden, welche Tools die Remote-Arbeitenden benötigen, um ihre Arbeit von zu Hause aus erledigen zu können. Dabei solltest du dir folgende Fragen stellen: Welche Software benötigen sie? Hat jeder einen Computer und eine stabile Internetverbindung? Was für einen technischen Support kann man den Remote Workern bieten, falls es zu technischen Problemen kommt?
Wenn diese diese Fragen geklärt werden, steht dem Home-Office nichts mehr Wege 🙂
Bestimme, wie die Kommunikation abläuft
Damit die Kommunikation reibungslos funktioniert und es zu keinen Missverständnissen kommt, wäre es gut noch einige Fragen zu klären. Nur wenn die Kommunikation untereinander gut läuft, kann es zum Erfolg im Unternehmen kommen, vor allem wenn viele aus dem Home-Office arbeiten.
Die Remote Worker sollten wissen, wie sie sich ein- und auschecken und über welche Kanäle mit den anderen Teammitgliedern gesprochen wird. Zusätzlich sind Tools nötig, um virtuelle Meetings durchzuführen. Folgende Fragen solltest du dir beim Thema Kommunikation stellen:
- Wie schnell müssen die Mitarbeitenden auf E-Mails antworten?
- Wann sind Team-Meetings und wann sind one-on-one Meetings?
- Wie werden virtuelle Präsentationen gehalten?
- Müssen die Mitarbeitenden 24/7 über das Handy erreichbar sein?
- Wie wird mitgeteilt, was sie jeden Tag erreicht haben?
- Wie ist der Prozess, wenn es zu technischen Schwierigkeiten kommt?
Diskutiere klar Fragen rundum Versicherungen und Leistungen
Die Remote-Arbeitenden müssen rundum ihre Rechte aufgeklärt werden. Auch wenn sie nicht im Office sitzen, müssen Dinge wie Sicherheit und Schutz geklärt und berücksichtigt werden. Dabei muss beachtet werden, was in einem Schadensfall passiert und wer dafür inwieweit haftet und welche Rechte die Mitarbeitenden haben. Auch dabei wäre es gut folgende Fragen zu beantwortet:
- Welches Equipment ist versichert?
- Ist der Arbeitnehmer noch durch die Arbeitnehmerentschädigung abgedeckt?
- Unter welchen Umständen ist das Unternehmen im Falle eines Schadens haftbar?
- Wie ist die Krankenversicherung geklärt?
Setze klare Richtlinien hinsichtlich des Datenschutzes
Der Datenschutz ist in der Remote Work Policy eines der wichtigsten Bestandteile. Folgende Dinge ist es wichtig folgenden Dinge an die Mitarbeitenden weiterzuleiten.
Betone, wie wichtig Vertraulichkeit ist
Während die Remote Worker zu Hause sitzen ist es sehr, sehr wichtig auf derselben Seite hinsichtlich der Vertraulichkeit zu sein. Die Mitarbeitenden sollten eine gewisse Sensibilität entwickeln, welche Informationen und Daten vertraulich behandelt werden müssen.
Diese Richtlinien sind bereits in der Vertraulichkeitserklärung deines Unternehmens, die der/die Mitarbeitende schon unterschrieben hat, vermerkt sein. Gerade aber bei den Mitarbeitenden, die Remote arbeiten wäre es gut sie nochmal zu wiederholen, damit das nicht in Vergessenheit gerät.
Installiere VPN’s
Jeder Mitarbeitende sollte einen VPN benutzen. Virtuelle interne Netzwerke machen Verbindungen und Datenübertragungen sicherer und können Suchaktivitäten verbergen. Sie sind ein wichtiges Hilfsmittel bei der Sicherheit im Internet und im Datenschutz. In deiner Remote Work Policy sollte aufgeschlüsselt sein, wie die VPN’n benutzt werden.
Installiere Cyber Security Software
Die Cybersicherheit ist eines der wichtigsten Themen für Remote-Arbeitende. Darauf sollte sehr viel Wert gelegt werden, denn damit kommt es häufig zu Problemen. Man kann sich nämlich immer nicht so recht sicher , über die Sicherheit der Internetverbindung von Remote Workern sein. Dementsprechend ist es wichtig zu koordinieren, welche Software dafür nötig ist und wie die Mitarbeitenden diese nutzen.
Sprich über Vergütungen und Zusatzleistungen
Das Arbeiten aus dem Home-Office kann einige kleine Auswirkungen auf Gehalt und andere Zusatzleistungen haben. Falls es da zu Änderungen kommt, sollte das in der Remote Work Policy vermerkt sein.
Zusätzlich sollte klar sein, welche Ausgaben der Mitarbeitenden die Company übernimmt und wie diese geltend gemacht werden können. Dabei kann es beispielsweise um Büromaterialien gehen oder um Ausgaben rundum die benötigte Technik. Das Office zu Hause sollte auch ergonomisch und fortschrittlich sein, genau wie das richtige Office.
