Office ManagerInnen haben im Unternehmen eine bedeutende Rolle. Von der Organisation und Planung, von Events und Meetings über das Erstellen von Präsentationen und Berichten bis hin zu dem Erschaffen von einer angenehmen Arbeitsatmosphäre: Das Aufgabenfeld ist riesig. Vielen ist jedoch nicht bewusst, wie vielfältig der Arbeitsbereich von Office ManagerInnen eigentlich ist. 

goodworkvibes hat sich mit Jonas von thryve, Theresa von Futurice und Franzi von Helpling zusammengesetzt, um sich unter anderen über die Vielfältigkeit der Aufgaben von Office ManagerInnen zu unterhalten und sich darüber auszutauschen, welche Aufgaben in Zukunft auf Office Manager zukommen wird.

Was sind deine üblichen Aufgaben, die du als Office ManagerIn täglich ausführst?

Jonas von thryve:

  • Das Team mit allen notwendigen Ressourcen versorgen, um die Arbeit effizient zu erledigen z.B. Bildschirme, Papier oder Software-Lizenzen kaufen
  • Verbesserung und Controlling der Reinigung und Hygiene im Office
  • Drinks & Snacks bestellen 
  • Eingehende und ausgehende Post sowie Mails checken
  • Team-Events organisieren 
  • Onboarding planen
  • Neue Kollegen im Team vorstellen  
  • Eingehende und ausgehende Rechnungen dokumentieren
  • Liquiditätsplanung vorbereiten
  • Monatliches Reporting für Geschäftsführung aufsetzen

Theresa von Futurice:

Tägliche, ganz klassische administrative Office Managementaufgaben, die anfallen, sind z.B.:

  • Briefe öffnen und die Post verwalten
  • Rechnungen freigeben und am Morgen die Kaffeemaschine säubern und vorbereiten
  • „Haushalts Aufgaben“, wie Einkäufe erledigen, aufräumen und mich mit der Hausverwaltung und Handwerken rumschlagen
  • Anfragen aus anderen Arbeitsbereichen oder von der Buchhaltung bearbeiten
  • Unterlagen bereitzustellen
  • Fragen zu Versicherungen oder Events beantworten

Irgendwie ist immer was zu tun, wir Office Manager sind ja quasi die interne Support-Hotline, die entweder Auskunft gibt oder weiterverbindet.

Franzi von Helpling:

Die Aufgaben sind ein total bunter Strauß und beinhalten unter anderem:

  • Empfang von Kunden und Geschäftspartnern
  • Meetingräume buchen, vorbereiten, aufräumen
  • Bestellungen von Büromaterialien
  • Bestellung von Obst, Gemüse, Kaffee, Getränke, Reinigungsmittel, Merchandise
  • Reisebuchungen
  • Reisekostenabrechnungen
  • PA-Aufgaben für den CEO
  • Arbeitssicherheit und Gesundheitsmanagement
  • Kreditkartenabrechnung
  • Party-Planung und Durchführung
  • Feel-Good-Management
  • Onboarding neuer Mitarbeiter
  • HR-Themen
  • Aufräumen

Was sind deine Lieblingsaufgaben als Office ManagerIn und welche Aufgaben machen den Job deiner Meinung nach so besonders?

Jonas von thryve: 

Ich selbst interessiere mich sehr für den HR-Bereich und freue mich, jederzeit Aufgaben übernehmen zu können oder im Interview-Prozess beteiligt zu sein.

Theresa von Futurice:

Alles, was mit meinen Kollegen auf menschlicher Ebene zu tun hat. Seien es die Geburtstagsgrüße, Geschenke besorgen und übergeben zu Jubiläen oder privaten Ereignissen. Auch alles, was mit Well-Being und Feel-Good-Management zu tun hat. Ich hab als Office Manager nicht direkt mit unseren Kunden zu tun, die Leute verbinden mich also nicht direkt mit ihrem täglichen Workload. Das gibt mir die Möglichkeit, mich ganz um alles drum herum und um die emotionale, menschliche Ebene zu kümmern. Ich teile nicht nur Informationen zu internen Abläufen mit ihnen, sondern auch Dinge fernab der Arbeit und vom Stress.

Franzi von Helpling:

Das Besondere an diesem Job ist das Miteinander im Team. Man ist der Touch Point für jeden, vom Werkstudenten bis hin zum C-Level-Manager und dem CEO. Das macht die Aufgaben sowohl sehr spannend als auch herausfordernd. Eigentlich mache ich alle Aufgaben sehr gerne. Aber wenn ich einen Favoriten herauspicken muss, dann ist es das Feel-Good-Management. Es bereitet mir große Freude, mir besondere Events auszudenken, zu planen und vor allem auch durchzuführen. Ich habe da völlig freie Hand und finden es sehr spannend, neue Sachen anzubieten und auszuprobieren.

Welche Aufgaben, die du als Office ManagerIn ausführen musst, haben dich überrascht?

Jonas von thryve:

Nicht mal bestimmte Aufgaben, sondern eher die Tiefe der Aufgaben. Mittlerweile bin ich Hauptansprechpartner für den HR, Accounting und Office Bereich für das Start-Up selbst. Das sind echt großartige Growth Opportunities für mich.

Theresa von Futurice:

Bei uns bin ich fester Teil des Personal-Teams (bei uns HC: “Human Care”). Ich bin in die On- und Offboarding Prozesse eingebunden und muss mich gerade am Anfang viel um die Neustarter kümmern. Die haben natürlich viele Fragen und werden überhäuft mit Informationen aus den verschiedenen Bereichen. Da ist es gut, wenn ich der Anker sein kann, an den sie sich immer mit allen Fragen wenden können. Ich vermittle jedem, dass es okay ist, mich mit jeder noch so kleinen Frage zu löchern. Ebenso geht es darum, den Leuten, die gehen, einen schönen und positiven Abschied zu bereiten. Es kommen noch andere Personal-Themen dazu, in die ich einbezogen werde, bei denen ich mithelfe und auch Einblicke bekomme. Das hat mich am Anfang überrascht, eine so eingebundene Rolle in dem Personalreich kannte ich noch nicht aus dem Office Management. Ich bin Teil eines Teams und kein „Einzelkämpfer“. Das ist ein gutes Gefühl, weil ich damit auch aktiven Rückhalt erfahre und nicht allein bin.

Franzi von Helpling:

Keine. Ich komme aus der Hotellerie und da ist man es gewohnt, auch Aufgaben zu übernehmen, die vielleicht nicht im ersten Moment zum Aufgabenbereich gehören. Wenn der Gast happy war, war ich es auch. Wenn man das auf die Office Manager Rolle überträgt: Wenn die Mitarbeiter happy sind, bin ich es auch.

Was sind Aufgaben, die du nicht so gerne ausführst?

Jonas von thryve:

Alles Accounting-Bedingte. Durch die vielen verschiedenen Aufgaben und “Zurufe” ist es schwer, die Konzentration für Accounting zu behalten und in den Zahlendschungel abzutauchen.

Theresa von Futurice:

Ich persönlich kann mich für das Thema Arbeitsschutz so gar nicht begeistern. Zu viele Vorschriften, Undurchsichtigkeit und einfach staubtrocken. Da kümmere ich mich ja sogar lieber um buchhalterische Dinge – obwohl ich mit Zahlen nichts am Hut hab. Generell also eher die rein administrativen Aufgaben.

Franzi von Helpling:

Mit Ämtern oder Firmen telefonieren. Es gehört dazu, aber ich bevorzuge eher den Austausch per E-Mail.

Was sind Aufgaben, von denen du denkst, dass Office ManagerInnen diese in der Zukunft vermehrt übernehmen müssen?

Jonas von thryve:

Meine Vermutung liegt auf Team & Office Culture. Neben Teamevents auch interne kleine Aufgaben oder Dinge zu optimieren und zu “erfinden”, die auf das Team geschneidert sind und die Stimmung aufrechterhalten. Z. B.: After Work Drinks, Yoga Sessions aufsetzen und organisieren, Mental-Health-Angebote heraussuchen und kommunizieren, etc. 

Theresa von Futurice:

Die Frage ist eher: Welche Aufgaben übernehmen sie noch nicht? Meiner Meinung nach ist der Begriff „Office Manager“ veraltet und trifft schon lange nicht mehr den Zahn der Zeit und die Aufgaben, die die meisten Office Manager übernehmen (müssen). Per Definition managen wir das Office – also ein eher räumlicher Begriff, der mit Papierkram und Haushaltsführung verbunden werden kann. Trotzdem wird von uns ganz viel auf menschlicher Ebene erwartet, wir sollen uns kümmern, nicht nur um die Räumlichkeiten, sondern auch um die Mitarbeiter. Wir sind oft genug die KindergärtnerInnen in einem Erwachsenen-Zoo, die Reiseleiter auf dem Schulausflug, wir sind Mama und Papa im Büro-Zuhause. Im Idealfall fallen zukünftig viele der „klassischen“ Aufgaben im Adminbereich weg oder werden automatisiert. Dann können wir uns noch mehr auf die Aufgaben konzentrieren, die mit den Menschen im Office zu tun haben und die es zu dem Ort machen, der er ist. Dann werden wir vom reinen Office Manager zum “Feelgood Manager.“

Franzi von Helpling:

Ich denke, Office ManagerInnen werden sich zukünftig mehr mit mentaler Gesundheit beschäftigen. Dieses Thema ist präsent wie nie, wurde aber prä Covid-19 eher vernachlässigt. In Zusammenarbeit mit dem HR-Team liegt es jetzt in unserer Hand, dieses Thema aufzugreifen und zu verbessern, Workshops anzubieten und auch Einzelgespräche, um sicherzustellen, dass die MitarbeiterInnen nicht nur physisch gesund sind, sondern auch mental und resilient. Des Weiteren denke ich, dass auch die Home-Office-Situation ein großes Thema für OM ist und wird. Mit dem Home-Office einhergehend steht dann als dritte große Aufgabe die Büro-Neustrukturierung und die Rückkehr ins Büro im Vordergrund. Von einer Free-Desk-Policy bis hin zu Team-Tagen im Büro ist ja nun alles möglich. Es gibt da viele neue Konzepte, die auf die Eignung für die eigene Firma geprüft und vielleicht auch einfach ausprobiert werden müssen. Es bleibt spannend!