Wenige Jobs sind so anspruchsvoll und abwechslungsreich wie der von Office ManagerInnen. Nicht nur sind Office ManagerInnen für viele verschiedene administrative Aufgaben verantwortlich, sie sorgen auch dafür, dass im gesamten Büro eine angenehme Arbeitsatmosphäre herrscht und das Büro immer mit allen Supplies voll ausgestattet ist – sodass alle anderen überhaupt erst reibungslos ihren Job machen können.

Außerdem sind sie diejenigen, die an wichtige Termine wie Geburtstage und Jubiläen denken. Doch wer sorgt dafür, dass auch Office ManagerInnen zu ihren Anlässen wertgeschätzt werden? goodworkvibes hat sich mit Nici Kopa von erdbär für ein Interview zusammengesetzt, um mit ihr zur Wertschätzung von Office ManagerInnen zu reden.

Hi Nici! Erzähl doch mal, wo genau arbeitest du und wie bist du auf den Beruf Office Managerin gekommen?

Nici: Ich bin Nici Kopa, der freche Kaktus im Office Management und Recruiting bei erdbär. Nach meiner langen Tätigkeit in der Gastronomie, kam der Punkt, dass ich mich verändern wollte. Der Job als Office Managerin hat mich aus vielen Gründen begeistert. Zum einen die geforderten Skills: Organisationsvermögen, Kreativität, Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke. Außerdem habe ich Flexibilität und Empathie in der Gastronomie leben gelernt und habe mich direkt in der Anzeige wiedererkannt.

Wolltest du schon immer als Office Managerin arbeiten?

Nici: Ehrlich gesagt: Nein. Mir war nicht bewusst, wie spannend und toll der Beruf ist. Als ich den Mut hatte, einen Berufswechsel zu unternehmen, habe ich mir viele Aufgabengebiete angeschaut. Jetzt frage ich mich: Warum erst so spät?

Was sind deine Lieblingsaufgaben als Office Managerin?

Nici: Wenn ich mich entscheiden müsste, wäre es wohl das Team. Das Vertrauen von meinem Team zu bekommen, mit allen erdenklich möglichen Themen zu mir zu kommen, ist der Wahnsinn. Auch, wenn es nur der Kaffee in der Küche ist, der Austausch oder ein Rat. Wenn ich als Ansprechpartnerin so selbstverständlich gewählt werde – auch für schwierigere Themen – ist das sehr wertschätzend.

Kommt es auch vor, dass man als Office ManagerIn nicht immer genug Wertschätzung erfährt. Woher kommt das? Und welche Eigenschaften muss man also als Office ManagerIn mitbringen, damit man sich das nicht zu Herzen nimmt?

Nici: Meine klare Positionierung ist: Meine eigene Einstellung! Ja, Office ManagerInnen werden des Öfteren für selbstverständlich gesehen. Aber hier ist folgendes Beispiel interessant: Ich sage meinem Kollegen jeden Morgen, wenn er/sie reinkommt: Guten Morgen! Der/die KollegIn läuft jetzt schon zum sechsten Mal in Folge an mir vorbei, ohne “Hallo” zu sagen. Was mache ich?

Variante 1: Ich fühl mich angegriffen und sag jetzt nicht mehr „Hallo“, gehe der Person aus dem Weg. Ich denke, dass ich nicht gemocht werde.

Variante 2: Ich gehe aktiv auf die Person zu und frage, was los ist und gehe offen mit dem Thema um. Vielleicht steckt ja etwas anderes dahinter?

Ich muss für mich selber einstehen und auch den Mut haben, Feedback zu geben, dass mir etwas nicht gefallen hat. Office ManagerInnen neigen vielleicht dazu, eher nichts zu sagen und im Hintergrund einfach zu funktionieren. Tipp: Geh auf dein Team zu und hol dir dein wertschätzendes Feedback. Zum Beispiel: “Hey, wie fandest du eigentlich das Catering, das ich so spontan für dich besorgt habe?”

Du hast in einem Gespräch erzählt, dass es dir als Office Managerin auch mal schwerfällt, „Nein“ zu sagen – woran liegt das?

Nicht nein sagen zu können, liegt grundsätzlich in meiner Natur. Ich habe tatsächlich angefangen zu reflektieren, warum das so ist. Ich denke, ich möchte in meinem Umfeld, privat und beruflich, grundsätzlich gemocht werden. Nein zu sagen, hörte sich für mich immer so negativ an. Jetzt sag ich offen, dass ich meine Aufgaben priorisieren muss und schaue, ob es gerade machbar ist. Das läuft ganz gut!

Was denkst du, können Unternehmen, als auch die MitarbeiterInnen tun, damit Office ManagerInnen sich mehr wertgeschätzt fühlen?

Danke sagen, an den Geburtstag denken (ja, auch wir haben Geburtstag), Weiterbildungsmöglichkeiten, Feedbackgespräche und die Office-Themen ernst nehmen. Vielleicht auch den Karton nicht immer in den Weg stellen – da kann nämlich jemand stolpern 😉

Hast du Tipps und Tricks wie Office ManagerInnen das Thema Wertschätzung am besten ansprechen können?

Grundsätzlich sollte das in jedem Bereich ein Thema sein. Wertschätzung sollte niemals erzwungen werden, das muss man leben und ernst meinen. Oft wird Wertschätzung nur mit Materiellem gezeigt. Manchmal reicht auch einfach ein nettes Wort oder Unterstützung im Alltag, beispielsweise beim Tragen schwerer Kisten zu helfen.

Grundsätzlich ist schon ein Satz, wie: “Heute hab ich gesehen, du hast etwas organisiert, das fand ich richtig toll!” auch sehr wertschätzend.