Als Office Manager ist es undenkbar, keine Anrufe zu tätigen. Es gehört dazu – und für manche stellt dies eine echte Hürde dar. Wir von goodworkvibes haben dir einige Tipps zusammengetragen, die hilfreich sein können, die Angst vorm Telefonieren im Büro zu bewältigen!

Woher kommt die Telefonangst?

Durch die heutige digitale Umwelt sind Telefonate unter Freunden deutlich seltener geworden. Ein Großteil der Kommunikation findet in Form von Textnachrichten oder „altmodisch“ über E-Mail statt. Viele Menschen empfinden Anrufe im privaten Umfeld mitunter sogar als unnötig oder gar belästigend.  Und dies überträgt sich letztendlich auch auf das Office-Manager-Life. 

Eine Telefon-Phobie hat viele verschiedene Gesichter und ist immer mit unterschiedlichen Ängsten verbunden. Diese können folgendermaßen aussehen:

  • Angst, vom Gesprächspartner nicht verstanden zu werden
  • Angst, zu stottern
  • Angst, sich nicht klar und deutlich auszudrücken
  • Angst vor zu viel Nähe zwischen den Gesprächsteilnehmern
  • Angst vor fremden Menschen
  • Angst, in einem störenden Moment anzurufen
  • Angst, nicht den richtigen Ansprechpartner am Apparat zu haben
  • Angst, sich (in irgendeiner Form) zu blamieren
  • Angst, abgewimmelt zu werden
  • Angst vor offenen Konfrontationen

Erkennst Du dich in einem Punkt wieder? Keine Sorge, mit unseren Tipps wird dir das Telefonieren wieder leichter fallen – versprochen 🙂

Schritt #1: Feste Telefon-Zeiten

Wer weiß, dass ein wichtiges Telefonat bevorsteht, ist oftmals den ganzen Tag über wie gelähmt vor lauter Angst. Dieses ungute Gefühl wirkt sich dementsprechend auch automatisch auf alle anderen Aufgaben aus, wodurch deine Produktivität stark ausgebremst wird. Lass bloß nicht zu, dass die Angst vor dem Telefonieren deinen kompletten Arbeitsablauf blockiert. Das gelingt beispielsweise, indem du tägliche Telefonzeiten festlegst. Es ist sinnvoll, Zeitfenster zu bestimmen, in denen alle anliegenden Telefonate erledigt werden. Das hat die folgenden Vorteile:

  • Die Telefonate unterbrechen nicht immer wieder deinen Workflow
  • Du kannst dich besser konzentrieren
  • Du kannst dich besser auf deine Angst-Situation vorbereiten

Schritt #2: Stichpunkte formulieren 

Sobald ein Gespräch begonnen hat, kann man in der Argumentation schnell den Faden verlieren. Deshalb ist es nützlich, sich vor dem Gespräch eine Liste mit Stichpunkten anzufertigen, auf die du immer zurückgreifen kannst. Auf diese Weise lässt sich die psychologische Hürde vor dem Telefonat verringern.

Schritt #3: Der Einstiegssatz

„Aller Anfang ist schwer“ – Viele Menschen mit einer Telefon-Phobie fürchten sich insbesondere vor dem Einstieg ins Gespräch und verhaspeln sich dabei oft. Um diese unangenehme Situation zu umgehen, ist es sinnvoll, wenn du dir einen allgemeingültigen Einstiegssatz überlegst, den du immer und immer wieder verwenden kannst. Dieser hilft Ihnen dabei, sich zu fokussieren und eine Routine zu erschaffen. Der Satz kann ruhig auf einen Zettel geschrieben und gut sichtbar an deinen Arbeitsplatz oder Monitor angebracht werden.

Schritt #4: Der „Worst Case“

Wenn du Angst vor dem Telefonieren habat, dann fürchtest du dich meist vor ganz speziellen Situationen, die auch als „worst Case“-Szenario beschrieben werden könnten. Um welche “Horror-Szenarien” handelt es sich hierbei konkret? Nehme dir einmal die Zeit, all deine Sorgen und Befürchtungen schriftlich festzuhalten, um sie anschließend zu reflektieren. Außerdem ist diese Übung auch gut, um eventuell festzustellen, welche Szenarien, die in deinem Kopf herumgeistern, absolut unnötig sind. Sind diese einst aus dem Weg geräumt, kann produktiver und strukturierter gearbeitet werden.

Zusatz-Tipp: Überlege dir zusätzlich, wie du dich in diversen Worst Case-Szenarien verhalten würdest. Was erwiderst du auf bestimmte Aussagen? Wie reagierst du auf Ablehnung? Spiele verschiedene Situationen in deinem Kopf durch und bekomme dadurch mehr Sicherheit beim Telefonieren.

Schritt #5: Bitte lächeln!

Nur weil dein Gesprächspartner beim Telefonieren dich nicht sehen kann, bedeutet das nicht, dass er keine nonverbalen Signale wahrnimmt. Denn: Ein Lächeln ins Telefon wird durchaus vom Gegenüber „gehört“ – oder zumindest wahrgenommen. Gleiches gilt auch für genervtes Augenrollen. Versuche also, mehr zu lächeln – das tut nicht nur dem Telefonat, als auch dem Arbeitsklima gut! Du wirst schnell feststellen, dass das Telefonieren automatisch mehr Spaß machen wird!

Schritt #6: Belohnungen

Kommen wir nun zu einem Tipp, den du nicht nur beim Telefonieren, sondern in allen erdenklichen unangenehmen Situationen anwenden kannst. Belohnungen (egal in welcher Form) sind die einfachste Methode, um etwas mit positiven Gefühlen zu verknüpfen. “Belohnung am Arbeitsplatz” könnten so aussehen, dass du dir selbst (gedanklich oder auch laut) ein Lob für das gute Telefonat aussprichst. Andere Belohnungen wie eine Süßigkeit, ein Kaffee oder eine Minute Pause sind natürlich auch erlaubt, auf lange Sicht jedoch weniger sinnvoll – erst recht, wenn du mehrmals pro Tag telefonieren musst. In diesem Fall sind ermutigende Worte (die auch von den Kollegen kommen können) die bessere Wahl.

Die Angst vor dem Telefonieren – Spielt dieses Thema auch in deinem Berufsalltag eine Rolle oder hast Du damit keinerlei Probleme? Und interessieren deine Erfahrungen und deine Meinung zum Beitrag – lass doch gerne einen Kommentar da! 🙂