Aus Erfahrung können wir sagen, dass du als Office Manager*in ein gewisses Repertoire an Skills brauchst, um im Office Management Spaß zu haben und um mit den Aufgaben hinterherzukommen. Falls du Office Manager*in bist und einen der nächsten Skills nicht so gut beherrscht – keine Sorge! Auch diese Skills kann man lernen, indem du dich damit kritisch auseinandersetzt. Schaue dir Tipps und Tricks an, wie du organisierter arbeiten kannst oder wie du Konflikte lösen kannst. Wir zeigen dir hier die wichtigsten Skills, die du als Office Manager*in draufhaben solltest.
#1 Organisationsskills
Eines der wichtigsten Aufgaben im Office Management ist das Organisieren. Demnach solltest du als Office Manager*in ein gewisses Organisationstalent mitbringen. Es ist wichtig, möglichst alle Termine im Blick haben und auch im Voraus planen können.
#2 Kommunikationsskills
In unserer Community haben wir häufig gehört, dass Office Manager*innen das Herz der Company sind. Das finden wir übrigens auch! Als Office Manager*in unterhältst und dich täglich mit verschiedensten Mitarbeitenden aus verschiedensten Departments oder aber auch mit Kund*innen oder anderen Stakeholdern. Hierbei ist es wichtig, dass du besonders gute Kommunikationsfähigkeiten hast, da du eine gewisse Repräsentative für dein Unternehmen bist.
#3 Konflikte lösen können
Konflikte sind im Arbeitsalltag unumgänglich und auch wichtig, um in gewissen Situationen weiterzukommen. Es ist wichtig, dass du als Office Manager*innen mit solchen Konflikten umgehen kannst.
#4 Zeitmanagement
Als Office Manager*in ist es total wichtig, ein gutes Zeitmanagement zu besitzen. Du musst dich häufig an enge Deadlines halten und alles rechtzeitig organisieren. Versuch dir deshalb, deine Zeit gut einzuteilen und dir alle wichtigen Deadlines aufzuschreiben, sodass du keine verpasst.
#5 Flexibilität und Multitasking
Gleich mit dem Zeitmanagement kommt auch die Flexibilität und das Multitasking. Wie du bestimmt weißt, ist jeder Tag anders und meistens ganz anders als erwartet. Genau deshalb müssen Office Manager*innen total flexibel sein. Wenn der Chef oder die Chefin spontan eine Reise gebucht bekommen muss, dann hat das ganz schnell Priorität und andere Sachen müssen warten.
#6 Think “Outside-of-the-box”
Als Office Manager*in solltest du über den Tellerrand hinausblicken können, damit du jede Aufgabe effektiv lösen kannst. Mit diesem Denken fällt es dir leichter, auf neue Ideen zu stoßen und offen für Inspiration zu sein.
#7 Entscheidungen treffen können
Wahrscheinlich kannst du gar nicht mitzählen, wie viele Entscheidungen du am Tag treffen musst. Daher ist es für deinen Workflow total wichtig, Entscheidungen treffen zu können. Du solltest dich nicht zu lange daran aufhalten, das Motto der nächsten Company Party festzulegen oder die neue Wandfarbe im Empfang auszusuchen. Hier hilft es total, wenn du dich mit anderen Office Manager*innen austauschst oder deine Kolleg*innen nach Feedback fragst.
#8 Sicherer Umgang mit Technik
Office Manager*innen müssen genauso, wie andere Mitarbeitende im Büro hauptsächlich am Computer arbeiten. Daher ist es nützlich, wenn du mit den gängigen Microsoft Programmen, wie Word oder Excel, sicher umgehen kannst. Nur so kannst du rechtzeitig und effektiv deine Aufgabe erledigen.
#9 Führungsqualitäten
Als Office Manager*in hältst du alle Mitarbeitenden zusammen. Du leistest einen Großteil innerhalb der Company, Teamwork entstehen zu lassen. Wir von goodworkvibes.de finden, dass genau das so schön ist an diesem Beruf. Genau deshalb brauchst du als Office Manager*in auch gewissen Führungsqualitäten, um dich nicht von den Kolleg*innen unterkriegen zu lassen. Es ist wichtig, dass du mit gutem Beispiel vorangehst und den Ton im Büro angeben kannst.
