Liebe Office ManagerInnen, sicherlich habt ihr euch im vergangenen Jahr nicht nur einmal Fragen gestellt wie:

  • Welche Rolle wird das Office in Zukunft spielen? 
  • Wird der digitale Raum das klassische Büro verdrängen? 
  • Wie muss sich das Office Management verändern, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden?

Auch ich muss zugeben, dass mich solche Fragen zum Teil nachts stundenlang wach gehalten haben.

Schon seit den frühen 60er-Jahren besteht das Konzept der Remote-Unternehmen, es ist also kein Phänomen der aktuellen Einschränkungen durch die Pandemie. Dennoch hat das räumliche Büro nach wie vor Bestand und wird auch langfristig nicht verdrängt werden. Denn: Es bietet Menschen die Möglichkeit, ihr natürliches Bedürfnis nach persönlicher Interaktion, sozialem Kontakt und interaktivem Austausch zu stillen.

Mit diesem Verständnis im Hinterkopf muss uns dennoch klar sein, dass das Büro der Zukunft – und ja, es wird ein richtiges Büro mit Wänden und Decken sein – nie wieder wie vorher sein wird. Der Trend geht dahin, dass Unternehmen langfristig auf Hybrid-Modelle umsteigen. So wird den Mitarbeitenden mehr Flexibilität und selbstbestimmtes Arbeiten ermöglicht, egal ob von zu Hause oder im Büro.

Hier kommen wir als Office ManagerInnen ins Spiel! Denn: Wir sind maßgeblich dafür verantwortlich, es unseren KollegInnen so einfach und angenehm wie möglich zu machen, sich zurechtzufinden. Doch damit sind keinesfalls nur die MitarbeiterInnen gemeint, die zu uns an den Front Desk kommen oder die wir im Büro antreffen, sondern vor allem auch die, die virtuell mit uns in Kontakt treten.

Während sich diese Erkenntnis bei mir einschlich, kam ich nicht umhin, mich zu fragen, wie wir den MitarbeiterInnen, ganz egal, ob sie zu Hause am Laptop sitzen oder im Büro, einen kontinuierlichen und gleichwertigen Service bieten können. Im Büro können Mitarbeitende einfach beim Empfang vorbeischauen, um Fragen zu stellen und es ist auch einfacher, ein natürliches Gespräch in Gang zu setzen. Natürlich kann man sich auch virtuell treffen, aber was ist, wenn die KollegInnen gar nicht erst wissen, wer genau angesprochen werden muss und ob die Anfrage überhaupt das Office Management betrifft?

Gebraucht werden neue Serviceprozesse und Konzepte

Eine Idee: ein virtueller Empfangstresen! Die MitarbeiterInnen sollten ihre Zeit nicht mit der Suche nach dem richtigen Ansprechpartner oder auch nach dem richtigen Intranet-Beitrag verbringen, sondern einfach und schnell an Antworten und Support gelangen. Zum Beispiel könnten wir uns hier bei Online-Shops, also denjenigen, die sich mit User Experience auskennen, etwas abschauen. So können wir einen virtuellen Ort schaffen, an dem unser “Kunde”, also die Mitarbeitenden, ihre Fragen stellen können und sofort passende Beiträge, Policies oder Formulare vorgeschlagen bekommen.

Wie wäre es, es den Mitarbeitenden zu ermöglichen, per Chat oder Video direkt mit dem richtigen Department verbunden zu werden, sei es nun Human Resources, das Office Management oder andere Support-Teams? Auch Online-Sprechstunden oder ein interner Blog, über den wir interessante Themen kommunizieren, könnten eine tolle Möglichkeit sein, mit Kollegen in Kontakt zu bleiben und den virtuellen Austausch zu fördern.

Eine weitere Innovation: eine Workplace-App, mit der sich die Mitarbeitenden ihren Schreibtisch sowie Meetingräume buchen, durch das Büro navigieren und die aktuellsten Informationen über das nächste Event erhalten können. Auch firmenweite Kommunikation und Büro-Kapazität kann je nach Anbieter gesteuert werden. Ein interessanter Nebeneffekt: So erfährt das Office Management mehr über das Büro-Verhalten der Mitarbeitenden und erhält wichtige Daten, um Service, Sicherheit und Büroatmosphäre kontinuierlich zu verbessern.

Eine Initiative mit Mehrwert für das Zugehörigkeitsgefühl und nachhaltigem Hintergedanken: ein firmeninterner Merchandise-Online-Shop, bei dem die KollegInnen sich genau das heraussuchen und bestellen können, was sie wirklich benutzen und sich wünschen. Viele Plattformen, bei denen wir die Produkte sonst in Auftrag geben würden, bieten dies bereits an. Neben einer offenen Plattform, bei der die Mitarbeitenden selbst bezahlen, ergeben sich außerdem endlose Möglichkeiten, den Mitarbeitenden kostenlose Artikel zu ermöglichen:

  • ein Belohnungskonzept basierend auf Firmenzielen oder Errungenschaften
  • spezielle Firmen-Aktionen, wie zum Beispiel eine Tombola
  • erinnerungswürdige Tage im Leben des Mitarbeiters feiern
  • ein Gutschein/Kontingent im Zuge des Onboardings

Ob nun mit digitalen Weiterentwicklungen des Arbeitsplatzes oder neuen Arten von Mitarbeiterwertschätzung und Kommunikation, der Mensch rückt immer mehr in den Fokus und dadurch wird es immer wichtiger, sich auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden einzustellen. Als Resultat daraus muss sich auch unser Service weiterentwickeln. Das bringt viele Herausforderungen mit sich, aber auch viele spannende neue Möglichkeiten, sich als Office ManagerIn weiterzuentwickeln und neue Gebiete zu erschließen.