Desk-Sharing – Sitzt doch wo ihr wollt!

Ein Trend aus New York erobert Deutschland! Die freie Sitzplatzwahl wird von immer mehr Unternehmen toleriert.  Wir stellen dir den Free Seating bzw. Desksharing Trend genauer vor!

Beim Free Seating bzw. Desksharing gibt es in einem Unternehmen keine fest zugeteilten Schreibtische. Überall stehen die gleichen Tische mit der gleichen Ausstattung, die darauf warten von einem neuen Angestellten besetzt zu werden. Wer zuerst kommt, hat die größte Auswahl und kann sich einen Schreibtisch für den Tag aussuchen. Wer spät dran ist, bekommt den Arbeitsplatz, der noch übrig ist.  Aus Arbeitgebersicht bedeutet ein flexibler Arbeitsplatz eine – je nach Größe des Unternehmens – immense Kosteneinsparung. Wir erklären dir, was es zu beachten gibt – Vorhang auf für die Vor- und Nachteile dieser ungewöhnlichen Sitzplatzverteilung!

Schon gewusst? Die Idee stammt übrigens aus der Seefahrt. Beim sogenannten “Hot-Bunking” teilten sich mehrere Matrosen eine Koje – während einer schlief, schuftete der andere und umgekehrt. Anfang des 20. Jahrhunderts wurde das Sharing-Konzept dann auf die Schichtarbeiter in der Industrie angewendet – nur hieß es dann „Hot-Bed“. Nun hat der Trend auch uns erreicht. Unternehmen wie ADAC, Lufthansa und Facebook nutzen das Desksharing Konzept bereits!

Warum zu empfehlen?

Die Vorteile flexibler Arbeitsplätze betreffen vor allem die Arbeitgeber. Gerade große Konzerne haben sehr viele Mitarbeiter, die teilweise in Teilzeit oder im Home-Office arbeiten. Wenn dann noch Gleitzeit dazukommt, werden viele Schreibtische regelmäßig nicht benutzt, wodurch schließlich unnötige Kosten entstehen. Durch eine effiziente Sitzplatzverteilung können folglich Kosten gespart werden!

Um die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern, ist es wichtig, täglich Neues zu erfahren, zu sehen. Auch die soziale Komponente ist ein wichtiger Faktor für die Mitarbeiterbildung und den Teamgeist innerhalb des Unternehmens. Durch flexible Arbeitsplätze haben Arbeiter täglich neue Sitznachbarn und ein anderes Arbeitsumfeld. Beim Desk-Sharing werden die Schreibtische täglich an individuelle Bedürfnisse angepasst. So kann man sich an einen Tisch, auf eine Couch oder einen Sitzsack setzen – je nachdem, was am besten zur anfallenden Arbeit passt. An einem stylischen Sitzsatz interessiert? Hier wurden die Besten getestet!

Ein weiterer Vorteil ist die Sauberkeit im Büro. Neben den Maßnahmen zur Eindämmung von Corona arten feste Büroarbeitsplätze oft in Müllberge und Keimschleuder aus. Bei der täglich freien Platzwahl muss man seinen Schreibtisch aber jeden Abend aufräumen. Zettel hier, Pfandflasche da ist also Geschichte.

Vorteile für Arbeitnehmer

• Wer normalerweise mobil arbeitet, findet leichter Anschluss an die Gruppe und wird schneller in die Belegschaft integriert.

• Mitarbeiter können sich flexibel in unterschiedliche Gruppen zusammensetzen – auch abteilungsübergreifend. Somit werden Grenzen aufgehoben und für übergreifende Zusammenarbeit gesorgt.

Die minimalen Nachteile

• Es sind weniger Rückzugsmöglichkeiten vorhanden.

• Wettkampf um die Sitzplätze.

• Schreibtisch nicht individualisierbar.

➥ Für Arbeitnehmer und Arbeitgeber ergeben sich weniger drastische Nachteile. Wenn es aber für zehn Kollegen nur noch acht Schreibtische gibt, kann das in Frust und Stress umschlagen. Wer sich einen gemütlichen Bürotisch wünscht, muss leider auch auf das Aufstellen von Familienfotos, Figuren oder Postkarten verzichten. Diese Kleinigkeiten tragen oft dazu bei, dass sich Arbeitnehmer an ihrem Platz wohlfühlen. Das jedoch fällt weg, wenn man das “Open Office” einführt. Alternativ kann man seine Handyhülle mit Familienfotos bedruckten, süße Kaffeetassen benutzen oder ganz außergewöhnlich – sich die Postkarten auf die Stirn kleben 😀 Nein Quatsch, die persönliche Note ist wichtig! Studien haben sogar belegt, dass die freie Schreibtisch Gestaltung die Konzentration und Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter erhöht. Beim Free Seating ist das leider nicht möglich. In 5 Schritten zum offenen Büro

4. Wann lohnt sich Desk-Sharing?

Desk-Sharing ist für Unternehmen geeignet, deren Mitarbeiter nach einem flexiblen Arbeitszeitmodell oder im Homeoffice arbeiten. Manche Unternehmen haben sich sogar dazu entschieden, weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter bereitzustellen. Es wird davon ausgegangen, dass immer jemand aufgrund von Teilzeitarbeit, Homeoffice, Krankheit oder Urlaub nicht anwesend ist.

6 handfeste Regeln für die Umsetzung

Die Einführung von Desk-Sharing muss gut organisiert werden. Oft ist eine räumliche Umstrukturierungen notwendig. Auch die Kollegen müssen entsprechend auf die Änderungen vorbereitet werden. Wenn Du Desk Sharing in Deinem Unternehmen umsetzen möchtest, solltest Du auf die folgenden Punkte achten:

1. Identische Ausstattung aller Tische: Damit jeder überall problemlos arbeiten kann, sollte jeder Arbeitsplatz über bestimmte Einrichtungen verfügen: eine Dockingstation, einen Bildschirm und eine externe Tastatur. So kann jeder deiner Kollegen bei Bedarf den eigenen Laptop problemlos anschließen und mit der Arbeit loslegen.

2. Schaffe Rückzugsorte & private Zonen:  Damit das Desk Sharing gelingen kann, musst Du deinen Kollegen Stauraum bieten, damit sie ihre privaten Gegenstände lagern können. Geeignet hierfür sind insbesondere Rollcontainer oder Spinde.

3. Höhenverstellbare Tische und Stühle: Um dauerhaft ergonomisch arbeiten zu können, sind Tische und Stühle nötig, die deine Kollegen an ihre eigene Körpergröße anpassen können. Optimal ist es auch, einmal jährlich einen Sicherheitsbeauftragten einzuladen, der das Personal schult. Was Du sonst für die Sicherheit am Arbeitsplatz tun kannst, erfährst Du hier.

4. Einführen einer Clean Desk Policy: Niemand möchte angenukelte Kaffeetassen auf einem freien Arbeitsplatz vorfinden. Was in der Küche gilt, gilt auch am Schreibtisch: Man hinterlässt ihn idealerweise so, wie man ihn gerne vorfinden möchte.

5. Headsets für jeden Mitarbeiter: Hygiene ist ein wichtiges Thema am Arbeitsplatz. Vor allem in Zeiten von Corona wird Sauberkeit groß geschrieben. Das Make-Up beschmierte Telefon einer Kollegin zu benutzen, sorgt nicht wirklich für Freude. Deshalb ist es optimal, wenn jeder Mitarbeiter ein eigenes Headset erhält, das er beliebig nutzen kann.

6. Beachte den Datenschutz: Achte darauf, dass deine Kollegen die Möglichkeit haben, sehr wichtige und sensible Informationen entsprechend zu behandeln. Du kannst in Erwägung ziehen, einen abschließbaren Raum für archivierte Unterlagen bereitzustellen. Sprich am besten mit deinen Kollegen ab, welche Maßnahmen in solchen Fällen am sinnvollsten sind.

Fazit: New York als Paradebeispiel

Zu aller erst ist zu sagen, dass der Trend zum Free Seating einen riesengroßen Vorteil bietet. Die Barbarian Group aus New York hat sich sogar einen einzigen gigantisch Tisch ins Büro gestellt, welcher Platz für knapp 170 Mitarbeiter bietet! Eines ist wahr: Je mehr Mitarbeiter ein Unternehmen hat, desto mehr Kosten lassen sich durch das Desk-Sharing Konzept einsparen. Das so gesparte Geld kann im besten Fall für ergonomische Bürostühle oder kreative Corporate Benefits ausgegeben werden. Aber auch für deine Kollegen kann die flexible Sitzverteilung vorteilhaft sein. Vor allem wer mobil arbeitet, findet dadurch leichter Anschluss an die Gruppe. Auch für die Übergangsphase während der Corona-Krise bringt es Vorteile mit sich. Während die Hälfte noch zu Hause arbeitet und die anderen im Office sind, können die Schichten problemlos gewechselt werden. Dabei werden die Abstandsregeln einfacher eingehalten als bei einer festen Sitzplatzverteilung.

Sitzt ihr noch oder teilt ihr schon? Schreibt doch gerne in die Kommentare, wie dieses Konzept bei euch im Büro ankommt. Habt ihr weitere Tipps oder Fragen? Her damit!