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Wir haben uns in den letzten Monaten häufig mit dem Thema Hybrid Workplaces beschäftigt. Wir haben viel recherchiert, wie das Office vorbereitet werden sollte, wie eine Remote Work Policy aussehen soll und welche Benefits die Mitarbeitenden auch im Home Office haben sollten. Dabei sind wir auf einen besonderen Experten gestoßen, der sich selbst viel mit dem Thema beschäftigt und eine eigene Plattform gegründet hat. Wir haben für euch ein spannendes Interview mit Nikolay Grachev, CEO von yoffix.

Was genau ist yoffix? 

Yoffix ist eine Plattform für hybride Arbeitsplätze, die bei der Raumoptimierung, der Abwesenheitsplanung der Mitarbeiter und der Zusammenarbeit zwischen allen Mitarbeitern hilft, unabhängig davon, wo sie sich befinden. Unser oberstes Ziel ist es, Unternehmen auf ihrem Weg zu einer dauerhaften, produktiven, hybriden Arbeitsweise zu unterstützen. 

Was sind eurer Meinung nach die größten Veränderungen im Büroalltag durch die Pandemie?

Viele Unternehmen schickten während des Ausbruchs der Pandemie ihre Mitarbeitenden nach Hause. Die remote Arbeit war ihre erste Herausforderung, und viele von ihnen scheiterten daran, dies richtig zu organisieren. Andere profitieren sehr davon und begannen, “remote” Mitarbeitende aus aller Welt einzustellen.

Dies war die erste Veränderung in unserer Arbeitsweise, aber viele haben nicht über die langfristigen Auswirkungen gesprochen oder sich darauf vorbereitet. Fernarbeit ist anstrengend, es fällt den Menschen schwer, zwischen Zuhause und dem Büro zu unterscheiden, und das allgemeine Burnout-Niveau ist in die Höhe geschnellt. Der nächste Schritt war, die Mitarbeitenden zurück ins Büro zu holen… Jetzt müssen die Arbeitgeber nicht nur Sicherheitsmaßnahmen in Betracht ziehen, sondern auch die Arbeitnehmer*innen möchten die Flexibilität, die sie in dieser Zeit gewonnen haben, behalten. 

Viele Studien zeigen, dass eine große Mehrheit der Arbeitnehmer*innen mindestens 2 Tage pro Woche im Home Office arbeiten möchte. Dies erfordert geeignete Verfahren für die Verwaltung der Anwesenheit. Und das alles, bevor wir über die riesigen leeren Büroflächen sprechen, die nicht ausgelastet sind… Aus diesem Grund haben wir yoffix entwickelt. Es bietet Unternehmen eine echte Lösung, die sie während der Pandemie und noch lange danach begleiten wird.

Was sind die größten Challenges im Hybrid Work Alltag?

In unseren Augen ist es wichtig, dass die Mitarbeiter engagiert und produktiv sind und gut mit ihrem Team und anderen zusammenarbeiten. So viele Meetings, E-Mails und Slack-Konversationen führen oft zu Verwirrung, mangelnder Vorbereitung und Zeit- und Energieverschwendung. Sie ermöglichen es Unternehmen einfach nicht, große Projekte reibungslos durchzuführen. 

Stellen Sie sich ein Szenario vor, in dem alle Mitarbeitende an einem Dienstag kommen und am Freitag niemand. Dies führt zu einem Chaos an dem überbuchten Tag und ermöglicht keine angemessene soziale Distanzierung. Während dessen führt der Freitag zu einem leeren, ungenutzten Raum. Yoffix behebt diese und viele andere Probleme. 

Was kann der oder die Office Manager*in tun, damit die Challenges gemeistert werden? 

Information ist der Schlüssel. Kennen Sie Ihre Prozesse und experimentieren Sie nicht an Ihren Mitarbeitenden herum. Yoffix bietet maßgeschneiderte Demos, Artikel und Leitfäden zur Verwaltung eines flexiblen Arbeitsplatzes, der an jede Unternehmensgröße und jede Einrichtung angepasst werden kann, egal ob es sich um ein Remote-Büro, ein Hybrid-Büro oder ein Büro-als-Prio handelt. 

Inwiefern hilft yoffix dabei, den Hybrid Work Alltag zu managen?

Wir bieten eine 360°-Lösung. Wir ermöglichen es den Mitarbeitenden, ihre Anwesenheit im Voraus zu buchen. Sie können ihre Schreibtische über die Grundrisse des Büros im Voraus reservieren. Den Manager*innen können dies auf eine Weise anzupassen, die der Unternehmensstruktur entspricht, und zwar auf automatisierte Weise mit Regeln, Wartelisten und mehr… Wir helfen Unternehmen dabei, Raumkosten zu sparen, ihre Arbeitsweise zu optimieren.

Wir bieten einen Marktplatz für Anbieter hybrider Arbeitsplätze und viele weitere Funktionen, die sie auf ihrem Weg unterstützen. Habe ich schon erwähnt, dass das Onboarding nur 5-10 Minuten dauert? Auch wenn das, was wir anbieten, komplex klingt, bieten wir die intuitivste und einfachste Lösung auf dem Markt. Und mit dem Feedback unserer Kund*innen optimieren wir unsere Plattform ständig. 

Was meint ihr, wie in Zukunft die Offices gestaltet sein werden?

Das ist eine fantastische Frage. Wir glauben, dass flexible Räume am meisten genutzt werden sein. Eine weitere Vermutung von uns ist, dass die Unternehmen mehr Räume für die Zusammenarbeit der Mitarbeitenden schaffen und diese miteinander verbinden werden. Das Büro wird zu einem Ort werden, an dem die Mitarbeitenden nicht nur arbeiten, sondern auch Kontakte knüpfen können. 

Warum ist die Planung des Hybrid Work Places so wichtig?

Wir glauben, dass jedes Unternehmen das tun sollte, was für seine Mitarbeitenden am besten ist. Wir glauben nicht, dass hybris die einzige Lösung ist. Wir wollen yoffix für diejenigen anbieten, die glauben, dass diese Arbeitsweise langfristig die richtige für sie ist. Ich selbst bin davon überzeugt, dass Unternehmen, die hybrides Arbeiten ablehnen, den “War for talent” auf die Dauer verlieren werden.

Was ist so sinnvoll am Hybrid Working und welche Benefits haben die Mitarbeitenden  davon? 

Hybrid bedeutet im Grunde genommen, dass man sowohl im Büro als auch außerhalb des Büros arbeitet. Es gibt den Mitarbeitern eine gewisse Freiheit, die Flexibilität zu behalten, die sie wollen. Gleichzeitig aber auch eine Struktur, die es den Unternehmen ermöglicht, die Arbeit der Mitarbeitenden zu verwalten, zu verfolgen und zu unterstützen. Viele von uns lernen besser in einer frontalen Umgebung. Dort ist es einfacher, Fragen zu stellen, die Erfahrungen anderer zu hören und Tipps auszutauschen.

Darüber hinaus bietet ein physischer Raum für die Mitarbeitenden einen Anker und einen Ort, an dem sie sich mit ihrer Arbeit und ihrer Marke verbinden können. All dies ist noch vor der Diskussion über die Entwicklung und den Fortschritt der Mitarbeitenden, die während Covid ein wichtiges Thema waren. 

Was sind eure Learnings aus der Pandemie hinsichtlich der Büroorganisation?

Wir haben gelernt, dynamisch zu bleiben, die Mitarbeitenden in den Mittelpunkt zu stellen, um sicherzustellen, dass wir eine anpassbare Lösung anbieten und nicht eine, die für alle passt. Wir sind während der Pandemie richtig in Fahrt gekommen, aber wir sind hier, um zu bleiben.