Mit Timeboxing wird die Einhaltung strenger Zeitpläne während eines Sprints sichergestellt. Jede Aufgabe bekommt einen festen Zeitblock zugeteilt. Innerhalb dieses Zeitblocks muss die Aufgabe dann erledigt sein. Eine sehr interessante Methode, finden wir.
Was ist Timeboxing?
Timeboxing ist eine Technik des Zeitmanagements, bei der du im Voraus festlegst, wie viel Zeit du für eine bestimmte Aufgabe aufwenden willst, bevor du mit der Arbeit beginnst. Dabei hältst du dich an das Zeitlimit und gehst erst zur nächsten Aufgabe über, wenn es an der Zeit ist.
Timeboxing vs. Zeitblockierung
Timeboxing und Timeblocking sind sich so ähnlich, dass viele denken, es handele sich um dieselbe Sache. Aber es gibt einen wichtigen Unterschied. Während beim Time-Blocking die Entscheidung darüber im Vordergrund steht, wann du woran arbeitest, geht es beim Time-Boxing darum, die Zeit zu begrenzen, die du mit einer Aufgabe verbringst. Wenn du deine Blöcke erstellst, legst du auch deren Start- und Endzeitpunkt fest.
Wie man mit Timeboxing beginnt
Der erste Schritt zum Timeboxing besteht darin, zu entscheiden, welches deiner wichtigsten Aufgaben sind. Es gibt viele Möglichkeiten, dies zu tun, darunter hat sich besonders die Mark Twain-Methode und die Eisenhower-Matrix bewährt.
Sobald du eine Liste mit Prioritäten erstellt hast, unterteilst du jedes Ziel in Aufgaben, die du in einer Sitzung erledigen kannst. Wenn du z. B. unbedingt ein 20 seitiges White-Paper schreiben musst, musst du entscheiden, wie viele Arbeitssitzungen du dafür benötigst. Nehmen wir an, du glaubst, dass du die Aufgabe in insgesamt 20 Stunden schaffen kannst. Wenn du von einem achtstündigen Arbeitstag ausgehst, könntest du sagen, dass du eineinhalb Tage dafür brauchst. Dabei wird jedoch außer Acht gelassen, wie unser Gehirn tatsächlich funktioniert. Sind wir motiviert, überarbeitet und geht es uns mental überhaupt gut? Das sind Aspekte, die du für dich jede mal aufs Neue analysieren solltest. Nur so können realistische Ziele gesteckt werden.
Produktivitätsexperten wie Cal Newport plädieren für jeweils zweistündige, ununterbrochene Arbeitsabschnitte. Auf diese Weise verbringst du weniger Zeit damit, zwischen verschiedenen Kontexten zu wechseln, was deine Produktivität erheblich beeinträchtigt. Alternativ dazu schwören viele auf die Pomodoro-Technik für das Zeitmanagement, bei der man eine vorher festgelegte Zeitspanne, z. B. 15 Minuten, arbeitet und dann kurze Pausen einlegt, bevor man wieder anfängt. Wie auch immer du deine Arbeit aufteilst, wichtig ist, dass du dir Grenzen setzen, wie lange du an einer bestimmten Aufgabe arbeiten wirst.
Der genaue Ablauf von Timeboxing sieht so aus:
#1 To-Do-Liste erstellen
Die To-do-Liste verschafft einen Überblick über die anstehenden Aufgaben. Das ist wichtig, um überhaupt Klarheit darüber zu finden, was es zu erledigen gibt.
#2 Aufgaben priorisieren
In vielen Timeboxing-Artikeln wird dieser Aspekt nicht genannt, dabei verringert die korrekte Priorisierung der Aufgaben den nachfolgenden Timebox-Aufwand erheblich.
#3 Aufgabendauer abschätzen
Die richtige Einschätzung der Aufgabendauer ist der Dreh- und Angelpunkt für das Setzen jeder Timebox. Bleibe hier realistisch und erwarte nicht zuviel. So vermeidest du Enttäuschungen hinterher.
#4 Timebox für die Aufgabe setzen
Anhand der festgelegten Aufgabendauer lässt sich nun eine Timebox festlegen, wobei hier zwischen harter und weicher Timebox unterschieden wird. Hartes Timeboxen heißt: Nach Ablauf der Zeit beendest du die Arbeit – unabhängig davon, ob die Aufgabe erledigt ist oder nicht. Und was passiert, wenn die Aufgabe innerhalb der harten Timebox nicht erledigt wurde? Dann schiebt sie sich automatisch und je nach Priorität in den nächsten verfügbaren Timeslot. Auch deshalb ist es so wichtig, Puffer beim Timeboxing einzuplanen.
#5 Zeiten konkret aufschreiben
In beiden Fällen ist es aber wichtig, konkrete Zeiträume festzuhalten. Geht noch einen Schritt weiter und schreibt stets nach Erledigung der Aufgabe auf, wie lange dies tatsächlich gedauert hat.
Auch hier kann es hilfreich sein, Timeboxing mit Time-Blocking oder Time-Batching zu kombinieren, um maximale Produktivität zu erreichen. Beachte aber auch, dass, wenn eine dieser Techniken bei dir nicht funktioniert, dies nicht unbedingt bedeutet, dass du sie falsch anwendest. Manche Methoden funktionieren für manche besser und für andere schlechter. Das Ziel ist es, das zu finden, was für dich am besten funktioniert und womit du glücklich bist!
Wann und für wen eignet sich Timeboxing?
Timeboxing eignet sich, wenn:
- die Erledigung wichtiger Aufgaben ständig verschoben wird,
- Unklarheit über die Prioritäten der Aufgaben besteht (fehlender Fokus),
- ihr zum Ende der Woche immer wieder feststellt, dass die Wochenziele nicht erreicht wurden,
- Deadlines allein nicht ausreichen, um Aufgaben abzuschließen,
- Ablenkungen häufig dafür sorgen, dass Aufgaben unterbrochen werden
Timeboxing-Tools und -Apps
Es gibt verschiedene Tools und Apps, die das Timeboxing schneller und effizienter machen können. Der erste Schritt besteht darin, eine Kalender-App für Timeblocking und Timeboxing zu verwenden. Beth Ziesenis, die Inhaberin von Your Nerdy Best Friend, empfahl kürzlich RescueTime für Timeboxing. RescueTime zeigt dir, wie viel Zeit du tatsächlich für verschiedene Aufgaben aufwendest und wie viel Zeit du mit dem Surfen im Internet, dem Abrufen von E-Mails oder mit sozialen Medien verbringst. Nützlich, nicht wahr? Ebenso sind Apps wie Toggl, Time Hero und Motion empfehlenswert.
Timeboxing ist somit eine Methode, die sich sowohl für das Selbstmanagement wie auch für das Projektmanagement anwenden lässt. Jedoch kann Timeboxing auch problematisch werden, wenn Aufgaben falsch priorisiert oder der zeitliche Aufwand für die Erledigung verkehrt eingeschätzt wird. Empfehlenswert ist es daher, sich zunächst mit weichen Timeboxen an die Methode heranzutasten, um ein Gespür für den idealen Mix zu finden und schrittweise zum festen Alltagsbegleiter zu werden.