OOffice Manager spielen im Unternehmen eine ganz besonders wichtige Rolle. Das Onboarding neuer Mitarbeiter, Verwaltungstätigkeiten, Absprachen mit der IT-Abteilung, spezielle Events oder Versammlungen von Führungskräften – diese Multitasking-Superstars benötigen Technologielösungen, die ihnen das Leben (besonders bei hybriden Workspaces) erleichtern. Laut einer aktuellen Studie von Anbieter von Visualisierungs- und Kollaborationslösungen Barco wollen durchaus viele Mitarbeiter weltweit wieder ins Büro zurückzukehren, gleichzeitig aber auch auf einige Vorteile der letzten Monate nicht verzichten. Für Workspaces heißt das: hybrid werden. Für Office Manager stellt dies eine besondere Herausforderung dar – nicht aber mit unseren App-Tipps! Lies weiter, um über 6 nützliche Apps zu erfahren, welche dir den hybriden Arbeitsalltag erleichtern werden!

Die Vorteile des hybriden Arbeitsumfelds

Seien wir mal ehrlich, der hybride Arbeitsplatz bringt Angestellten und Unternehmen einige Vorteile:

  • Die größere Flexibilität kann für eine bessere Work-Life-Balance und mehr Zufriedenheit im Job sorgen.
  • Firmen können die besten Mitarbeiter beschäftigen, auch wenn diese weiter entfernt wohnen.
  • Deine Kollegen haben die Möglichkeit, in einer günstigeren oder angenehmeren Wohngegend zu leben und nicht unbedingt in Firmennähe, weil sie nicht täglich pendeln müssen.
  • Unternehmen brauchen weniger Geld für teure Büros auszugeben.

App Nummer 1: Trello

Wer macht was bis wann? Was ist als Nächstes zu tun? Und welche Aufgaben sind bereits abgeschlossen? Diese Fragen lassen sich in Trello mit einem Blick beantworten – auf sogenannten virtuellen Pinboards. Denn an Trello kommen Unternehmen kaum vorbei: Die Anwendung ermöglicht mehreren Personen sogenannten Boards Listen zu erstellen. Diese können alle Kollegen nicht nur einsehen, sondern auch bearbeiten, zum Beispiel indem sie Dokumente, Termine oder Priorisierungen hinzufügen.

Kosten: Eine Basisversion ist kostenlos, die Business-Variante mit erweiterten Sicherheitseinstellungen und Verwaltungsfunktionen kostet knapp 10 Euro pro Monat pro Nutzer.

App Nummer 2: Mentimeter (kurz Menti)

Mentimeter ist ein leichtgewichtiges Tool für Abstimmungen und Online-Umfragen. Bekannt wurde Menti als Präsentationssoftware sowie durch den Einsatz in Workshops und Seminaren. Durch anonyme Umfragen lassen sich viele heiklen Fragen klären und die Teilnehmer können in Echtzeit anonym Feedback geben. Im Rahmen von Remote Work kann Menti sehr einfach während einer Zoom- oder Teams-Sitzung aufgerufen werden. Der Zugang erfolgt über einen Link oder QR-Code. Die Resultate werden in Echtzeit im Browser angezeigt. Menti ist ein einfaches und effektives Werkzeug, um eigene Mitarbeiter an der Entscheidungsfindung zu beteiligen und Feedback einzuholen.

Kosten: Es gibt eine kostenfreie, also auch kostenpflichtige Methode. Die Basisversion von Menti reicht in der Regel aus. 

App Nummer 3: Mindmaster

Das Collaboration Tool ermöglicht es, Mindmaps zu teilen und in Echtzeit zusammen zu bearbeiten. Zudem kann man mit Mindmeister einzelnen Mitarbeitern Aufgaben zuweisen, Deadlines festlegen und Prioritäten setzen. Die Mindmap lässt sich mit Notizen, Bildern oder Videos bestücken.

Kosten: Wer mit mehreren Teammitgliedern arbeiten möchte, braucht die Pro-Version, die 8,25 Euro pro Nutzer und Monat kostet.

App Nummer 4: Slack

Slack ist eine Nachrichten-App und erinnert ein bisschen an ein Chat-Programm. Der Umgang miteinander in Slack ist oft locker und pragmatisch. Mit Slack lässt sich die E-Mail-Flut reduzieren, vor allem die lästigen CC-Nachrichten.

Kosten: Es gibt eine kostenlose Variante mit einigen Einschränkungen. Die Standardversion kostet 6,25 Euro pro Monat.

App Nummer 5: Zoom

Mit Zoom sind Besprechungen auch dann möglich, wenn sich die Teilnehmer an verschiedenen Orten befinden: via Videokonferenz. In den Meetings ist es möglich, den Bildschirm mit anderen Teilnehmern zu teilen. Die Videokonferenzen lassen sich außerdem aufzeichnen – das gibt verhinderten Kollegen die Möglichkeit, sich die Besprechung im Nachhinein anzuschauen. Gelobt wird Zoom besonders für seine einfache intuitive Bedienbarkeit und für die gute Videoqualität.

Kosten: Die Basic-Version ist kostenlos, damit lassen sich allerdings nur Videokonferenzen bis 40 Minuten abhalten. Die Pro-Version kostet pro Moderator circa 14 Euro monatlich.

App Nummer 6: Timesheet

„Timesheet“ erfasst auf eine einfache Art und Weise alle Arten von Arbeitszeiten. So können Projekten Arbeitszeiten und Kommentare zugeordnet werden. Ein übersichtliche und grafische Darstellung hilft Office Manager *innen bei der Analyse der erfassten „Projektzeit“. Zusätzlich lassen sich alle Daten in Microsoft Excel (xls, csv) exportieren.

Kosten: Es ist kostenlos und erhältlich im Google Play Store.

Fazit: Büro-Apps gewinnen an Bedeutung

Meeting-Technologien, die mehr Kombinierbarkeit zwischen physischen und virtuellen Teilnehmern ermöglichen, sind schlichtweg die Zukunft. Was ist dein Lieblingstool als Office Manager *in? Vermisst Du vielleicht eine App? Ergänze sie gerne in den Kommentaren!