Liebe Office ManagerInnen, 

gelangweilte Gesichter, die auf den Bildschirm starren. Schlechte Internetverbindungen. Ablenkungen im Hintergrund und das “du bist noch auf mute”-Problem. Nicht vieles scheint die Mehrheit der Arbeitenden so sehr herauszufordern wie Online-Meetings.

Diese Herausforderungen erinnern uns immer wieder daran, wie einfach der persönliche Austausch im Büro doch war. Das kann verständlicherweise zu Frustration führen, egal ob man selbst das Meeting leitet oder teilnimmt.

Die Gespräche bei der Kaffeemaschine während des gemeinsamen Lunches oder am Schreibtisch, die sich ganz natürlich ergeben haben, fallen weg. Das führt dazu, dass wir teilweise an mehr Meetings teilnehmen. Viele davon enden allerdings ohne die gewünschten Ergebnisse oder sind teilweise echte Zeitverschwendung. Das liegt aus meiner Sicht daran, dass ein virtuelles Meeting oft genau so angegangen wird wie ein Meeting im Büro. Oft werden die gleichen Verhaltensmuster und Gewohnheiten übernommen, aber Online-Meetings brauchen eine ganz eigene Sprache, um erfolgreich zu sein. Über das letzte Jahr konnte ich ein paar einfache Tipps und Ideen sammeln, um Online-Meetings sowie Brainstormings und virtuellen Austausch generell einfacher und erfolgreicher zu gestalten.


5 Fragen, die sich jeder vor dem nächsten Online-Meeting stellen sollte 

Schon wieder taucht eine Meetinganfrage im Posteingang auf. Der nächste Blick geht in die Kalenderübersicht. Fünf Fragen, die ich mir jetzt stelle, bevor ich den Termin annehme, sind:

  1. Was trage ich persönlich zu diesem Meeting bei? 
  2. Haben ich und die Teilnehmenden die nötigen Informationen? Ist das Ziel oder das angestrebte Ergebnis allen bekannt?
  3. Was tut dieses Meeting oder der Austausch für mich? Bringt es mir etwas, daran teilzunehmen?
  4. Können wir uns auch ohne ein virtuelles Treffen darum kümmern? Reicht vielleicht sogar eine E-Mail aus?
  5. Ist es essentiell, dass wir alle auf dem gleichen Stand sind?

Wenn ich mir auch nur eine dieser Fragen nicht beantworten kann, dann wird mehr Kontext benötigt oder der Termin kann abgelehnt, verschoben oder sogar für alle Beteiligten abgesagt werden. Als OrganisatorIn eines Meetings kann man sich ebenfalls diese Fragen stellen, um abzuwägen, ob der virtuelle Austausch wirklich gebraucht wird und einen Mehrwert bringt. So werden auch die Ressourcen der Kollegen geschützt.


Mehr Vorbereitung, weniger Meeting

Wenn es klar ist, dass ein Meeting benötigt wird, kann es sehr zum Erfolg beisteuern etwas mehr Mühe in die Vorbereitung zu stecken, um die begrenzte Zeit so effektiv wie möglich zu nutzen. Wenn alle Teilnehmenden vor dem eigentlichen Meeting auf dem gleichen Wissensstand gebracht werden, mit Background-Wissen, dem gewünschten Ziel des Austausches und mit einer Agenda versorgt werden, kann viel Zeit für Erklärungen gespart werden. 

Die Teilnehmenden in die Vorbereitungen des Meetings einzubeziehen, indem sie ihre Fragen, Wünsche oder Bedenken vorab an einem gemeinsamen virtuellen Ort sammeln, ist eine gute Strategie, um gegenseitiges Verständnis aufzubauen und im Meeting Zeit zu sparen. 

Dabei es ist wichtig, klare Deadlines zu setzen und den gewünschten Input zu definieren. Ein wenig Druck schadet dabei nicht. Jeder, der nichts dazu beiträgt, hält die Gruppe auf das Ziel zu erreichen. Die Zeit im Blick behalten, Notizen mitschreiben, To-dos erfassen und moderieren. Rollenverteilungen können nicht nur den Organisator eines Meetings entlasten, sondern fördern auch das Engagement. 

Zwei weitere Tricks: Oft hilft es absichtlich eine sehr ambitionierte Zeitspanne für ein Meeting festzulegen, in den meisten Fällen kommt man auch mit weniger Zeit zum gleichen Ergebnis, allerdings viel effektiver. Um Verspätungen zu vermeiden, hat es sich außerdem bewährt, ungewöhnliche Startzeiten zu wählen. Die Teilnehmenden werden darauf achten, dass sie genau um 10:53 Uhr eingeloggt sind.

Die virtuelle Barriere durchbrechen

Wir alle wissen, dass es zuweilen schwer sein kann, alle Teilnehmenden dazu zu bringen, sich einzubringen und etwas beizusteuern während eines virtuellen Meetings und auch die Aufmerksamkeit kann nach einem langen Tag vor dem Laptop rapide sinken. Das liegt daran, dass der Bildschirm eine Barriere sein kann. Doch auch hier gibt es ein paar einfache Tools und Tricks, um das Interesse aller Beteiligten wieder zu wecken.

Das Eis brechen

Es hat sich für mich sehr gut bewährt, das Meeting mit einer Icebreaker-Frage zu starten. Das kann eine Frage nach den der liebsten Hunderasse sein, die jeder reihum der Gruppe mitteilt oder auch ein Adjektiv, welches den heutigen Tag beschreibt und mit dem Anfangsbuchstaben des Vornamens beginnt. Der Kreativität sind dabei keine Grenzen gesetzt, aber es ist wichtig, dass diese auch zum Nachdenken anregt, um im Hier und Jetzt anzukommen und alle vorherigen Gedanken an E-Mails oder andere Meetings zu verdrängen.Dafür sollten etwa fünf Minuten eingeplant werden. 

Schreiben ist das neue Sprechen

Ein Offline-Meeting lebt von verbalem Austausch und auch Online-Meetings in kleinerer Runde können davon profitieren. Desto mehr Teilnehmende aber dabei sind, desto schwerer wird es jeden zu Wort kommen zu lassen und zudem kommt es auf dem virtuellen Wege gerne mal zu Verzögerungen durch z.B. schlechte Internetverbindung. Es bietet sich also an dem Gruppenaustausch Unterstützung zu geben durch zum Beispiel die Chatfunktion. Als Moderator ist es dabei wichtig, darauf zu achten offene Fragen zu stellen.

Die Technologie zum Vorteil nutzen

Wer den Chat nicht nutzen möchte, findet viele Anbieter die sich darauf spezialisiert haben online Interaktion zu erleichtern. Einige davon sind: 

  • Slido
  • Wooclap
  • Wisembly

Aus Erfahrung weiß ich, dass es den Teilnehmenden sehr hilft, mit solchen Tools zum beispielsweise in der Gruppe für etwas abzustimmen, Feedback abzugeben oder ein Brainstorming zu führen. Alle können in Echtzeit sehen, welche Antworten eingereicht werden und sind engagiert auch ohne direkten verbalen Austausch. Solche Tools können auch super als Ice-Breaker genutzt werden mit zum Beispiel einem Quiz zum Einstieg.

Virtuelle Whiteboards nutzen

Whiteboards sind aus Meetingräumen nicht mehr wegzudenken und sie sind unglaublich nützlich, um beispielsweise Brainstormings visuell festzuhalten. In Online-Meetings geht das tatsächlich genauso einfach mit den passenden Tools wie zum Beispiel:

  • Jamboard
  • Ayoa
  • Conceptboard

Auf diesen virtuellen Whiteboards können alle Teilnehmenden zeitgleich zusammenarbeiten und ihre Ideen visualisieren. Das Beste daran, hier können auch bereits vor dem Meeting Ideen, Wünsche oder Problemstellungen vorbereitet werden.

Nennt euch beim Namen

Die Hemmschwelle zu sprechen ist viel höher in Online-Meetings, da zum einen niemand einen anderen Teilnehmenden unterbrechen möchte und zum anderen kein Blickkontakt mit anderen Anwesenden aufgebaut werden kann. So einfach es auch klingt, so einleuchtend ist es mit diesem Wissen auch, sich in einem virtuellen Meeting gegenseitig beim Namen zu nennen.

Zeit ist unsere wichtigste Ressource. Sie ist das Einzige, was wir nicht zurückbekommen können. Trotzdem nehmen viele täglich an etlichen Meetings teil und springen zuweilen von Session zu Session ohne Pause und ohne sich zu fragen, ob diese wirklich einen Mehrwert bieten. Dabei sollten wir für unsere Zeit einstehen und sie sparsam vergeben. Egal ob OrganisatorIn oder TeilnehmerIn, wir alle können zu einem angenehmen, effektiven und interessanten virtuellen Austausch beitragen in dem wir uns die richtigen Fragen stellen, Verständnis aufbringen und kreativ die spannende Welt der Online-Meetings gestalten.