Du suchst nach den besten kostenreduzierenden Initiativen für Office Manager*innen? Dann bist du hier goldrichtig! Da du als Office Manager*in eine Reihe von Vorgängen beaufsichtigst, bist du nicht nur dafür verantwortlich, dafür zu sorgen, dass dein Unternehmen das Beste aus seinen Investitionen, seiner Technologie und der Leistung seiner Mitarbeiter*innen herausholt, sondern auch kostensparende Initiativen im gesamten Unternehmen umzusetzen.

Hier sind fünf der besten Initiativen, die Führungskräfte für ihr Unternehmen in Betracht ziehen sollten, von Software bis hin zu alltäglichen Best Practices! Viel Spaß beim Lesen wünscht dir das goodworkvibes Team!

1. Nutze RPA zur Produktivitätssteigerung

Von der Terminierung und Planung bis hin zur Sicherstellung eines reibungslosen Geschäftsablaufs – Office Manager*innen haben alle Hände voll zu tun. Wie wäre es, wenn du diese Aufgaben mit Hilfe von Technologie nicht nur beschleunigen, sondern auch Kosten sparen könntest?

Automatisierungen kann Unternehmen dabei helfen, den Arbeitsaufwand zu reduzieren und die Produktivität zu steigern, was zu einem höheren ROI führt. Die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) ist eine Anwendung dieser Technologie, die künstliche Intelligenz (KI) und Algorithmen des maschinellen Lernens einsetzt, um sich wiederholende, umfangreiche Aufgaben auszuführen.

Mit RPA können Büromanager viele der mühsamen Aufgaben abnehmen, die sonst ihre Kollegen*innen oder sie selbst zu viel Zeit kosten würden. Software-Roboter können dich also bei der Erledigung verschiedener Aufgaben unterstützen, wie z. B:

  • Extrahieren von Informationen aus Rechnungen
  • Versenden von automatisierten Mitteilungen
  • Übermittlung von Berichten an die Geschäftsleitung
  • Verarbeitung des Inventars

So bleibt mehr Zeit für gedankenintensive Aufgaben. Unternehmen, die diese kostensparende Initiative nutzen, werden in Zukunft weniger in die Einstellung von Fachkräften investieren müssen, um Aufgaben zu erledigen, die von RPA problemlos bewältigt werden könnten. Es folgt bald schon ein Artikel mit 7 Einsatzmöglichkeiten der robotergestützten Prozessautomatisierung (RPA) für Office Manager*innen!

2. Überprüfe deine Abonnements, um Kosten zu senken

Ein Unternehmen schließt etliche Abonnements ab, um verschiedene Plattformen auszuprobieren oder zu nutzen, sodass es schwer sein kann, den Überblick zu behalten. Nimm dir also die Zeit, um einmal alle Geschäftsabonnements zu überprüfen, um festzustellen, welche ihr eventuell kündigen könnt oder auf günstigere Alternativen zurückgreifen könnt.

Das derzeitige Abonnementmodell für Unternehmen wird monatlich pro Benutzer abgerechnet. Das bedeutet, dass der Preis für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern exponentiell höher ist. Wenn dein Unternehmen z. B. eine Online-Projektmanagement-Plattform nutzt, könnte diese 15 Euro pro Benutzer und Monat kosten. Ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern würde für eine Plattform mit einem einzigen Dienst 1.500 Euro pro Monat oder 18.000 Euro pro Jahr zahlen.

Wenn du berücksichtigst, wie viele Online-Plattformen ein Unternehmen abonniert hat, summieren sich die Kosten schnell. Prüfe also, welche Abonnements sich von ihnen rentieren, welche den Betrieb erleichtern und welche nicht.

3. Druckereinstellungen ändern, um Druckkosten zu sparen

Erstaunliche 45 % des in einem Büro gedruckten Papiers landen am Ende des Tages im Papierkorb. Diese Tatsache bedeutet nicht nur, dass die meisten Büros nicht nachhaltig arbeiten, sondern auch, dass sie viel Geld für unnötige Ausdrucke verschwenden.

Was du als Office Manager*in tun kannst, um diese Verschwendung zu verringern?

Die Druckumgebung hängt von der Branche und der Größe eines Unternehmens ab, aber selbst kleine Änderungen können an jedem Gerät vorgenommen werden, um verschwenderisches Druckverhalten zu vermeiden. So kann ein Drucker beispielsweise so programmiert werden, dass er nur in Schwarzweiß druckt, wenn Farbe nicht zu 100 % erforderlich ist.

Die Begrenzung der Anzahl der Kopien pro Gerät und die Einrichtung der Funktion für doppelseitigen Druck können deinem Unternehmen zusätzlich helfen, Papier- und Druckkosten einzusparen. Wenn in deinem Unternehmen mehrere Geräte im Einsatz sind, lassen sich durch die Konsolidierung auf ein Gerät mit hohem Druckaufkommen auch die Energie- und Wartungskosten senken.

Ziehe eventuell einen Managed Print Service Provider in Erwägung, der dein Unternehmen dabei unterstützt, den Drucker zu überwachen, zu warten und zu bewerten.

4. Spare Zeit mit einem Dokumentenmanagementsystem

Wenn dein Unternehmen immer noch mit Papierakten arbeitet, die in Dutzenden von Aktenschränken aufbewahrt werden, dann solltest du eine Dokumentenmanagement-Software in Betracht ziehen. Sie hilft deinem Team nicht nur dabei, keine kostbare Zeit mit der Suche nach Dokumenten zu verbringen, sondern hilft deinem Unternehmen auch, die Ausgaben zu minimieren.

Bis zu 95 % der Unternehmensinformationen liegen auf Papier vor. Ein Dokumentenmanagementsystem hilft dir also, papierbasierte Prozesse zu digitalisieren und Transparenz über Arbeitsabläufe zu schaffen. Diese Technologie ermöglicht es dir, zuvor manuelle Prozesse viel schneller durchzuführen, und da dies von einem Softwareprogramm erledigt wird, sind menschliche Fehler so gut wie ausgeschlossen.

5. Folge goodworkvibes!

Ja, du hast richtig gehört. Durch den Austausch in der Slack Community wird sich über Erfahrungen mit Tools, Locations & Co ausgetauscht – ohne, dass dein Unternehmen es selbst ausprobieren muss! Du lernst von anderen Office Manager*innen, die bereits eine bessere Lösung gefunden haben. Und das vollkommen kostenlos! In unseren Artikeln stellen wir immer die besten Tipps und Ideen zum Office Management vor, die auch deinem Unternehmen dabei helfen werden problemlos zu wachsen. Falls du noch nicht Teil der Community und des Slack-Channels bist, freuen wir uns sehr darauf, dich dort begrüßen zu dürfen!