Für unser nächstes Interview haben wir einen ganz besonderen Gast. Wir haben die liebe Friederike eingeladen und sie hat uns einige spannende Einblicke in ihren Beruf als Virtuelle Assistenz gegeben. Dieser Beruf ist nämlich gar nicht so weit vom Office Manager oder zur Office Managerin entfernt, aber doch etwas ganz anderes. Was genau Friederike macht und was es mit diesem Beruf auf sich hat, erzählt sie am besten selbst:
Was genau ist eine “Virtuelle Assistenz”?
Die Idee dahinter ist, dass viele Unternehmer, die vielleicht auch gerade erst gegründet haben, bei ihren daily Aufgaben Hilfe brauchen. Allerdings lohnt es sich für die meistens noch nicht einen Office Manager oder eine Office Managerin vollzeit zu beschäftigen, da sie vielleicht gar kein Office haben oder auch nicht das Budget haben. Da komme ich dann ins Spiel. Ich helfe meinen Kunden dann zum Beispiel beim Recherchieren oder beim Managen ihres Kalenders. Manchmal helfe ich ihnen auch im Recruiting oder anderen HR Themen aus. Ganz selten kommt es auch mal vor bei persönlichen Themen zu helfen, wie zum Beispiel einen Arzttermin zu besorgen. Es gibt aber auch spezialisierte Assistenzen, die sich dann nur um einen Bereich kümmern, wie z.B Social Media oder Recruiting.
Manchmal arbeite ich dann also nur mit Einzelpersonen zusammen, aber manchmal auch mit kleinen Teams. Wichtig zu betonen ist aber, dass ich nur remote arbeite. Das gibt mir Flexibilität mehrere Kund*innen gleichzeitig zu betreuen.
Wie bist du zu dem Beruf als Virtuelle Assistenz gekommen?
Ich habe einen Bachelor im Bereich Sprache und Business Administration gemacht. Danach hab ich ein Praktikum gemacht und bin dann in einem Start-Up als Executive Assistant gelandet. Als die Firma dann aufgekauft wurde, ergaben sich für mich völlig neue Wege. In dieser Zeit habe ich viel über virtuelle Assistenzen im Internet gelesen und fand’s echt cool, muss ich sagen. Also hab ich den Entschluss gefasst und ein Gewerbe angemeldet und mich selbstständig gemacht. Mein Interesse am selbstständig sein, war schon immer groß und da habe ich die Chance genutzt. So kam es dann, dass ich nach meiner Gründung schon erste Kund*innen hatte, unter anderem meine beiden ehemaligen Chefs.
Die Pandemie hat mich dabei natürlich irgendwie unterstützt, da das ganze Thema “Remote-Arbeiten” angestoßen wurde. Aber ich muss sagen, dass es die ganzen Tools ja auch schon vorher gab, nur dass sie noch nicht genutzt wurden.
Wie kann man dich als Virtuelle Assistenz “buchen”?
Generell kann man mit mir immer einen Termin über LinkedIn ausmachen oder mich über ein Kontaktformular auf meiner Website anfragen. Ich habe mir als Versprechen gesetzt, mich immer innerhalb der nächsten 24h zurückzumelden und einen Call auszumachen. Bei dem Call erzählen die Kund*innen dann, wobei sie Hilfe brauchen und was so ihre Vorstellungen sind und dann erzähle ich, was in meinem Bereich des Möglichen liegt und so stellt sich dann heraus, ob wir zusammen passen oder nicht.
Mir und natürlich den meisten Kund*inne ist es natürlich wichtig, dass dann auch die Chemie stimmt. Wenn wir dann zusammen gefunden haben, werde ich meistens zum Google Workspace oder zu den jeweiligen Tools hinzugefügt und so können wir dann zusammen arbeiten.
Ich tracke meine Stunden immer mit einem Tracking Tool und stelle am Ende des Monats meine Rechnung und lege den Kund*innen meine Stundenliste vor. Grundsätzlich verspreche meine Kund*innen eine gewisse Flexibilität. Das heißt also, dass ich für sie fast jederzeit erreichbar bin und auch flexibel meine Arbeitszeiten gestalten kann. Ich möchte meinen Kund*innen ja Stress abnehmen und nicht neuen auslösen.
Was ist der Unterschied zum klassischen Office Management?
Der grundsätzliche Unterschied zum Office Management oder zu anderen Assistenzen ist, dass du natürlich als selbstständige Assistenz alles selbst machen musst. Du hast kein HR Team hinter dir, was dich bei dem bürokratischen Teil unterstützt, sondern du musst selbst deine Rechnungen schreiben. Aber ein großer Vorteil ist, dass ich immer remote und von überall aus arbeiten kann und nicht rund um die Uhr im Office sein muss. Das Schöne ist, dass ich trotz der Remote-Arbeit jeden Tag mit Menschen arbeiten kann.
Wie sieht ein ganz normaler Arbeitstag bei dir aus?
Also mein Arbeitstag startet immer nach meiner Morgenroutine. Ich versuche immer auf Handy und Laptop zu verzichten, bevor ich mit meiner Arbeit anfange. Grundsätzlich versuche ich schon einen 9to5 Rhythmus einzuhalten, aber manchmal kann ich eben weniger arbeiten und manchmal ein bisschen mehr. Je nachdem, was alles so auf dem Tisch liegt. Wenn ich anfange, dann schau ich erstmal, was an dem Tag so ansteht und welcher Kunde was dringendes hat. So arbeite ich meistens die Dinge nach Priorität ab.
Wichtig ist eben ein gutes Zeitmanagement zu haben und wirklich seinen Kalender ordentlich zu führen. Ich habe auch gelernt detailliert bei den Meetings mitzuschreiben, sodass keine Informationen verloren gehen. Ich benutze meistens als Tools einfach meinen Google Kalender und Notion als Übersicht für meine ganzen Tasks oder je nachdem, was meine Kund*innen benutzen.
Falls du dich fragst, wie der Alltag eines Office Managers oder einer Office Managerin abläuft, dann schau doch bei unserem neusten Interview mit der Office Managerin Justine Hütter von Hy – Axel Springer Consulting Group vorbei!
Kannst du auch “nein” sagen zu manchen Tasks?
Ja klar, kann ich nein sagen. Wenn ich denke die Aufgabe ist zu privat oder ich habe keine Kapazität dafür, dann kommt es auch mal vor, dass ich die Aufgabe nicht übernehme. Aber das kommt selten vor, da ich doch meistens noch Kapazität habe. Also erledige ich alle Aufgaben so schnell ich kann. Da kann es auch mal vorkommen, dass ich abends um 22 Uhr noch eine Mail beantworte. Das macht mir aber nichts aus.
Was sind deine Herausforderungen?
Manchmal ist es schwierig Vertrauen aufzubauen. Manche meiner Kund*innen haben zuvor immer alleine gearbeitet und mussten soweit nie wirklich Verantwortung abgeben. Da ist es schon ein großer Vertrauensvorschuss den ich bekomme, wenn ich deren E-Mail Zugang bekomme oder den Kalender managen darf. Aber das hat immer gut geklappt :-).
Und was liebst du am meisten deinem Beruf?
Ich liebe das, wenn ich Menschen glücklich machen kann. Natürlich muss man dabei auch ein kleines Helfersyndrom haben ;-). Schön ist es auch immer, wenn ich an andere Kund*innen weiterempfohlen werde, da ist so für meine Arbeit wertgeschätzt werde. Außerdem liebe ich die Interaktion mit den Menschen und die Erfolgserlebnisse die damit eingehen.
Als Virtuelle Assistenz darf ich ständig so vieles neues Lernen und mich in Themen einarbeiten, wo ich nie gedacht hätte, mich damit mal auseinander zu setzen. So habe ich beispielsweise mal mit einem jungen Gründerteam zusammen gearbeitet, die im Bereich Kryptowährung und Blockchain gegründet haben.
…Suchst du noch Unterstützung für dein Team? Dann schau doch mal bei Friederike vorbei und mach gleich einen Termin mit ihr aus!
