Unser erstes Interview der Reihe “Auf einen Kaffee mit …” startet mit der lieben Sophie von der Alice&Bob.Company. Sophie ist seit 6 Jahren Office Managerin und ist durch verschiedenste Wege zu diesem Beruf gekommen.
Was ist ein Life-Hack fürs Office, den du unbedingt mit uns teilen möchtest?
Ein Lifehack ist mein E-Mail Postfach in Ordner zu unterteilen. Das gibt mir immer die beste Übersicht über verschiedene Themen und dann viel einfacher gewisse E-Mails zu finden.
Wie bist du zum Beruf als Office Managerin gekommen?
Zuerst habe ich nach der Schule mein Fachabitur im Bereich Wirtschaft gemacht. Dort habe ich bereits einiges an Wissen, was für das Officemanagement wichtig ist, sammeln können. Nach dem Abitur habe ich dann verschiedenste Sekretärinnen Jobs gemacht und mich dann allerdings als Make-up Artistin selbstständig gemacht. Der Beruf hat mir zwar sehr viel Spaß gemacht, aber ich habe gemerkt, dass mir die Unsicherheit, die mit dem Freelancer sein mitschwingt, nicht ganz so gefallen hat.
Dann bin ich auf eine Stellenausschreibung als Office Managerin gestoßen und die Themenbereiche kamen mir sehr bekannt vor. Ich wusste ich kann gut organisieren und auch die anderen Anforderungen erfüllen. Als Office Managerin habe ich dann ganz viel gutes Feedback bekommen, sodass mir der Job um so mehr Spaß gemacht hat.
Wohin möchtest du dich gerne noch weiter entwickeln?
Das ist vor allem gerade ein ganz wichtiges Thema für mich. Ich habe vorher immer in Firmen gearbeitet, wo die Position ganz klar vorgegeben war. Prozesse wurden bereits ausgearbeitet und ich hatte wenig Freiraum mich selbst im Beruf zu verwirklichen.
In meinem jetzigen Unternehmen ist das ganz anders. Ich arbeite in einem Tech Start-Up, wo mir allerlei Freiheit gelassen wird. Gerade mit dieser Gelassenheit kann ich mich in jegliche Richtungen weiterentwickeln und vielleicht irgendwann auch in eine Senior-Rolle schlüpfen und ein kleines Team leiten.
Was möchtest du anderen Office Manager*innen gerne mitgeben?
Was ich gelernt habe, ist das Kommunikation das aller Wichtigste in unserem Beruf ist. Es ist schwierig Erwartungen zu stellen und zu denken, dass jeder das genauso aufnimmt. Daher gebe ich als Tipp, sich alle Information genauestens durchzulesen und versuchen alles abzudecken, wenn Mails rausgeschickt werden. So kann auch wirklich alles bei den Mitarbeitenden ankommen und es entstehen weniger Missverständnisse.
Woher nimmst du deine Inspiration?
Wie vermutlich viele Office Manager*innen ist auch mein Motto “Think outside of the box” – also versuche ich alles an Informationen aufzunehmen was geht, auch außerhalb der Arbeit. Außerdem schaue ich intern auch bei anderen Teams vorbei und versuche gewisse Arbeitsprozesse zu übernehmen.
Häufig frage ich ganz viel nach Ideen innerhalb unserer Company, aber auch bei Freunden. Viele tolle Ideen sammle ich auch aus dem goodworkvibes-Community. Und natürlich nicht zu vergessen, findet man diverse Inspirationen über Google und Social Media.
