Die Kraftpakete, die wir “Office Manager*innen” nennen, bewältigen Herausforderungen, die sich von Tag zu Tag und von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden. Deshalb sind wir der Meinung, dass eine pauschale Bezeichnung zu vage ist, um all die vielfältigen Aufgaben und Talente motivierter Office Manager zu erfassen. Wenn Du jemanden mitteilst, dass Du ein*e Office Manager*in bist, wirst du wahrscheinlich mit Fragen konfrontiert wie: “Und was genau machen Du?”

Es sind Fragen wie diese, die eine bessere Bezeichnung für Büroleiter erforderlich machen. Dieser Artikel richtet sich einzig und allein an dich, liebe*r Office Manager*in! Viel Spaß beim Lesen! Lass uns gerne Feedback da, darüber freuen wir uns besonders!

Diversität auch im Office Management – was ist der Unterschied?

Die verschiedenen Bezeichnungen – wie z.B.

  • Feel Good Manager*in,
  • Team Assistent*in
  • Workplace Coordinator
  • Strategic Office Manager
  • Office & Culture Manager
  • Executive Assistant
  • Happiness Manager
  • Sektretär*in
  • Office Manager

zeigen deutlich: Die “klassischen Office Manager*innen” mit identischem Aufgabenspektrum existieren heute nicht mehr. Der größte und eigentliche Unterschied liegt also in der Verwendung und Wahrnehmung der Titel. Wir von goodworkvibes haben es uns zur Aufgabe gemacht, die Aufgabenbereiche besser zu durchleuchten.

Titel-Idee: Feel-Good-Fee / Feel-Good-Manager

Hauptverantwortlichkeiten: Planung von Veranstaltungen, Überwachung der Kultur und Verwaltung von Wellnessprogrammen.

Er kennt den Geburtstag von jedem. Er weiß, dass du allergisch gegen Cashewkerne bist. Ihm/Ihr ist bewusst, dass die meisten Mitarbeiter gerne einen freien Tag hätten, um gemeinnützige Arbeit zu leisten, und sorgt dafür, dass dies auch geschieht. Feel Good Manager*innen wissen genau, wie man die Moral im Team verbessert und Stress abbaut. Kurzum sind Feel-Good-Manager*innen ist ein absoluter Champion. Auch gerne als “Director of Happiness” bezeichnet. Der Director of Happiness ist nicht nur ein*e fantastische Zuhörer*in, sondern setzt auch um, was er/sie hört, und erzielt Ergebnisse.

Der/Die Feel-Good-Manager*in verfügt über unendlich viel Energie, führt Umfragen durch und recherchiert ausgiebig über die neuesten Trends in Sachen Mitarbeiterzufriedenheit und Wellness. Der/Die Director*in of Happiness gibt den Mitarbeitern das Gefühl, geliebt zu werden, und schafft eine familiäre Kultur, die man nicht mehr missen möchte.

Titel Idee: Büro Leiter*in

Hauptverantwortlichkeiten: Verwaltung von Anbietern, Veranstaltungen, Büroeinrichtung und Reparaturen.

Wenn die Leiterin des Bürobetriebs ihren Tag beschreibt, kann man davon ausgehen, dass sie eine ganze Woche beschreibt – eine arbeitsreiche Woche. Sie beginnt ihren Tag in den frühen Morgenstunden, bevor alle anderen eintrudeln. Sie nutzt die Ruhe im Büro, um Statusgespräche mit allen Lieferanten zu führen, die sie betreut. Nachdem sie alle Anrufe erledigt hat, trinkt sie einen Kaffee (oder einen Tee) und macht sich bereit für den nächsten Punkt auf ihrer vollgepackten Agenda: Büroveranstaltungen.

Sie wird die nächsten Stunden damit verbringen, die letzte Unternehmensumfrage zu studieren. Dabei stellt sie fest, dass die Mitarbeiter an einer Brunch-Veranstaltung interessiert sind. Sie macht sich an die Recherche. Während sie knietief in die Recherche vertieft ist, erhält sie eine E-Mail über ein undichtes Dach. Das stresst sie nicht, denn sie hat gestern die Wartungsfirma angerufen. In etwa 15 Minuten wird sie den Servicetechniker empfangen. Sie könnte ihren Tag damit beenden, dass sie sich mit der neuesten Studie zur Bürogestaltung beschäftigt. Die Hälfte der Mitarbeiter wünscht sich einen offeneren Raum. Die andere Hälfte wünscht sich mehr Privatsphäre. Sie verlässt die Arbeit mit Freude, weil sie herausgefunden hat, wie sie beides erfüllen kann.

Titel Idee: Team Assistenz / Sekretär*in

Hauptverantwortlichkeiten: Kommunikation, Entgegennahme von Telefonanrufen, E-Mails und vieles mehr.

Die Chefin (oder der Chef) ist eine Meisterin der Kommunikation mit natürlichen Führungsqualitäten. Wahrscheinlich nimmt sie sogar an zahlreichen Konferenzen teil, um ihre angeborenen Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern. Wenn du nach einem alternativen Titel für eine Büroleiterin suchen, die Dinge zügig erledigt, dann ist es dieser. Sie weiß, wie man angespannte Situationen entschärft, einen Raum in Schwung bringt und mit absolut jedem zurechtkommt.

Als Assistenz der Geschäftsführung / Chefsekretärin / Executive Assistant, Team – Assistenz zusätzlich

  • proaktive, inhaltliche und administrative Entlastung des Geschäftsführers oder des Teams
  • allgemeine Sekretariatsaufgaben in deutscher und englischer Sprache
  • Travelmanagement inkl. Abrechnung der Spesen und Kreditkarten für die Geschäftsführung
  • inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Meetings, Events, Sitzungen
  • Terminplanung und Ablaufkoordination für die Geschäftsführung
  • Empfang und Bewirtung von Kunden
  • Entwurf von Verträgen und Angeboten
  • Bereitstellung von Unterlagen und Präsentationen
  • Recherche

Office Manager*innen ergänzen

  • vorbereitende Buchhaltung
  • Verantwortung über Bankgeschäfte und Überweisungen
  • Fakturierung von Projekt- und Serviceaufträgen und Rechnungsprüfung
  • Verantwortliche Organisation Bürostruktur
  • Entscheidungsbefugnis für Vertragsabschlüsse & Kosten in Absprache mit der Geschäftsführung
  • eventuell Koordination der gesamten Firmen-IT
  • Abstimmung und Vertragsabschlüsse mit diversen Dienstleistern und Anbietern
  • Zusammenarbeit und Koordination externer Administratoren
  • disziplinarische Führung eines Teams
  • … und natürlich so einiges mehr

Titel Idee: People & Culture Manager

Kulturmanager*innen konzentrieren sich wie Chief People / Office Manager darauf, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem die Mitarbeiter ihr volles Potenzial entfalten und zusammenarbeiten können. Das bedeutet, dass sie eine Unternehmenskultur entwickeln, die den Menschen ein gutes Umfeld für die Zusammenarbeit bietet. Der Nutzen, den ein Unternehmen aus der Kultivierung einer happy Arbeitskultur zieht, besteht in einer hohen, zufriedenen Leistung der Mitarbeiter*innen.

Titel Idee: Executive Assistant

Der Hauptunterschied zwischen einem Office Manager und einem Executive Assistant besteht darin, dass Büromanager für die allgemeinen Bedürfnisse aller Mitarbeiter einer Organisation zuständig sind, während Assistenten der Geschäftsleitung sich nur um die spezifischen Bedürfnisse kümmern.

Als Executive Assistant konzentrierst du dich in der Regel auf die Bedürfnisse der Führungskräfte, für die du arbeitest. Zu den täglichen Aufgaben kann es gehören, private Termine zu vereinbaren und das Tagesprogramm einer bestimmten Führungskraft zu verwalten. Auch die Überwachung der Arbeit des übrigen Büropersonals kann zu den Aufgaben gehören. Möglicherweise müssen offizielle Aufgaben erledigt werden, wie z. B. die Vorbereitung von PowerPoint-Folien oder Demos, die für die Führungskräfte nützlich sein könnten.

Die Hauptaufgabe eines Office Managers besteht darin, offizielle Unterstützungsdienste zu organisieren, zu denen auch das Gebäudemanagement und der Einkauf gehören. Abgesehen davon müssen Büromanager*innen möglicherweise den Einkaufsprozess überwachen, die Büroverkäufer auswählen, tägliche Sicherheitskontrollen im Gebäude durchführen und Ergonomieschulungen für alle Mitarbeiter*innen anbieten. Einige Büromanager, vor allem diejenigen, die in kleinen und mittleren Betrieben arbeiten, müssen unter Umständen auch  Arbeiten wie Buchhaltung und finanzielle Verpflichtungen erledigen.

 

Info: Es gibt immer Abweichungen! Kein Titel ist hier besser als der andere und in Stein gemeißelt. Alle Office Manager*innen leisten eine beeindruckende, fabelhafte Arbeit. Du würdest uns eine große Freude machen, wenn du diesen Artikel teilen würdest. Hinterlasse uns auch gerne Feedback! Danke 😊