In jeder Phase deiner beruflichen Laufbahn musst du als Führungskraft viele verschiedene Rollen einnehmen, die alle ihren eigenen Zweck erfüllen. Die Herausforderung für viele Office Manager besteht nicht nur darin, ihre Kompetenzen unter jeden Umständen zu verbessern, sondern auch zu wissen, wann sie je nach den Bedürfnissen der einzelnen Mitarbeiter die Rolle wechseln sollten. In diesem Artikel gehen wir auf die 4 “Rollen” ein, die ein Office Manager einnehmen können muss und wann er sie bei der Führung eines Teams einsetzen sollte.

Die 4 Rollen, die jeder Office Manager beherrschen muss

1. Der Experten-Hut

Wenn du diese Rolle aufsetzt, verlässt du deine Rolle als Manager/-in und schlüpfst wieder in die Rolle des Experten, um dein Team zu unterstützen. Bei Unsicherheiten und Fragen seitens deines Teams musst du ihnen zeigen, wie dies oder jenes zu koordinieren ist. Ebenso wichtig ist es, zu wissen, wann du deine Expertenrolle abzulegen hast! Es wird Zeiten geben, in denen du die Expertenrolle loslassen musst, um den anderen in deinem Team so erst die Möglichkeit zu geben zu lernen und selbstständig zu wachsen.

Falls du dich fragst, ob deinen “Expertenhut” aufsetzen sollst oder nicht, frage dich selbst:

• Verfügt mein Team über die richtige Ausbildung und das Wissen, um die Aufgabe so auszuführen, wie sie erledigt werden muss? Wenn nicht, kann es notwendig sein, als Experte einzugreifen und zu zeigen, wie es gemacht wird.
• Was sind die Risiken, wenn ich nicht als Experte eingreife?
• Welchen Nutzen hat jemand anderes in meinem Team, wenn er diese Arbeit übernimmt? Manchmal hilft es, den Expertenhut abzulegen und anderen die Chance zu geben, die Arbeit zu übernehmen.

2. Die Vorgesetzten-Rolle

Wenn du die Arbeit deiner Mitarbeitenden überwachen sollst, musst du den “Hut des Vorgesetzten” aufsetzen. Wenn du z. B. sehen möchtest, wie dein Teammitglied bei einer Präsentation vorankommt, kannst du ab und an mal über die Schulter schauen und später ein Feedback geben. Wenn du deinen Supervisor-Hut aufsetzt, bist du für dein Team da, um Fragen zu beantworten, um die Qualität ihrer Arbeit zu sichern und die gesamte Arbeit zu überprüfen, bevor sie an Kunden oder das Unternehmen übergeben wird.

Wann du deinen Supervisor-Hut aufsetzen solltest:

• Frage dein Team, wann es eine Aufsicht über seine Arbeit wünscht. Einige Teammitglieder werden sich von Anfang an über Autonomie freuen, während andere sich mit der Unterstützung einer Aufsicht wohler fühlen werden.
• Wenn dein Team etwas zum ersten Mal tut, kann es hilfreich sein, es während des gesamten Prozesses zu beaufsichtigen, da du so nützliches Feedback geben und gleichzeitig deine Erwartungen klären kannst.
• Wie gut verstehen die Mitarbeiter in deinem Team die erforderlichen Prozesse? Wenn das Verständnis gering ist, musst du die Aufsichtspflicht übernehmen.

3. Der Führungshut

Wenn dein Team größere Veränderungen durchläuft oder sich unmotiviert fühlt, ist es vielleicht an der Zeit, deinen “Chef-Hut” aufzusetzen. Hilf ihnen, das große Ganze zu sehen. Erinnere sie an ihre Aufgabe. Zeige ihnen ihren Einfluss. Gehe selbst mit gutem Beispiel voran.

Wenn du bemerkst, dass dein Team mit der Umstellung auf die Telearbeit (Homeoffice/Remote-Work) zu kämpfen hat, setzen deinen Chef-Hut auf, um es durch dieses neue Gebiet zu führen. Das bedeutet, dass du deinem Team alles Neue erklärst, damit es sich in dem ungewohnten Territorium zurechtfinden kann.

Bevor du dir den Chef-Hut aufsetzt, solltest du über folgendes nachdenken:

• Was motiviert jedes deiner Teammitglieder? Wenn du das “Warum” eines jeden verstehst, kannst du besser nachvollziehen, was zu tun ist, um die interne Motivation zu steigern.
• Zeige deinem Team, dass es dir am Herzen liegt. Menschen fühlen sich inspiriert, härter zu arbeiten, wenn sie das Gefühl haben, dass ihr Vorgesetzter ihr bestes Interesse im Sinn hat. Tue dies, indem du jeden einzelnen Mitarbeiter in Einzelgesprächen und Teambesprechungen persönlich kennenlernst.
• Gehe mit gutem Beispiel voran. Dein Team wird sich an deinen Handlungen orientieren, daher ist es wichtig, dass du das Verhalten vorlebst, welches du dir wünschst. Wenn dein Team vor Herausforderungen steht, ist es wichtig, dass du genau dann den Chef-Hut aufsetzt.

4. Der Trainerhut

Eines der besten Dinge, die du als Office Manager tun kannst, um dein Team weiter zu bringen, ist es, zu coachen.

Stelle dir vor, ein Mitarbeiter/-in kommt zu dir und hat eine Frage zu seiner/ihrer Arbeit. Es mag zwar schneller gehen, ihm die Antworten zu geben, aber durchdachte Coaching-Fragen helfen deinen Mitarbeitern oft, zu reflektieren und zu eigenen Schlussfolgerungen zu kommen. Das ist es, was zu ihrem Wachstum führt. Coaching im Sinne der Mitarbeiterentwicklung erfordert Soft Skills wie aktives Zuhören, Wahrnehmung und Einfühlungsvermögen. Es erfordert auch Geduld.

Ebenso macht es Sinn, den Coaching-Hut aufzusetzen, wenn ein Mitarbeiter eine festgefahrene Sichtweise auf etwas hat. Ganz gleich, ob es sich um einen Konflikt mit einem Kollegen/einer Kollegin handelt oder ob er an einer bestimmten Arbeitsweise festhält – es ist diene Aufgabe, den Mitarbeitern zu helfen, eine neue Perspektive zu gewinnen. Das kannst du tun, indem du sie bittest, die Situation aus einem anderen Blickwinkel zu betrachten.

Wann solltest du die Coaching Rolle nun einnehmen?:

• Wenn du bemerkst, dass deine Mitarbeiter dich immer um Antworten bitten, anstatt selbst nach Lösungen zu suchen. Nutzen dann das GROW-Modell, um ihnen zu helfen, ihre eigenen Lösungen zu finden.
• Wenn deine Mitarbeiter Interesse oder den Wunsch nach persönlicher Entwicklung äußern, helfe ihnen, einen Mentor in dem Bereich zu finden, in dem sie wachsen möchten.
• Erkenne, wann die Coaching-Rolle nicht ausreicht, um schwache Leistungen zu verbessern. Manchmal brauchen deine Mitarbeiter die Unterstützung eines gelernten Coaches, ein anderes mal braucht er wiederum einen strukturierteren Plan zur Leistungssteigerung.