Jeder Kommunikationskanal hat seine eigene Sprache und diese sollte gelernt sein. Man kennt die Geschichten hinter Missverständnissen in E-Mails. Eine unbeantwortete Nachricht wirkt ignorant, obwohl die Person sie vielleicht einfach nur übersehen hat. Andersherum fehlt einem in der ganzen Corona-Zeit vielleicht einfach nur ein kurzer Smalltalk unter Kollegen ohne produktiven Inhalt. Menschen sind kommunikative Wesen und das spiegelt sich auch in der Office-Kommunikation wider.
Online
Die Online-Kommunikation unterscheidet sich maßgeblich von der Offline-Kommunikation. Nach der grundlegenden Erkenntnis vom Kommunikationsmodell von Watzlawick spielt die nonverbale Kommunikation eine wichtige Rolle. Damit ist die Körpersprache und Mimik gemeint, mit der man kommuniziert ohne zu reden.
Leider kann das Fehlen von nonverbaler Sprache zu Missverständnissen und im schlimmsten Fall zu Fehlkommunikation führen. Genau das kann bei der Online-Kommunikation passieren. Um das zu vermeiden, solltest du dir folgende Online-Kommunikationskanäle genauer anschauen.
Bei der E-Mail Kommunikation gilt es, die Höflichkeit zu bewahren und wichtige Informationen auszutauschen. Jeder oder jede Mitarbeitende/r sollte immer vor Arbeitsbeginn seine Mails checken. Somit können wichtige Infos gar nicht übersehen werden. Wichtig ist, sich eindeutig auszudrücken und keine schwammigen Formulierungen zu verwenden. Das kann unter Umständen zu Fehlinterpretationen führen.
Zusätzlich solltest du nicht für jede Kleinigkeit eine Mail schreiben. Teilweise reicht es auch aus, schnell eine kurze Nachricht an jemanden zu schicken, wenn man schnell eine Antwort erwartet. E-Mails bieten eine gute Möglichkeit, um generelle Informationen über Events, Neuigkeiten oder ähnliches an viele Empfänger zu senden.
Videokonferenz
Videokonferenzen sind aktuell eine große Alternative zu Face-to-Face Meetings. Man kann die verbalen, sowohl als auch die nonverbalen Signale wahrnehmen. Somit gelingt die Kommunikation fast wie in einem direkten Gespräch. Dennoch gibt es hierbei ein paar mögliche Störsignale. Ob die Videokonferenz stattfindet oder nicht hängt an einer stabilen Internetverbindung. Wenn es da also hapert, kann es passieren, dass sich die Verbindung verzögert und die Kommunikation nicht reibungslos läuft.
Des Weiteren kann immer nur einer reden. Wenn zwei gleichzeitig reden, ist es immer ein großes Chaos und keiner versteht mehr etwas. Demnach ist es wichtig, einen oder eine Moderator/in im Vorhinein festzulegen, der oder die die ganze Konferenz moderiert und leitet. So wird dieses Chaos verhindert und die Videokonferenz kann reibungslos funktionieren.
Man sollte darauf achten klar zu stellen, ob es gewünscht ist die Webcam einzuschalten, oder ob das nicht nötig ist. Ohne Webcam, ist es für den oder die Moderator/in sehr anstrengend, da es kein direktes Feedback von den Mitarbeitenden gibt. Denn normalerweise kann man in den Gesichtern erkennen, ob etwas gut ankommt oder nicht.
Zusammengefasst, sollte man bei allen Videokonferenzen kleine Richtlinien aufstellen, damit die Kommunikation klappt. Am besten machen alle ihre Kameras an und die Mikrofone aus, damit es keine Störgeräusche gibt.
Direct Messages
Die einfachste und schnellste Art zu kommunizieren sind direct messages. Auf Deutsch gesagt: Direktnachrichten. Diese funktionieren nach dem ganz simplen Sender-Empfänger-Modell. Es gibt jemanden, der die Nachricht abschickt und jemanden der sie empfängt. Bei Gruppenchats kann es auch mehrere Empfänger geben.
Es gibt keinerlei nonverbale Kommunikation, was natürlich zu Missverständnissen einlädt. Daher muss man genau darauf achten, dass man sehr direkt und nicht interpretierbar schreibt. Allgemein gibt ein paar Regeln, die man beachten sollte.
Für kurze Absprachen sind direct messages eine perfekte Lösung, da man schnell zu einer Antwort und auch Lösung kommen kann. Für längere oder auch persönliche Gespräche, solltest du dir überlegen ein Meeting aufzusetzen oder einfach zu telefonieren.
Offline
Offline-Kommunikation ist die Art von Kommunikation, die es so lange gibt, wie es Menschen gibt. Aber offensichtlich hat sich auch das in den letzten Jahren deutlich gewandelt. Denn “normale” Kommunikation ist weitaus mehr als nur miteinander reden. Durch das Internet ist wie eben beschrieben ein großer Kommunikationskanal dazu gekommen.
Was sich nicht verändert hat, ist dass Menschen soziale Wesen sind, die auf Real-Life Interaktion und Verbindungen reagieren. Und weil eben das nicht immer Online funktioniert, hat die Offline-Kommunikation auch im Office eine große Bedeutung für die Mitarbeitenden.
Face-to-Face
Face-to-Face Interaktionen haben einen riesigen Input auf unser soziales Leben und somit auch auf unsere mentale Gesundheit. Daher solltest du nie unterschätzen, wie wichtig Smalltalk sein kann, um dich auszutauschen und sozial zu interagieren. Grundsätzlich haben Face-to-Face Gespräche noch viele Vorteile. Durch die Mimik und Gestik und Tonalität erfährt man deutlich mehr von einer Person, als nur über Chats oder über das Telefonieren. Also lernt man sich schnell besser kennen und die Zusammenarbeit kann besser funktionieren.
Zudem bekommt man eine direkte Reaktion ohne Wartezeiten zwischen den Antworten. Es kann zum Teil auch eine gewisse Wichtigkeit ausstrahlen, wenn man ein persönliches Gespräch vereinbart. Der wichtigste Punkt ist, dass persönliche Gespräche am effizientesten sind. Man kommt direkt auf den Punkt, da man mögliche Störungen vermeidet.
Zusammengefasst: Nichts geht über direkte Kommunikation. Das ist auch ein Grund, weshalb das Office auch nach der Pandemie essenziell ist und bleiben wird. Dennoch gibt es Momente, wo ein persönliches Gespräch durch einen Videocall oder aber auch durch eine kurze Nachricht ersetzt werden kann. Beispielsweise, wenn das Thema nicht unbedingt sehr wichtig oder dringlich ist oder man räumlich von einander getrennt ist.
Telefonate
Man glaubt es kaum, aber die Telefonate reihen sich auch in die Offline-Kommunikation ein. Kommunikativ gesehen sind sie sozusagen ein Face-To-Face Gespräch, nur, ohne dass man sich sieht. Telefonate geben einem Gespräch eine persönliche Note und man kann schnell die wichtigsten Dinge klären und vereinbaren.
Du bekommst trotzdem einige nonverbale Signale mit, wie zum Beispiel die Tonalität. Leider geht aber die visuelle Kommunikation verloren. Man sieht keine Gesichtsausdrücke und keine Körpersprache, welche viel über das Gegenüber verrät. Dennoch ist das manchmal gar nicht nötig, um Termine zu vereinbaren oder andere Absprachen zu tätigen.
Fazit: Wann kommuniziert man nun über welchen Kanal?
Grundsätzlich kann man sagen, dass die persönlichsten und wichtigsten Angelegenheiten in Person besprochen werden sollten. Dabei wird Vertrauen und Sicherheit gegeben und du gehst Missverständnissen aus dem Weg. Für alle weniger persönlichen Dinge kann man auch kurz telefonieren oder einen Videocall machen. Dabei ist es wichtig, dass du versuchst Störungen und Missverständnissen entgegenzuwirken und dich klar und unmissverständlich ausdrückst.
Für Absprachen innerhalb eines Teams oder übergreifend eignen sich Videocalls sehr gut. Alle können räumlich voneinander getrennt sein und am Meeting teilnehmen. Auch da ist es wichtig, bei kleineren Gruppen – wenn möglich – die Kamera anzumachen. So gehen Gesichtsausdrücke nicht verloren und der, der das Gespräch leitet, bekommt direktes Feedback. Zu guter Letzt reichen für alle kurzen Absprachen direct messages. So kann man auch Dokumente teilen, Termine ausmachen oder auch nur mal kurz fragen, wie es den anderen geht.
