Back to Office: Die besten Tipps, um das Office auf den hybriden Arbeitsalltag vorzubereiten.

Spätestens seit der Corona-Krise ist allen klar, dass Home-Office eine komfortable Alternative zum klassischen Büroalltag sein kann. Dementsprechend haben sich diverse Trends hinsichtlich hybridem Arbeiten – also einer Kombination aus der Arbeit von Remote, als auch aus dem Office – gebildet.

Nun neigt sich die Krise langsam dem Ende und Office Manager*innen stehen vor der Frage, wie in Zukunft der Büroalltag gestaltet wird. Dafür muss in erster Linie das Office darauf vorbereitet werden. Wie bereitet man nun das Büro auf Hybrid Working vor? Was gibt es dabei zu beachten?

Check ab, was die Erwartungen der Mitarbeiter*innen sind.

Es ist wichtig, grundsätzlich zu erfassen, was die Mitarbeiter*innen von einem neuen Büroalltag erwarten. Das könnte gegebenenfalls sehr unterschiedlich ausfallen. Die einen wünschen sich vielleicht wieder komplett ins Office zurückzukommen und andere wollen eventuell komplett von Remote arbeiten. Daher ist es essentiell, vorab eine kleine Umfrage zu starten, wo man eben genau diese Präferenzen abfragt. Nur dann kannst du auf diese Bedürfnisse eingehen und das Office vorbereiten. Deine Umfrage könnte wie folgt aussehen: 

• Wie zufrieden bist du mit der aktuellen Situation, in der du sowohl von zu Hause, als auch aus dem Büro arbeiten kannst?
• Von wo aus möchtest du nach der Corona-Zeit arbeiten?
• Wie oft planst du, nach der Corona-Zeit wieder ins Office zu kommen?
• Wie möchtest du deine Zeit im Office künftig am liebsten nutzen?
• Wie können wir dich in der aktuellen Situation noch besser unterstützen? Was brauchst du an technischer Ausstattung zu Hause?
• Was soll in Zukunft besser laufen als zuvor?

Wenn du all diese Fragen beantwortet bekommst, sollte sich schnell ein klares Bild ergeben, was noch zu tun ist und welche Erwartungen die Mitarbeitenden an das Office haben. 

Überlege dir, wie man die Räumlichkeiten vorbereiten könnte.

Wenn manche Mitarbeitende von zu Hause arbeiten und andere im Office sind, ist es wichtig das Office auch für eine kleinere Gruppe attraktiv zu gestalten. Die Mitarbeitenden kommen ins Büro um sich austauschen oder auch mal ein bisschen Ruhe zu genießen und produktiver zu arbeiten, da zu Hause eventuell die Kinder umherspringen. Für genau diese Bedürfnisse müssen Räume geschaffen werden.

Es sollte auch Meetingräume geben, wo man gegebenenfalls auch kleine Videokonferenzen mit Mitarbeitenden aus dem Home-Office gestalten kann. Allerdings sollte auch Platz für soziale Begegnungen geschaffen werden. Dafür könnte man Lounges oder andere Orte einrichten, wo man sich austauschen und gemütlich hinsetzen kann. Möglicherweise kannst du das Desksharing einführen. Sprich: jede oder jeder, der ins Office kommt, darf sich seinen Platz zum Arbeiten aussuchen. Generell gibt es aber weniger Arbeitsplätze als Mitarbeitende, da manche von Remote arbeiten und somit gar nicht so viele Plätze nötig sind. Damit kannst du vor allem Platz sparen, aber auch den zur Verfügung stehenden Platz optimaler nutzen. Zusammengefasst solltest du darauf achten, dass es folgende Räume gibt: 

• Lounges, zum gemütlich sitzen und sich austauschen
• Konferenzräume für kleine Teams
• Räume, wo es ruhig ist, zum konzentrierten Arbeiten
• Kleine Rückzugsmöglichkeiten zum Telefonieren oder für Online-Meetings, wo auch nicht unbedingt jeder oder jede mithören kann

Kurz und knapp heißt das, dass das Office so umgestaltet werden muss, das es nicht nur ein Ort ist, wo die Mitarbeitenden ihre Arbeit erledigen. Es sollte ein Ort sein, wo Ideen, Innovationen und soziale Interaktionen entwickelt werden und stattfinden. Um zu verstehen, von welchen Bereichen am meisten benötigt wird, kannst du auf die Learnings aus deiner Umfrage zurückgreifen. 

Recherchiere, welche Tools und Apps praktisch sein könnten.

Ebenso wichtig wie die physischen Räume im Office sind virtuelle Räume, wo man sich austauschen kann und sich auch gegenseitig motivieren kann. Wenn manche Mitarbeitende zu 100% von Remote arbeiten, kann es passieren, dass sie sich irgendwann vergessen fühlen könnten. Hier kannst du vorbeugen, beispielsweise durch virtuelle Veranstaltungen, seien es regelmäßige Meetings oder auch virtuelle Yoga-Sessions oder ähnliches. 

Dafür nutzt ihr vermutlich auch schon die wichtigsten Kommunikations-Tools wie Slack, Zoom oder Microsoft Teams.

Zum Brainstormen oder zum Frameworks erstellen, bieten sich digitale Whiteboards hervorragend an. Dafür gibt es natürlich auch diverse Plattformen. Beispielsweise eignet sich die Plattform Miro dafür sehr gut oder aber auch Stormboard. Die Vorteile sind, dass man gleichzeitig auf ein Board zugreifen kann und es diverse Mindmapping Tools gibt. So lassen sich erste Ideen digital visualisieren.

Zur Koordination und Organisierung sind auch andere Tools und Apps sehr wichtig. Gerade mit dem Hintergrund der Pandemie ist es wichtig, zu wissen wie viele Menschen sich im Office aufhalten und auch wer im Office ist. Dafür bietet beispielsweise das Tool Yoffix eine gute Lösung. Dort kann man genau eintragen, wer wann wo arbeitet. Zusätzlich lassen sich dort noch andere Funktionen integrieren, wie zum Beispiel der Google Kalender.

Damit die Mitarbeitenden ihren Kalender gut organisieren können, benötigen sie praktische Tools wie Calendly. Dort kann man direkt einen verfügbaren Timeslot bei Kollegen buchen und somit direkt, ohne unnötig viel E-Mail-Verkehr, einen Termin fixen. Das kann dann auch direkt im Google Kalender integriert werden. 

Neben den ganzen praktischen Tools gibt es auch welche zum Vergnügen und zum Interagieren. Diese können außerhalb des stressigen Büroalltages Spaß bereiten, aber auch die Mitarbeitenden aus dem Home-Office mit den anderen Kollegen zusammenbringen. Hierfür gibt es Tools, wie GatherTown, wo man sich in einem virtuellen Büro befindet und zusammen verschiedenste Spiele spielen kann. Aber es gibt natürlich noch viele mehr, bei den du schauen kannst, wie sie angenommen werden. Da lohnt sich ruhig ein kleines bisschen herumprobieren.

Grundsätzlich kann man sagen, dass du für dich und dein Office die besten Tools und Apps finden musst. Jeder Mitarbeitende sollte damit vertraut werden und damit arbeiten können. So gelingt auch gutes virtuelles Zusammenarbeiten! 

Schaffe Motivation, damit die Mitarbeiter*innen gerne ins Office zurückkommen.

Jeder kennt es, dass im Home-Office arbeiten sehr, sehr bequem sein kann. Man muss nicht die Strecke zum Büro auf sich nehmen und man muss sich nicht unbedingt aus der Komfortzone bewegen. Aber es gibt auch viele gute Gründe wieder ins Office zu kommen. Genau diese Gründe muss der oder die Office Manager*in unterstreichen und Motivation schaffen, dass die Mitarbeitenden gerne wieder aus dem Büro arbeiten. Dazu gehören alle möglichen Strategien. Zum Beispiel eignen sich – sofern es Corona zulässt -, Events oder aber auch eine richtig gute Kaffeemaschine im Office ;-)! 

Wichtig ist es, den Mitarbeitenden ein gutes Gefühl zu vermitteln und dass sie unter anderem in die Coronaschutzmaßnahmen Vertrauen haben. Sie sollten keine Angst oder ein schlechtes Gefühl haben ins Office zu kommen. Zusammenfassend kann man also sagen, dass es wichtig ist, die Mitarbeitenden zu motivieren wieder ins Office zu kommen und sich dort auch wohlzufühlen. 

Falls du noch mehr Tipps brauchen solltest, wie du die Mitarbeiter motivierst ins Office zurückzukehren, lohnt es sich mal bei diesem Artikel vorbeizuschauen. 

Fazit 

All in All, lässt sich sagen, dass Hybrid Working richtig gut funktioniert, wenn alles gut vorbereitet ist. Dazu gehören bekanntlich viele Bereiche, wie die Kommunikation, die Technik, aber auch das ganze “Drumherum”.  Mit der richtigen Planung und den richtigen Tools steht also dem Hybrid Working Alltag nichts mehr im Weg!