Zweifellos wirst du ständig gebeten, Dinge für andere Menschen zu tun. Vielleicht planst oder träumst du schon von deinem nächsten Urlaub bzw. hast diesen schon geplant. Doch wie kann das Office ohne dich überleben? Um sicherzustellen, dass das Office nicht komplett in Unordnung gerät, solltest du schon vorab eine Checkliste mit zu erledigenden Dingen erstellen.
Hier sind einige Punkte, die du unbedingt berücksichtigen solltest:
Lieferanten absagen
Stelle sicher, dass kein großer Nachschub an Büroartikeln eintrifft. Setze dich im Voraus mit den Lieferanten in Verbindung und frage nach, ob ein neuer Termin vereinbart werden kann, sobald du zurück bist. Um auf Nummer sicherzugehen, rufe lieber an und schreibe keine E-Mail.
Liefertermine wechseln
Obwohl jeder Snacks liebt, möchte niemand zufällig mit dem Auspacken und Organisieren von Kisten mit Lebensmitteln belastet werden. Solltest du einen Lieferservice nutzen, plane die Lieferungen kurz vor deiner Abreise und direkt nach deiner Rückkehr. Auf diese Weise ist die Küche für die Zeit deiner Abwesenheit vollständig gefüllt und die Wartezeit bis zur Wiederauffüllung ist minimal.
Müllabfuhr und Reinigung
Nur weil du im Urlaub bist, werde deine Kollegen nicht aufhören, Müll zu produzieren. Solltest du für die Müllabfuhr und die Reinigung im Büro verantwortlich sein, solltest du vorplanen, dass der Müll pünktlich abgeholt wird. Derselbe gilt für beispielsweise gebuchte Reinigungskräfte. Vor deiner Abreise sollte das Reinigungspersonal klare Anweisungen bekommen, als auch von deiner Abwesenheit informiert werden.
Verschiebe die Starttermine für neue Mitarbeiter
Einer der wichtigsten Aufgaben von Office Manager ist beispielsweise auch das Onboarding von neuen Mitarbeitern. Es kann daher passieren, dass ein neuer Mitarbeiter draußen vor der Tür wartet und keine Schlüsselkarte hat. Überprüfe unbedingt vor deinem Urlaub, ob neue Mitarbeiter in diesem Zeitraum bei euch anfangen. Im Idealfall übernimmt einer deiner Kollegen das Onboarding.
Richte eine E-Mail-Erinnerung ein
Kurz bevor du deinen Urlaub antrittst, solltest du eine E-Mail an deiner Kollegen verschicken. Informiere diese, dass du im Urlaub bist. Auch, wenn es vielleicht nur ein oder zwei Tage sind. Des Weiteren ist es wichtig, eine automatische E-Mail Antwort einzurichten.
Somit werden möglich wichtige E-Mail Anfragen sofort beantwortet und es gibt keine Verwirrung. Denke außerdem daran, Slack und anderen Anwendung auf “abwesend” zu stellen.
