Neeva Kaliebe verantwortet das Office Management bei HelloFresh: vom Front Desk, über das Employee Engagement bis hin zu externen Service-Dienstleistern bedient sie tagtäglich zusammen mit ihrem Team etliche Spielarten des Office Managements. Wie sie es schafft, dabei nie den Überblick zu verlieren, welche smarten Tools und Tricks ihr den Alltag erleichtern und worauf es im Office Management ihrer Meinung nach wirklich ankommt, erklärt sie jeden Monat exklusiv auf goodworkvibes.de!
Warum Office Manager gerade jetzt mehr denn je gebraucht werden
Liebe Office Manager, wir sind das Lächeln am Morgen, wenn man das Büro betritt. Wir sind die, mit denen man gerne in der Küche über die letzte Firmenfeier spricht. Wir sind das Herz des Büros und die, die immer mit der Hands-on-Mentality glänzen. Wir sind die Macher, die Allrounder und die kreativen Ideenfinder.
Auf einmal: Abstandsregelungen, Online-Meetings, Maskenpflicht und schließlich Home Office. Events mussten abgesagt werden, persönlicher Austausch bekam einen bitteren Beigeschmack und eine inspirierende Büro-Atmosphäre zu schaffen, geriet durch die nötigen Sicherheitsmaßnahmen in den Hintergrund.
Plötzlich machte sich bei mir – und sicher auch bei vielen von euch – ein Gedanke breit: Was habe ich noch beizutragen, wenn ich das Büro nicht mehr betreue? Wann gehen wir wieder in die Normalität über? Wird mein Berufsfeld überhaupt noch gebraucht in der Zukunft? Wie soll ich meinen Job machen, wenn alle nur noch digital unterwegs sind?
Wem ist es zu verdenken? Wir mussten in kürzester Zeit umdenken und verstehen lernen, komplett neue digitale Räume zu nutzen. Wir mussten Einheitsgefühl neu definieren, wertschätzende Kommunikation über digitale Medien lernen und unser Gehirn in Bezug auf antrainierte Verhaltensweisen komplett umprogrammieren.
Was mir persönlich bei beruflichen Selbstzweifeln sehr geholfen hat, war mich zu fragen: “Was tut die Situation Gutes für mich?”. Dadurch eröffnete sich mir ein völlig neuer Blickwinkel. Ich hörte auf, mich darauf zu fokussieren, das Problem zu analysieren, sondern verschob den Fokus auf das, was die Welt Gutes für mich bereithielt, auch wenn es so schien, als sei sie ein wenig aus den Fugen geraten.
Auch Firmen mussten ihre internen Strukturen und Strategien überdenken, um herauszufinden, welche Positionen überhaupt noch nützlich für den Erhalt und Erfolg des Unternehmens waren. Office Manager, Office Assistants, Facility Manager und Co. mussten in vielen Fällen als Erstes dran glauben, denn auch hier wurden wieder Fragen in den Raum geworfen: Wozu braucht man einen Office Manager wenn alle von zu Hause arbeiten? Wenn das Office im wahrsten Sinne nicht mehr betreut werden muss?
Und genau das war der Trugschluss – wie sich mittlerweile nach fast einem Jahr in der Pandemie herausgestellt hat. Office Manager und verwandte Rollen werden derzeit mehr denn je gebraucht, auch wenn das bedeutet, dass Mitarbeiter- und Bürobetreuung neu definiert werden muss.
Doch wer soll die Systeme, in denen wir uns beruflich bewegen, verändern, wenn nicht wir? Und wann, wenn nicht jetzt? Denn die Zukunft wird nicht morgen gestaltet, sondern heute! Wir alle können den Fortschritt mitgestalten.
Alles verändert sich jederzeit! Die Veränderung ist nicht aufzuhalten. So sollten auch wir, die kreativen Problemlöser, keineswegs stehen bleiben. Ich sehe vor allem ein unglaublich großes Potenzial in der Digitalisierung unseres Aufgabenbereiches. Denn besteht unsere Aufgabe wirklich darin, das Office zu betreuen oder ist das Office hier nicht im wesentlich ein Sinnbild? Letztendlich zielt unsere Rolle doch immer darauf ab, das Wohlbefinden und damit die Produktivität der Mitarbeiter:innen zu erhöhen und sie im besten Fall so lange wie möglich als Teil der Firma zu erhalten. Die Community unserer Firma wird durch uns geformt und wenn Gemeinschaftsgefühl gebraucht wird, dann gerade jetzt.
Wir haben bereits Anlauf genommen und fangen an, Mitarbeiter-Service, Employee Engagement und Zusammengehörigkeitsgefühl neu zu definieren. Events, Workshops oder einfache Meetings können zu einem Online-Erlebnis werden, für Personen aus der ganzen Welt. Der digitale Raum, der uns vielleicht noch skeptisch macht, wo wir doch immer am liebsten Face-to-face mit den Kollegen gesprochen haben, kann zu unserer neuen Stärke werden, um mehr Inklusion zu schaffen und unserer Kreativität keine Grenzen mehr zu setzen. Wir müssen uns nur trauen, Gewohnheiten, Prozesse und Veraltetes aufzubrechen.
Natürlich bedeutet New Work nicht automatisch, dass alle happy und zufrieden sind. Es braucht Konflikte sowie konstruktive Kritik, um eine Veränderung herbei zu führen. Diese Reibung bedeutet doch, dass der Fortschritt schon hinter der nächsten Ecke wartet. Ich möchte euch gerne einladen, hier mit mir das Chaos anzuerkennen und uns gemeinsam Fragen zu stellen, wie:
- “Was wollen wir?”,
- “Wie wollen wir uns weiterentwickeln?”
- und “Wer ist das neue Wir überhaupt?”.
In den kommenden Monaten freue ich mich darauf, euch allen, die sich in der Neufindung befinden, spannende Beiträge zu Digitalisierung, Produktivität und generell New Work hier bei goodworkvibes zu bieten und die Zukunft des Office Managements zu schreiben.
Eure Neeva
