Lange Kommunikationswege und ständige Störgeräusche erschweren Office Manager*innen ungemein den Workflow und somit auch die Produktivität. Man kennt es, dass ein unnötig langer E-Mail-Verkehr es total erschwert, das Problem auf den Punkt zu bringen, obwohl man auch einfach kurz telefonieren könnte. Oder wenn Kolleg*innen sich nicht trauen im Meeting zu sprechen und erst viel später mit allen Punkten kommen, obwohl es hätte auch im Meeting gesagt werden können. In diesem Beitrag wollen wir dir Tipps mit an die Hand geben, wie du die Kommunikation im Office so effizient wie möglich gestalten kannst.
Was bedeutet eigentlich effiziente Kommunikation?
Es ist vor allem im Berufsalltag wichtig, nicht nur viel zu kommunizieren, sondern eben auch effizient. Das bedeutet im Groben, dass Kommunikationsprozesse, wie zum Beispiel Meetings, gut strukturiert sind. Dadurch wird die Zeit sinnvoll und intensiv genutzt und man erreicht leichter seine Ziele. Das lässt sich aber nicht nur auf Meetings beziehen, sondern auch in der gesamten Kommunikation im Unternehmen, wie beispielsweise die Kommunikation auf bestimmten Plattformen, wie Slack oder Microsoft Teams, aber auch der E-Mail-Verkehr sollte eine gewisse Etikette aufweisen.
Welche Tipps und Tricks gibt, um die Kommunikation so effizient wie möglich zu gestalten?
Tipp 1: Nicht allzu häufig Mails abrufen und manchmal lieber telefonieren
Viele Mitarbeitenden werden von Mails überflutetet und alle erscheinen unfassbar dringlich. Das häufige Mail-checken oder gar Push-Benachrichtigungen können den Workflow ungemein stören. Versuche dir deshalb bewusst Zeit für deine Mails zu nehmen und dafür am Tag nur 2 Mal deine Mails zu checken. So wirst du nicht dauerhaft von Push-Benachrichtigungen abgelenkt und kannst im Workflow bleiben. Bei kleineren Anfragen kannst du dir überlegen, nicht lieber zum Hörer zu greifen und deine Kolleg*innen anzurufen. Das geht doch schneller und ist somit auch effizienter.
Tipp 2: Geh vorbereitet in Meetings und nimm aktiv teil.
Als Office Manager*in hast du vermutlich viele Meetings, wo gebrainstormt wird oder einfach dringliche Dinge besprochen werden. Damit das Meeting nicht total planlos verläuft, solltest du dir vorher ein paar Gedanken machen, worum es in dem Meeting geht und was du sagen möchtest. Nur so wird die Zeit des Meetings sinnvoll genutzt und es ist keine “tote” Zeit.
Außerdem ist es total wichtig, auch wirklich teilzunehmen. Das bedeutet im Konkreten, wenn du etwas sagen möchtest, dann trau dich ruhig. Wenn du konstruktive Kritik hast, kannst du das auch äußern. Denn dein Input ist mindestens genauso wichtig, wie das von deinen Kolleg*innen. Und genau das bringt dein Team oder deine Kolleg*innen weiter und steigert die Effizienz.
Tipp 3: Benutze die richtigen Tools
Besonders wichtig für eine effiziente Kommunikation im Unternehmen sind die richtigen Tools. In welchem Fall solltest du eine Mail schreiben? Wann ist es sinnvoll, ein Meeting aufzusetzen? Wann reicht eine einfache Nachricht auf Slack oder Teams? All das sind wichtige Fragen, wenn es um Effizienz geht. Grundsätzlich kann man sagen, dass Mails immer sinnvoll sind für offizielle Themen, die nicht direkt super dringlich sind. Zum Beispiel möchtest du deine Mitarbeitenden informieren, dass neue Events anstehen oder dass es eine neue Policy im Office gibt. Dann lohnt es sich auf jeden Fall eine Rundmail an alle Mitarbeitenden zu schicken, da du davon ausgehen kannst, dass jeder Mitarbeitende seine Mails liest.
Wenn du eine kurze Frage an einen Kollegen oder eine Kollegin hast, kannst du ihm oder ihr einfach schnell über ein Kommunikationssystem wie Slack oder Teams schreiben. Falls du wichtige Dinge mit einem Team besprechen möchtest, lohnt es sich ein Meeting aufzusetzen.
Ein Mitglied aus unserer Community gab uns den Tipp als Office Manager*in ein Ticketsystem zu verwenden. Da kannst du Anfragen von Mitarbeitenden priorisieren und sammeln lassen. So wirst du nicht ständig von allen Seiten Dinge befragt, sondern hast alles auf einen Blick und kannst sie nach und nach abarbeiten.
Tipps 4: Sei offen und ehrlich mit neuen Vorschlägen
Deine Kolleg*innen sind wahre Inspirationsquellen fürs Office Management. Daher ist es super wichtig, immer ein offenes Ohr für neue Ideen zu haben. Wenn dir ein Vorschlag nicht gefällt, kannst du offen und ehrlich deine konstruktive Kritik äußern oder einfach sagen, warum das nicht umsetzbar ist. Du kannst nicht jeden Wunsch erfüllen, aber so verstehen deine Kolleg*innen auch, warum das nicht möglich ist und fragen nicht noch weitere zehn Male. Das erleichtert dir den Umgang mit Anregungen und Wünschen und deine Kolleg*innen wissen trotzdem, dass sie dir jederzeit Ideen geben können. Außerdem schadet es nie, offen für Neues zu sein! 🙂
Um diese Vorschläge geordnet entgegenzunehmen, kannst du dir überlegen, ab und zu Aufrufe zu starten oder Ähnliches. Beispielsweise kannst du eine Rundmail schicken, wo du fragst, was sich die Mitarbeiter*innen für Teamevents vorstellen oder, wie ein neuer Raum gestaltet werden soll. So kannst du alle Ideen sammeln und dann abstimmen lassen. Das erleichtert dir den Arbeitsalltag und steigert deinen Workflow, da alles schön effizient und geordnet ist.
