Du möchtest für dein Unternehmen einen ersten Nachhaltigkeitsbericht erstellen und fragst dich, wie du anfangen sollst? Ab dem Geschäftsjahr 2017 werden kapitalmarktorientierte Unternehmen gemäß der EU Richtlinie 95/2014 dazu verpflichtet, über ihre Tätigkeiten im Bereich CSR in Form eines nicht finanziellen Lageberichts zu berichten. Unter der Corporate Social Responsibility, kurz CSR, wird die Verantwortung von Unternehmen gegenüber der Gesellschaft und Umwelt verstanden. In diesem Blogbeitrag beschreiben wir den Prozess der Erstellung – von der ersten Idee bis zum fertigen Produkt. Wir von goodworkvibes geben Tipps, worauf du achten musst und an welchen Stellen sich externe Unterstützung lohnt.

Welche Vorteile bietet ein Nachhaltigkeitsbericht?

Gute Nachhaltigkeitsberichterstattung wirkt mehrfach: Neben der reinen Erfüllung der Berichtspflicht bietet ein CSR-Bericht auch zahlreiche Vorteile. Mit der umfassenden Berichtserstattung sichern sich Unternehmen das Vertrauen von Investoren, Kunden und Stakeholdern. Weiterhin werden Prozesse in der Lieferantenkette transparenter und Risiken minimiert. Im Nachhaltigkeitsbericht präsentiert und reflektiert ein Unternehmen seine Nachhaltigkeitsstrategie und -leistungen.  Je transparenter und umfassender ein Bericht ist, desto höher sind die Chancen auf die Auszeichnung im Ranking der Nachhaltigkeitsberichte.

Wer muss einen Nachhaltigkeitsbericht erstellen?

Seit dem 1. Januar 2017 gilt eine “neue” CSR-Berichtspflicht. Der Berichtspflicht unterliegen alle Unternehmen, die im Durchschnitt mehr als 500 Mitarbeiter haben, mehr als 40 Mio. EUR Umsatzerlöse erwirtschaften oder deren Bilanzsumme mehr als 20 Mio. EUR beträgt. Nach dieser Regelung müssen zwar kleine und mittelständische Unternehmen keinen CSR-Bericht erstellen. Allerdings sind sie indirekt betroffen, wenn sie Zulieferer eines börsennotierten Unternehmens sind und dieses nun zusätzliche Informationen für die Erstellung des Nachhaltigkeitsberichtes benötigt.

Nachhaltigkeitsbericht Grundlagen

1. Konzept erstellen

Bevor du dich in die Themenfindung und die Texterstellung stürzt, braucht es ein schlüssiges Konzept – sowohl für die Inhalte als auch für das Layout. Ein guter Bericht hat einen klaren roten Faden. Er macht es dem Leser möglichst einfach, durch die Vielfalt an Themen zu navigieren. Suche nach einem Schwerpunktthema oder einem Aufhänger, um dem Bericht eine klare Ausrichtung zu geben. Müssen eventuell noch neue Fotos gemacht werden – beispielsweise vom Vorstand? Dann solltest du das bereits jetzt in die Wege leiten – und nicht erst, wenn das Layout dran ist.

Außerdem solltest du darüber nachdenken, ob, und wenn ja welche, externen Standards dein Bericht erfüllen soll. Infrage kommen beispielsweise die Standards der Global Reporting Initiative (GRI) oder die des Deutschen Nachhaltigkeitskodex.

Hier findest du die drei wichtigsten Rahmenwerke für die Nachhaltigkeitsberichterstattung im Überblick:

  • Deutscher Nachhaltigkeitskodex: Der Deutsche Nachhaltigkeitskodex ist ein branchenübergreifender Standard für die Nachhaltigkeitsberichterstattung. Er richtet sich an kleine und große, private und öffentliche Unternehmen, die berichtspflichtig sind oder die ihre Stakeholder freiwillig über ihre Nachhaltigkeitleistung informieren wollen.
  • Global Reporting Initiative: Die Global Reporting Initiative (GRI) mit Sitz in Amsterdam ist eine gemeinnützige Organisation, die international anerkannte Standards für die Nachhaltigkeitsberichterstattung herausgibt. Insbesondere für Großunternehmen ist die Berichterstattung nach GRI der Quasi-Standard.
  • UN Global Compact: Beim UN Global Compact handelt es sich um die weltweit größte Initiative für verantwortungsvolle Unternehmensführung. Die Mitglieder der Initiative verpflichten sich dazu, zehn universelle Prinzipien für eine nachhaltige Weltwirtschaft zu befolgen und jährlich über ihre Fortschritte zu berichten.

2. Wesentlichkeitsanalyse durchführen

Für die Erfüllung bestimmter Standards ist es erforderlich, eine Wesentlichkeitsanalyse (Engl.: Materiality Analysis) durchzuführen. Sie dient dazu, die Nachhaltigkeitsthemen zu ermitteln, die für dein Unternehmen von wesentlicher Bedeutung sind. So kann für ein Hotel die Vermeidung von Lebensmittelabfällen ein wesentliches Thema sein, während sich eine mittelständische Papierfabrik eher mit dem Wasserverbrauch in der Produktion auseinandersetzen muss. Diese Themen für das eigene Unternehmen zu identifizieren, hat mehrere Vorteile:

  1. Mithilfe einer Wesentlichkeitsanalyse kannst du ganz gezielt dein operatives Nachhaltigkeitsmanagement verbessern und
  2. relevante Themen für deinen Nachhaltigkeitsbericht ausfindig machen.

Ergebnis einer solchen Analyse ist in der Regel eine Wesentlichkeitsmatrix. Sie veranschaulicht Themen, die aus Perspektive der Stakeholder besonders relevant sind, und solche, die einen großen Einfluss auf Wirtschaft, Umwelt und Gesellschaft haben.

Weitere Informationen und Beispiele findest du hier: Die Wesentlichkeitsanalyse im Deutschen Nachhaltigkeitskodex

3. Daten & Fakten recherchieren

Die Basis eines guten Nachhaltigkeitsberichtes sind zuverlässigen Informationen und Kennzahlen. Die Informationen kannst du zum Beispiel mithilfe von Fragebögen erheben, die Sie von den zuständigen Fachkollegen/-innen ausfüllen lassen. Bei der Erstellung dieser Fragebögen kannst du dich an den bereits genannten externen Standards orientieren – auch wenn du gar nicht vorhast, diese offiziell zu erfüllen. Liegt der Großteil der benötigten Daten und Informationen vor, müssen diese für die Texterstellung vorbereitet werden. So kannst du zum Beispiel alle Informationen, die benötigt werden, um ein bestimmtes Unterkapitel zu schreiben, in einem Dokument zusammenstellen.

4. Texte für den CSR-Bericht erstellen

Langsam aber sicher nimmt der Bericht Form an: Die Texterstellung beginnt. Je nach Zeitplan und Umfang des Berichts braucht es hierfür ggf. mehr als eine Person. Gerade bei Erstberichten ist der Aufwand vergleichsweise hoch. Denn alles, was in deinem Bericht Platz finden soll, muss von Grund auf neu konzipiert und geschrieben werden. In den Folgejahren kannst du dann auf Bestandstexte zurückgreifen und diese um neue Informationen aus dem jeweiligen Berichtszeitraum ergänzen.

Ganz gleich, ob du die Texte intern schreibst oder an einen Dritten abgibst: Unausweichlich sind Feedbackschleifen – sowohl mit der Person, die auf Unternehmensseite für den Bericht verantwortlich ist, als auch mit den relevanten Fachbereichen. Drei bis vier Schleifen sollten Sie sicherheitshalber einplanen. Der Bericht soll nicht nur auf Deutsch, sondern auch in weiteren Sprachen erscheinen? Dann wäre jetzt auch der richtige Zeitpunkt, geeignete Dienstleister/-innen für die Übersetzung zu suchen.

5. Nachhaltigkeitsbericht layouten lassen 

Das Layout spielt eine wichtige Rolle dafür, wie gerne der Bericht gelesen wird. Eine unübersichtliche Aufmachung und schlechtes Bildmaterial können im schlimmsten Fall dazu führen, dass Leser/-innen den Bericht links liegen lassen. Um dieser Gefahr aus dem Weg zu gehen, greife am besten auf einen (externen) Dienstleister wie eine Designagentur oder einen freien Grafiker zurück. Frage dich: Wer ist meine Zielgruppe? Um das Beispiel von oben noch einmal aufzugreifen: Der Nachhaltigkeitsbericht eines Hotels, das damit hauptsächlich seine Gäste erreichen möchte, wird anders aussehen als der einer Papierfabrik, die den Bericht primär für ihre B2B-Kunden schreibt. Neben Bildern solltest du auch über visuelle Elemente wie Grafiken, Tabellen oder Diagramme nachdenken. Sie helfen, den Berichtstext aufzulockern und erleichtern das Verständnis. Darüber hinaus gilt es natürlich, das eigene Corporate Design zu berücksichtigen!

Was macht man am besten damit? – 3 Tipps.

Wichtig ist, dass die Nachhaltigkeitsberichterstattung nicht einfach in der Schublade verschwindet. Kommunikatoren können und sollten die investierte Arbeit nutzen – am besten sogar das ganze Jahr hindurch. Hier gibt es drei Tipps dazu:

  • Nachhaltigkeitsbericht als Datengrundlage nutzen:
    Die erhobenen Daten stellen eine gute Grundlage für kommunikative Maßnahmen dar. Welche Themen/Problematiken im Bereich Nachhaltigkeit sind für dein Unternehmen relevant? Welche Ziele gibt es, was wurde bereits erreicht? Ein kurzer Workshop mit Reporting-Verantwortlichen hilft, relevante Themen und Geschichten aufzudecken und in die Themenplanung zu integrieren.
  • Sich Zeit nehmen für eine ansprechende Informationsaufbereitung:
    Lässt sich der verbesserte ökologischen Fußabruck in einer (interaktiven) Infografik darstellen? Wie lange läuft ein Kühlschrank mit dem eingesparten Strom? Eine langfristige Themenplanung ermöglicht es, auch trockene Zahlen und Fakten ansprechend aufzuarbeiten.
  • Vertrauen aufbauen durch transparente Kommunikation:
    Ein Nachhaltigkeitsbericht alleine ist noch keine Auszeichnung für besonders vorbildliches Verhalten. Er zeigt auch Herausforderungen und Verbesserungspotenzial auf. Erzähle von verfehlten Zielen und begründe sie. Das baut Vertrauen auf und erhöht den Goodwill gegenüber der Firma. Langfristig lohnt es sich nicht, negative soziale oder ökologische Auswirkungen “unter den Teppich zu kehren”.

Geschafft – oder doch nicht?

Mit der Erstellung allein ist es leider noch nicht getan. Denn nun müssen deine Kunden/-innen und Mitarbeiter/-innen ja auch noch davon erfahren, dass es deinen Bericht überhaupt gibt. Hier ist die PR-Stelle gefragt. Schreibe zusätzlich Pressemitteilungen zur Veröffentlichung des Berichts und weise auf allen Kommunikationskanälen des Unternehmens darauf hin. In den Folgejahren kannst du außerdem darüber nachdenken, den Bericht von einer externen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft prüfen zu lassen. Das erhöht dessen Glaubwürdigkeit.