Beim Kaffee hört der Spaß auf. Ein frisch gebrühter Kaffee am Morgen, ein konzentrationsfördernder Espresso nach dem Mahl oder ein genussvoller Latte Macchiato am Nachmittag: Kaffee ist für viele Menschen ein Ritual, das sie auch im Büroalltag nicht missen möchten. Er steigert (jedenfalls will man es meinen) die Zufriedenheit und die Leistungsfähigkeit. Um deinen Kollegen eine individuelle Kaffeezubereitung zu ermöglichen, solltest Du bei der Auswahl der Kaffeemaschine ein paar Kriterien beachten. Denn Kaffeemaschine ist nicht gleich Kaffeemaschine! Worin sich Filter, Pads und Co unterschieden, das erfährst Du hier!

Schritt 1: Grundlegende Fragen abklären

Bevor Du dich für eine bestimmte Kaffeemaschine entscheidest, solltest Du dir folgende Fragen stellen:

Wie viele Mitarbeiter hat mein Unternehmen?

Wie viele Personen (Kollegen, Kunden und Besucher) werden die Kaffeemaschine nutzen? Man unterscheidet im Allgemeinen folgende Tassenleistungen:

  • <30 Tassen pro Tag
  • < 60 Tassen pro Tag
  • < 120 Tassen pro Tag
  • < 180 Tassen pro Tag
  • > 180 Tassen pro Tag

Nach diesen Kriterien lassen sich bereits die ersten Kaffeemaschinen herausfiltern. Dazu kommen wir später.

Welche Heißgetränke wie Kaffee, Tee und Kakao werden am liebsten getrunken?

Am besten ist es, wenn du vor der Anschaffung einer Kaffeemaschine das Kollegium nach seinen Vortlieben und Wünschen (im Bezug auf die Kaffeezubereitung) befragst. Meistens entscheidet sich hier bereits, ob vorwiegend Filterkaffee getrunken wird oder extravagante Kaffee-, Tee- und Kakaospezialitäten erwünscht sind.

Soll der Kaffee mit Frischmilch oder Milchpulver zubereitet werden?

Man unterscheidet bei professionellen Kaffeemaschinen zwei große Gruppen: Kaffeemaschinen mit Frischmilch und Kaffeemaschinen mit Milchpulver. Die Vor- und Nachteile beider Gruppen haben wir für dich hier zusammengefasst:

Vorteile Frischmilch

  • Alle wertvollen Inhaltsstoffe bleiben erhalten
  • Frische Milch hat keine Zusatzstoffe und enthält nur natürlichen Zucker
  • Sofern Du haltbare Milch verwendest, ist diese lange haltbar und gut zu lagern.

Nachteile Frischmilch

  • Reinigungsintensiver als Milchpulver
  • Höherer Beschaffungsaufwand (regelmäßige Einkäufe)
  • Geöffnete Milch muss schnell verbraucht werden
  • Milch muss gekühlt werden

Vorteile Milchpulver

  • Weniger Reinigungsaufwand
  • Leichte Lagerung
  • Leichter Einkauf
  • Lange Haltbarkeit des (geöffneten) Milchpulver

Nachteile Milchpulver

  • Bei einigen Milchpulvern sind ungesunde E-Stoffe enthalten
  • schmeckt nicht jedem

Soll der Kaffee für die Kollegen frei erhältlich sein oder wird ein Bezahlsystem eingerichtet?

Sofern deine Kollegen an den Kosten der Kaffeeversorgung beteiligt werden sollen, benötigt der Kaffeeautomat ein Abrechnungssystem. Hier unterscheidet man zwischen bargeldlosen und bargeldbasierten Systemen. Bargeldlose Systeme funktionieren über Wertkarten. Bei bargeldlosen Abrechnungssystemen sind auch komplexere Preismodelle möglich. Zum Beispiel ist es möglich, dass man den Kaffee für Auszubildende günstiger anbietet als für die Festangestellten.

Wie viel Platz steht zum Aufstellen der Kaffeemaschine zur Verfügung?

Stehen für deine Kollegen mehrere Teeküchen zur Verfügung oder soll die Kaffeeversorgung zentral an einem Ort abgewickelt werden? Obwohl diese Entscheidung immer auf dem Einzelfall beruht, ist die dezentrale Bereitstellung von Kaffeevollautomaten oder Filtermaschinen häufig zu empfehlen. So können vor allem zu Stoßzeiten wie der Frühstücks- oder Mittagspause lange Wartezeiten vermieden werden. Steht ausreichend Platz in verschiedenen Teeküchen zur Verfügung, ist es meist sinnvoll, mehrere kleine Maschinen statt einer großen aufzustellen. Vor allem während Corona ist es sinnvoll, Stoßzeiten zu vermeiden. Erst wenn alle Fragen geklärt sind, lässt sich die optimale Kaffeemaschine für dein Büro finden.

Das sind die beliebtesten Kaffeemaschinen-Typen fürs Büro

Siebträgermaschine

Vor allem eignet sich die Siebträgermaschine für anspruchsvolle Kaffeeliebhaber, die es „fancy” mögen. Sie ermöglicht die individuelle Abstimmung von Druck, Temperatur, Mahlgrad & Co. Trotz des tollen Schnick Schnacks eher aufwändig in der Handhabung, teuer in der Anschaffung und nicht unbedingt für den Büroalltag geeignet.

Vollautomaten

Vollautomaten verfügen über ein integriertes Mahlwerk und können individuell an das Unternehmen, die tägliche Tassenanzahl und an die persönlichen Vorlieben angepasst werden.  Sehr komfortabel, aber auch teuer in der Anschaffung und im Betrieb.

Filterkaffee

Den schnellen Kaffeegenuss erreichen Du und deine Kollegen mit normalen Filterkaffee-Maschinen. Dank der eingebauten Vorbrüh-Option ist der Filterkaffee immer verfügbar und wird (bei Bedarf) warm gehalten. Diese Zubereitungsart eignet sich für größere Büros, aber auch für Kongresse und Seminare.

Die Pad-Maschine

Bei einer Pad-Maschine wird das Wasser durch Beutel aus Filterpapier gepumpt, die mit Kaffeepulver gefüllt sind. Auch Pads liefern unterschiedliche Variationen. Diese Technik ist relativ umweltfreundlich, jedoch auf lange Sicht nicht preiswert.

Kapselsystem

Kaffeemaschinen mit Kapselsystem liefern Kaffee und Tee auf Knopfdruck – schnell und einfach. Sie arbeiten wie Siebträgermaschinen mit hohem Druck, jedoch deutlich geringerem Aufwand und der größten Produktvielfalt. Die schnelle Installation und Inbetriebnahme von Kapselsystemen sowie der geringe Platzbedarf sprechen für die Nutzung im Büro. Umweltfreundlich und preiswert (zumindest auf lange Sicht) ist diese Technik jedoch nicht.

Wichtige Faktoren beim Kauf einer Kaffeemaschine fürs Büro

Bei der Anschaffung einer Kaffeemaschine sollte man sich folgende Fragen stellen:

  • Welches Budget steht für die Anschaffung zur Verfügung?
    Ein Vollautomat mit integriertem Mahlwerk kostet deutlich mehr als eine Kapsel- Filter- oder Padmaschine.
  • Welches Budget steht für das Betreiben der Maschine zur Verfügung?
    Espressobohnen für einen Vollautomaten sind meistens günstiger als Kapseln oder Pads.
  • In wieweit ist Umweltschutz ein Thema im Unternehmen?
     Wenn Nachhaltigkeit einen wichtigen Stellenwert in deinem Unternehmen einnimmt, achte auf Siegel wie Bio oder Fairtrade. Auch bieten sich dann keine Kapsel-Systeme an, da diese wirklich viel Müll produzieren.
  • Wie aufwändig ist die Wartung und Reinigung der Maschine?
    Ein professioneller Kaffeevollautomat sollte regelmäßig gewartet und gereinigt werden, damit sich keine Bakterien oder Pilze ansiedeln. Es gibt aber auch Maschinen mit Selbstreinigungsfunktion. Auch diese Kosten sollten mit einkalkuliert werden.

Kaffeemaschine im Büro – die Qual der Wahl

Für kleine Unternehmen mit weniger als 10 Mitarbeitern ist ein kleiner Vollautomat oder eine Filter-Kaffeemaschine zu empfehlen. Liegt dir Mitarbeiteranzahl zwischen 10 und 50, sind Filter- und Vollautomaten ebenso geeignet wie Kapsel-Systeme und Siebträger-Maschinen. Ab 50 Mitarbeitern sind pauschale Aussagen, welches Systeme geeignet sind schwierig. Hier kommt es auf die individuellen Faktoren und Trinkgewohnheiten im Unternehmen an. Bei der Auswahl einer geeigneten Kaffeemaschine für das Büro sind also zahlreiche Faktoren wie Tassenleistung, Vorlieben der Kaffeezubereitung, Anschaffungskosten sowie Pflege- und Wartungsaufwand zu berücksichtigen.