Office Management ist eine Kunst für sich. Und Office Manager spielen eine zentrale Rolle im Unternehmen. Sie halten das Unternehmen zusammen und sind verantwortlich für verschiedene Bereiche: von dem Planen und Überwachen von Terminen, über das Bearbeiten des Postein- und ausgangs, bis hin zum Empfangen von Mitarbeitern und Kunden. Multitasking, Effizienz und Zeitmanagement sind nur einige der Fertigkeiten, die gute Office Manager besitzen.
Verschiedene Projekte gleichzeitig zu jonglieren, kann extrem unangenehm sein – wenn es keine klare Organisationsstruktur gibt! Mittlerweile gibt es so viele Apps, dass es schwierig ist, einen Überblick zu behalten. Wir haben für euch die 5 kostenlose Office Manager Apps herausgesucht und getestet, um die es keinen Weg herumgibt:
- Google Kalender
- Slack
- ToDoist
- Eventbrite
- Asana
#1 Google Kalender:
Was ist Google Kalender:
Google Kalender ist ein von Google entwickelter Zeitmanagement- und Terminkalenderdienst. Und einer der grundlegenden Basics für alle Office Manager. Obwohl fast jeden Tag neue Kalender Apps auf den Markt erscheinen, so bleibt Google Kalender der Industriestandard. Was Google von der Konkurrenz absetzt, ist unter andere die Option nach verschiedenen Kalender zu sortieren. Mit nur einem Klick hast du alle wichtigen Kalender im Überblick.
Was die Funktionen sind:
Google Kalender ist im Grunde ein Basic Tool, das jeder benutzt. Mit Google Kalender planst du Besprechungen und Veranstaltungen und lässt dich mithilfe der Benachrichtigungsfunktion an bevorstehende Aktivitäten erinnern. Kalender ist für Teams konzipiert, sodass du Terminpläne teilst und gleichzeitig mehrere Kalender anzeigen lassen kannst. Doch was macht den Standard Kalender so besonders im Vergleich mit der Konkurrenz? Google Kalender lässt sich in unzählige Software Tools kostenlos integrieren und besitzt im Vergleich mit anderen Kalender Tools eine gute Suchfunktion. Und noch ein Bonus: die App kann automatische Termine auf Grundlage deiner empfangenden E-Mails erstellen.
Warum es für Office Manager von Vorteil ist:
Nicht nur lassen sich Besprechungen, Veranstaltungen und Feiertage planen – Google bringt unzählige Features mit, welche dir das Leben um einiges erleichtern. Du hast einen wichtigen Termin und dir ein PDF Dokument mit allen wichtigen Informationen zusammengestellt? Lade und füge die PDF-Datei ganz einfach zu deinem Termin hinzu. Durch die einfache Erinnerungsfunktion verpasst du außerdem keinen Termin mehr. Ja, das passiert auch Office Managern von Zeit zu Zeit. Und wie auch bei den anderen Google Produkten lassen sich die Kalender von anderen Mitglieder ganz einfach freigeben und bearbeiten.
#2 Slack:
Was ist Slack:
Slack ist eine Kommunikationsplattform die für Zusammenarbeit im Team entwickelt wurde. Das Tool ermöglicht dir und deinem Team eine nahtlose Zusammenarbeit ohne E-Mails. Die Plattform wurde für eine natürliche Interaktion zwischen Menschen entwickelt, damit du online genauso effizient mit deinem Team zusammenarbeitest wie von Angesicht zu Angesicht. Doch was unterscheidet Slack von anderen Messengern? Slack’s kostenlose Version bringt im Vergleich eine Menge an Features mit. Analytics, Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), als auch eine 5 GB Datenspeicherung. Außerdem hat Slack die Fähigkeit, eine Einheitslösung für die gesamte teambasierte Kommunikation zu sein und mit dem Unternehmen zu wachsen.
Was die Funktionen sind:
In der heutzutage schnelllebigen Arbeitswelt sind besonders Apps für interne Kommunikation ein unverzichtbarer Teil für erfolgreiches Office Management. Slack ist mit Abstand eines der besten Messenger-Tools auf dem Markt. Mit Slack erstellst du unbegrenzt geschlossene und offene Channels. In der kostenlosen Variante verbindest und integrierst du bis zu 10 Apps, führst Einzelgespräche in Form von Audio- und Video-Anrufen und siehst unter anderen die letzten 10.000 Nachrichten in deinen Chatverlauf. Hier findest du eine komplette Übersicht zu allen Funktionen in der kostenlosen Slack Variante.
Warum es für Office Manager von Vorteil ist:
Planst du gerade Eure nächste Veranstaltung? Erstelle eine neue Gruppe und brainstormt als Team gemeinsam Eure Ideen. Oder du willst demnächst eine Umfrage zum Thema Employee Happiness durchführen? Anstelle von einer Rund-E-Mail (die oft leider übersehen wird oder untergeht) schickst du den Link in einer separaten Gruppe. Bei möglichen Fragen hilfst du somit gleich weiter und sparst Zeit für andere Aufgaben. Kommunikation hält das Team zusammen – und Slack hilft, in Verbindung zu bleiben und Teamwork zu stärken.
#3 Todoist:
Was ist Todoist?
Todoist ist die moderne Variante von veralteten To-do-Listen. Es ist ein Projektmanagement-Tool, welches dir dabei hilft, Aufgaben zu organisieren, Zeitpläne aufzustellen und Fristen einzuhalten. Das Design ist dabei sehr schlicht und einfach gehalten und somit für die Minimalisten unter euch genau das richtige Tool.
Was die Funktionen sind:
Von der Planung großer Projekte bis hin zu Erinnerungen an die kleinen Dinge – Todoist hilft dir, deine tägliche Agenda strukturiert darzustellen. Auch kleine Aufgaben geraten so nicht in Vergessenheit. Mit der kostenlosen Version legst du bis zu 80 Projekte gleichzeitig an.
Warum es für Office Manager von Vorteil ist:
Die kostenlose App hilft dir, deine Aufgaben immer im Überblick zu haben. Du priorisierst diese nach Wichtigkeit und hast außerdem die Möglichkeit, anderen Teammitgliedern Aufgaben zuzuteilen. Des Weiteren hast du die Option, die App mit deinem E-Mail Postgang zu synchronisieren – schicke dir Erinnerung für die Planung des nächsten Teamevents rechtzeitig. Außerdem gibt doch nichts Schöneres, als etwas von einer Liste abzuhaken, oder? Mit Todoist siehst du immer sofort einen Fortschritt, was aus arbeitspsychologischer Sicht sehr motivierend sein kann!
#4 Eventbrite:
Was es Eventbrite:
Eventbrite ist eine globale Selbstbedienungs-Ticketplattform, auf der du ganz einfach Veranstaltungen für dich und dein Team buchst. Du entdeckst bevorstehende Veranstaltungen in eurem Bezirk und erhältst persönliche Empfehlungen, basierend auf euren Interessen! Zur Corona-Zeit hast du außerdem die Möglichkeit für dich und deine Kollegen Online-Veranstaltungen zu buchen.
Was die Funktionen sind:
In der kostenlosen App suchst und buchst du Veranstaltungen ganz nach den Bedürfnissen und Interessen deines Teams. Bedenke nur, dass du für kostenpflichtige Events eine kleine Gebühr bei der Buchung zahlst.
Warum es für Office Manager von Vorteil ist:
Eure nächste Mitarbeiterveranstaltung steht an, du bist aber noch ein bisschen ratlos, wo und was ihr diesmal unternehmt? Mit Eventbrite siehst du sofort eine breite Auswahl an Veranstaltungen. Willst du deinem Team etwas Gutes tun und belohnen, findest und buchst du witzige und interessante Veranstaltungen binnen weniger Sekunden. Das erspart dir eine Menge Zeit, die richtigen Veranstaltungen zu recherchieren und Tickets zu buchen.
#5 Asana:
Was ist Asana:
Asana ist die moderne Art der Zusammenarbeit. Es ist eine Web- und Mobilanwendung, die dich und dein Team bei der Organisation, Verfolgung und Verwaltung eurer Arbeit unterstützt. Mit Asana arbeitest du schneller und strukturierst größere Projekte ohne große Mühe.
Was die Funktionen sind:
Asana ist einer der bekanntesten Projektmanagementtools auf dem Markt. Mit der kostenlosen Variante erstellst du unendlich viele Projekte, arbeitest mit bis zu 15 Teammitgliedern zusammen und setzt wichtige Deadlines. Das Wechseln zwischen Listen- und Board-Ansicht ist dabei sehr praktisch und daher für alle Bedürfnisse perfekt geeignet.
Warum es für Office Manager von Vorteil ist:
Als Office Manager musst du oft mehrere komplizierte Aufgaben gleichzeitig erledigen – damit du dort nicht den Überblick verlierst, hilft dir Asana, Projekte zu erstellen und diese nach Prioritäten zu ordnen. Du planst, organisierst und verfolgst deine Projekte. Das Aufsetzen von neuen Projekten ist außerdem kinderleicht, wodurch du kostbare Zeit sparst. Schließlich musst du im Office Management viele Aufgaben jeden Tag gleichzeitig erledigen – Asana dient dir als Stütze und erleichtert dir dein Arbeitsmanagement. Außerdem stehen dir viele Vorlagen zur Auswahl, sodass du binnen Minuten ein neues Projekt anlegst.
Was sind eure absoluten Lieblings-Apps für euer Office Management? Teilt diese doch mit uns und anderen Office Managern!
