Egal ob Office Manager oder Projektmanager: Zeitmanagement gehört zu einer der wichtigsten Skills für ein erfolgreiches und produktives Arbeiten. 

Ein effektives Zeitmanagement ermöglicht nicht nur bessere Ergebnisse zu erzielen – Time Management hilft außerdem beim Stressabbau. Je besser du den Fokus beibehältst und deine eigene Zeit besser einteilst, desto mehr Aufgaben realisierst du am Tag. Beim schlechten Zeitmanagement ist es schwierig, alles innerhalb der gegebenen Fristen unterzubringen. Wir haben daher 5 Tipps und Tricks für eine bessere Zeitplanung zusammengestellt:

#1 Plane deinen Tag im Voraus

Planung ist bekanntlich die beste und bewährteste Form aller Zeitmanagement-Techniken. Ersten hilft es dir dabei, deine Arbeitsplanung von Anfang an richtig zu organisieren. Zweitens, gibt dir die Zeitplanung einen detaillierten Einblick in all die Dinge, die du erledigen musst. Sobald du anfängst, täglich oder wöchentlich deine anfallenden Aufgaben detailliert zu planen, wird dir der Rest leicht fallen. 

Grundsätzlich gibt es viele Möglichkeiten, wie du deine Zeitplanung organisierst:

  • To-do-Listen auf altmodische Art und Weise. Nichts fühlt sich besser an, als eine Aufgabe abzuhaken!
  • Apps und andere Software Tools wie Evernote oder Todoist. Praktischerweise synchronisieren sich diese mit deinem Konto egal wo du gerade arbeitest.
  • Originelle und ausgefallene Kalender und persönliche Organizer. 
  • Post-it Notizen. Schreibe kurz und knapp die wichtigsten Aufgaben auf und klebe sie dann Beispielweise an deinen Rechner. Sobald du was erledigt hast, schmeißt du die Notiz ganz einfach weg.

#2 Setze klare Prioritäten

Manchmal ist eine Liste von all den zu erledigen Dingen überwältigend. Besonders Office Manager haben täglich mit vielen Aufgaben gleichzeitig zu kämpfen. Damit diese überschaubarer sind, solltest du deine To-do-Liste in kleine Abschnitten unterteilen. Klare Prioritäten helfen dabei zu bestimmen, welche Aufgabe was für eine Dringlichkeit besitzt. So schätzt du den benötigten Aufwand schnell ein und startest organisiert in den Tag!

Eine Zeitmanagement-Methode um Aufgaben von deiner To-do-Liste nach Prioritäten zu sortieren ist die sogenannte Eisenhower-Matrix. Dabei handelt es sich um Produktivitätswerkzeug, mit einem deutlichen Schwerpunkt auf der Organisation der Aufgaben in vier Kategorien:

Quelle: studienscheiss
  • Dringend und wichtig: Aufgaben, die zuallererst erledigt werden müssen.
  • Wichtig, aber nicht dringend: Aufgaben, die du für später planst.
  • Nicht wichtig, aber dringend: Wenn du willst, kannst du diese Aufgaben an jemand anderen weitergeben und sie weiter nach Hinten auf deine Prioritätenliste setzten.
  • Nicht wichtig und nicht dringend: Diese Aufgaben überspringst du erstmal und kommst auf diese dann zurück, wenn alles andere erledigt ist.

Die Nützlichkeit von Prioritätensetzung sollte nicht übersehen werden – ohne diese konzentrierst du dich auf Aufgaben, die im Grund nicht die erste Priorität sind und vernachlässigt die wirklich wichtigen Aufgaben. Jede gute Zeitplanung sollte klare Unterteilungen der Aufgaben besitzen. 

Und denke daran: Auch wenn du vielleicht nur 8 der aufgeschrieben 10 Aufgaben schaffst, so hast du doch 8 Aufgaben erledigt! Und mal im Ernst – das ist trotzdem eine gute Leistung.

#3 Konzentriere dich jeweils auf eine Aufgabe

Multitasking wird immer noch viel gelobt und als eine nützliche Skill angesehen – das gilt allerdings nicht immer. Grundsätzlich ist es ineffizient, mehrere Aufgaben auf einmal zu erledigen. Das menschliche Gehirn braucht nämlich Zeit, um von einer Aufgabe zur anderen zu wechseln. In Wirklichkeit ist Multitasking als nicht so produktiv, wie wir es vielleicht wünschen.

  • Konzentriere dich daher immer auf eine Aufgabe
  • Nehme dir dann erst die nächste Aufgabe vor, wenn du eine erledigt hast.
  • Gönne dir außerdem ein paar Minuten Ruhe, wenn du eine Aufgabe erledigt hast

Eine beliebte Zeit Management Technik ist die Pomodoro-Technik. Hier teilst du dir deine Arbeit in kürzere, 25 Minuten lange Sitzungen auf. Studien haben gezeigt, dass sich die meisten Menschen durchschnittlich 45-50 Minuten lang nur auf eine Aufgabe mit hoher Leistung konzentrieren können.

Daher solltest du Ruhepausen einlegen, um Dein Gehirn zu entspannen. Diese Methode steigert deine Produktivität und du bist am Ende nicht vollkommen erschöpft. In deiner Ruhepause legst du Beispielweise ein kurzes Meditationstraining (Artikel zu uns verlinken) ein.

#4 Benutze ein Ticket-System für eingehende Anfragen

Einer der größten Herausforderungen für Büromanager besteht darin, dass alle Teammitglieder aus dem gesamten Unternehmen oft zu dir kommen. Nicht nur das Verfolgen von den kommenden Anfragen ist schwierig – sondern auch die ständige Unterbrechung kann schnell nervig werden und dich von deinen wichtigen Tasks abhalten.

Abhilfe schafft ein Ticket-System:

  • Deine Kollegen können dir hier Anfragen senden. So müssen sie dich nicht unterbrechen und du konzentrierst dich auf deine wichtigsten Aufgaben
  • Außerdem stellst du sicher, dass keine Fragen oder Problem untergeht.
  • Nehme dir am Tag immer ein bisschen Zeit für das Beantworten der Anfragen. Sehe es einfach als eine deiner täglichen Aufgabe an.

ZenDesk ist einer beliebtesten Software Tools. Hier können deine Teammitglieder dir Tickets, bzw. Anfragen schicken, wenn sie deine Hilfe benötigen.

Oder du bittest deine Kollegen, dass diese ihre Fragen und Wünsche in ein Excel Sheet schreiben. So hast du immer eine Übersicht und weißt, welche Fragen noch offen sind. Alternativ packst du alle eingehenden Anfragen von deinem E-Mail-Postfach selber in das Excel Sheet. Das ist zwar etwas aufwendiger, du stellst aber so sicher, dass wirklich alle Fragen aufgeführt sind und nicht untergeht.

#5 Sag einfach auch mal “Nein”

Sei ehrlich: Wie oft wirst du am Tag von jemanden in deinem Unternehmen unterbrochen, weil jemand Hilfe benötigt? Und wie oft hältst du inne und denkst darüber nach, dass du eigentlich gerade etwas Wichtigeres zu tun hast? 

Wir wetten, dass deine Antwort “sehr oft” lautet.

Solche Unterbrechungen sind die häufigste Art und Weise, wie du als Office Manager komplett aus der Bahn geworfen wirst. Das resultiert am Ende meistens in dem Versuch, dich wieder komplett neu auf deine Aufgabe zu konzentrieren.

  • Grundsätzlich: Sage nur “Ja” zu einer neuen Aufgabe, wenn du wirklich die Zeit hast. deine Kollegen werden es verstehen, dass du gerade beschäftigt bist. 
  • Es ist verlockend, ein Ja-Sager zu sein, doch merke dir: du setzt dir am Tag bestimmte Ziele. Und wie willst du diese schaffen, wenn du dich andauernd auf neue Aufgaben konzentrierst?

Wichtig ist auch, dass du kein schlechtes Gewissen haben musst, wenn du nein sagst. Office Management ist einer der anspruchsvollsten Jobs und du bist ständig vollgepackt mit Aufgaben.

Welche Tipps und Tricks hast du für ein besseres Zeitmanagement? Teile diese doch mit uns und helfe anderen Office Managern, eine bessere Zeitplanung zu entwickeln!