Das Frühjahr 2022 schreitet mit großen Schritten voran – höchste Zeit sich von alten Lasten zu befreien und deinen Schreibtisch zum Strahlen zu bringen. Die Suchzeit am Arbeitsplatz wächst mit steigender Datenmenge enorm und erschwert uns oft den Alltag. Ein gut strukturiertes Ablagesystem kann hier Abhilfe schaffen. In diesem Artikel möchten wir dir zeigen, worauf es beim effektiven Arbeiten im digitalen Office ankommt und dir einige nützliche Tipps mitgeben, wie du deine Daten am besten managen kannst.

Der eigene Desktop – das eigene Chaos

Vielleicht gehörst du auch zu denjenigen, die aus Zeitmangel erstmal alles auf ihrem Desktop abspeichern. Um eine Struktur auf deinen Desktop zu bringen, solltest du dir bereits vor dem Speichern einer Datei einige wichtige Fragen stellen:

Werde ich die Datei nochmal brauchen?

Wenn nicht, speichere diese zum Lesen und lösche diese danach am besten direkt. So vermeidest du unnötigen Müll auf deinem Desktop.

Müssen eventuell auch Kollegen*innen auf die Datei zugreifen?

Wenn Kollegen*innen ebenfalls auf die Datei  zugreifen müssen, ist es sinnvoll, diese direkt auf einem Netzwerk zu speichern und am besten nicht auf dem eigenen Desktop.

Muss ich die Datei oft oder selten öffnen?

Dateien, die man täglich benutzt, sollten praktischerweise auf dem Desktop abgelegt sein. Dateien aber, die du zwar regelmäßig benötigst, dafür aber nur alle paar Monate, können vielleicht auch an einem anderen Ort gespeichert werden.

Ist die Datei für ein bestimmtes Projekt wichtig und werde ich noch weitere Dateien zu diesem Projekt ablegen müssen?

Wenn Du dir diese Frage stellst, solltest du nun anfangen, dir Gedanken rund um deine Ordnerstruktur zu machen. Im nächsten Schritt befassen wir uns also mit der Ordnungsstruktur.

Digitale Ordnung

Es gibt einige Möglichkeiten, wie du eine Ordnerstruktur anlegen kannst. So kannst du zum Beispiel nach Projekt, Abteilung, Art der Datei und vielem mehr sortieren. Einige kleine Hilfen, an denen du dich orientieren kannst, haben wir dir hier zusammengefasst:

Gruppieren der Dokumente

Nun solltest du versuchen, die Dokumente zu sinnvollen Gruppen zusammenzufügen, damit Themen und Dokumente übersichtlicher einsehbar sind. So umgehst du wildes Umhersuchen und kannst dich entspannt auf deinen Arbeitstag einlassen.

Priorisieren der Dokumente

Nun ist die an der Zeit, die Reihenfolge der einzelnen Kategorien festzulegen. Einige Themen werden häufiger benutzt als andere und sollten oben einsortiert werden.

Kleiner Tipp: Den angelegten Ordner kannst du nummerieren, so bleibt er auf dem Computer der erste Ordner von oben.

Ablage der Dokumente

Jetzt kommt die Benennung ins Spiel. Eine bewährte Methode ist Datum_eindeutiger—kurzer-Dateiname_Mitarbeiterkürzel.Dateiendung. Durch das Beginnen mit dem Datum, sortiert Windows die Dokumente automatisch in der Reihenfolge ihrer Aktualität.

Einige Dinge solltest du bei Datei- und Ordnernamen dennoch unbedingt beachten:

  • Kleinschreibung
  • Unterstriche (keine Leerzeichen)
  • keine Umlaute
  • keine Sonderzeichen

Die oben genannten Tipps und Tricks kannst du ebenfalls auch auf andere Bereiche übertragen. Um sicherzugehen, dass du regelmäßig deinen Desktop aufräumst, kannst du dir eine Erinnerung in deinem  Kalender anlegen. Das kann wöchentlich oder monatlich sein, je nachdem wie viel Schaden du üblicherweise anrichtest.😉

Welche Punkte haben dir besonders gut gefallen – und welche würdest du noch ergänzen wollen? Kommentiere dazu gerne unter diesem Artikel!