Was macht ein Office Manager, wenn es kein Büro zu verwalten gibt? Da immer mehr Unternehmen auf Heimarbeit umstellen, sind viele von uns gezwungen, den Wechsel ins Home Office vorzunehmen. Ganz gleich, ob die Heimarbeitssituation aufgrund von COVID-19 nur vorübergehend ist oder ob dein Unternehmen auf moderne Teilzeit- oder Vollzeit im Home Office umstellt, deine Rolle als Office Manager wird immer wichtiger. Nicht nur die Umgebung ist hier ausschlaggebend für die Effizienz. Vieles muss beachtet werden, damit das Arbeiten von zu Hause aus für dich und dein Team funktioniert, damit ihr konzentriert, motiviert und zielgerichtet arbeiten könnt. Wir haben dir einige Produktivitäts-Hacks zusammengefasst, die die Zusammenarbeit mit deinem Team – auch im Home Office – deutlich vereinfachen werden. 

Fürsorgepflicht auch im Homeoffice

Grundsätzlich ist jeder Unternehmer verpflichtet alles Notwendige zu veranlassen, dass seine Mitarbeiter vor Gefahren für Geist und Körper geschützt sind. Die Fürsorgepflicht greift jedoch nicht nur bei der Arbeit am Firmengelände, im Außendienst oder auf Geschäftsreisen. Auch im Homeoffice ist der Arbeitgeber (oder Office Manager) für seine Mitarbeiter bzw. Kollegen bis zu einem gewissen Grad verantwortlich.

Was können Office Manager nun tun, um die Sicherheit und das Wohlergehen der eigenen Kollegen sowohl im Büro als auch im Homeoffice zu gewährleisten und diese in einer Krise zu unterstützen?

Was versetzt dich und dein Team in eine produktive Stimmung?

Das ist die zentrale Frage bei der Gestaltung des Arbeitsbereichs. Vielleicht reicht es aus, wenn du und dein Team an eure Ziele erinnert werden – der Grund, warum ihr diese Arbeit jeden Tag macht. Warum ihr dafür brennt. Finde den Sinn deiner Arbeit,  um Dich gleich zu Beginn des Tages -und wenn du mal ein Down hast- an diese Ziele zu erinnern. 

Wenn Du oder deine Kollegen die Dinge, die bei euch eine produktive Stimmung auslösen, nicht identifizieren könnt, wird es schwer sein, euren Arbeitsplatz auf mehr als nur ästhetischer Ebene zu verbessern. Nimm dir etwas Zeit dafür, und mach es richtig! Hier sind einige Hacks, die für die meisten Office Manager gut funktionieren.

1: Stimmung machen

Es geht nicht nur um die Möbel an sich, sondern auch ums Ambiente. Dieses sollte bestmöglichst Ruhe und Konzentration ausstrahlen und Stress vermeiden. Die Universität Stuttgart fand heraus, dass leicht gedimmtes Licht eine bessere Konzentration fördert. Leichte Hintergrundgeräusche von maximal 70 db kann deine Produktivität verbessern. Die Lautstärke gleicht einem Gespräch zweier Personen oder einem Pianostück. Ebenso produktivitätssteigernd wirkt sich eine erhöhte Zimmertemperatur auf deine Arbeit aus. Wird die Raumtemperatur von 20 Grad auf 25 Grad erhöht steigert es die Leistungsfähigkeit deines Teams (und deine eigene) enorm. 

2: Farbpsychologie

Sich für die richtigen Farben im Home Office zu entscheiden, kann große Auswirkungen auf deine Arbeitseffizienz haben. Blau zum Beispiel ist der Allrounder unter den Farben. Es steht für Zuverlässigkeit und fördert das Denken. Untersuchungen haben ergeben, dass Blau in Büroräumen für eine stabile und ruhige Umgebung sorgt und den Mitarbeitern hilft, konzentriert und produktiv zu arbeiten. Grün dagegen ist eine friedliche Farbe, die gern mit Produktivität und Kreativität in Verbindung gebracht wird und daher eine beliebte Wahl für Arbeitsplätze ist. Gelb kann Glücksgefühle und Optimismus hervorrufen. Füge gelbe Highlights hinzu, um Kreativität und Teamarbeit zu fördern. Die Farben deiner Arbeitsumgebung hängen von vielen Faktoren ab, nicht zuletzt von dem Firmenbranding, der Art der Arbeitsbereiche, und vielen anderen Faktoren. 

3: Die richtige Home Office Einrichtung 

Ergonomische Stühle, ein höhenverstellbarer Schreibtisch und das nötige Equipment. Verschiedene Studien zeigen, dass eine gute Körperhaltung und Ergonomie zu bemerkenswerten Produktivitätssteigerungen führen kann. Im Rahmen einer Untersuchung des kanadischen Institute for Work and Health wurde gemessen, dass verstellbare Stühle sogar eine Produktivitätssteigerung von ganzen 18 % mit sich brachte!

4: Mäßige Ordnung

Laut der Studie der Universität Minnesota 2013 kann eine gewisse Unordnung auf dem Schreibtisch für mehr Inspiration und Produktivität sorgen. Es ist also sogar sinnvoll, ein paar Blätter und Stifte wild rumliegen zu haben. Notizen können so schnell gemacht und umgesetzt werden. Wie wäre es mit einem Aufbewahrungssystem als Goodie für deine Teammitglieder im Home Office? Das ist nicht nur ein sinnvolles produktivitätssteigerndes Geschenk, sondern bringt auch Freude und Wertschätzung entgegen. 

5: Meal Prep

Ein viel größerer Übeltäter in Sachen Unordnung am Schreibtisch ist Essen. Gerade im Home Office ist es oft verlockend, schnell direkt am Schreibtisch zu essen oder sich einen Snack zu gönnen. Hierfür solltest du am besten Snacks bereit halten, die gleichzeitig deine mentale Gesundheit positiv unterstützen. Ebenso ist Meal Prep eine tolle Möglichkeit, täglich etwas Zeit einzusparen. Wie wäre es mit einem Rezeptbuch für deine Teammitglieder? Oder ein Seminar zum gesunden Essen, Online-Veranstaltungen im Team zum Thema gesunde Ernährung? Nun, es ist in der Tat ein wichtiger Bestandteil der betrieblichen Gesundheitsvorsorge und sicherlich genauso sinnvoll wie Sport-Angebote. 

6: Daily Home Office Outfits

Auch wenn man es nicht hören möchte: Es ist eine schlechte Angewohnheit, in Boxershorts und T-Shirt die Treppe hinunterzukommen, sich eine Tasse Kaffee zu schnappen und sich direkt an den Computer zu setzen. Die richtige Kleidung – im Business Outfit – wird dir das Gefühl geben, professioneller aufzutreten und dir ein Gefühl der Bereitschaft verschaffen, deine Arbeit auf die produktivste Art und Weise anzugehen.

7: Das Spiel mit dem Licht 

Wand- und Stehlampen sollten so angebracht bzw. aufgestellt werden, dass das Licht oberhalb der Köpfe deiner Kollegen strahlt. So kann es auf dem Monitor nicht spiegeln. Außerdem assoziiert man Licht, das von oben kommt, immer mit Sonne und fühlt sich dadurch unterbewusst wacher. Licht, das einen leichten Blaustich hat, macht Forschern zufolge munterer und produktiver. Außerdem empfinden es die meisten Menschen als angenehmer, da Augenprobleme und Kopfschmerzen so weniger auftreten.

8: Finde deinen optimalen Geräuschpegel

Hintergrundgeräusche helfen dabei, produktiver zu arbeiten. Die Studie „Is Noise Always Bad?“ von 2012 wies nach, dass nicht zu laute Hintergrundgeräusche sich grundsätzlich positiv auf die kreative Leistung auswirken können. Für die einen sind es Café Geräusche, für die anderen ist es Musik. Bei der richtigen Musikauswahl wird das Glückshormon Dopamin freigesetzt, was wiederum gute Laune macht und die Leistungsbereitschaft anregen kann. Hierzu empfehlen wir beispielsweise die Apps Noisli. Wie wärs mit den Corporate Benefit: Produktivitätssteigernde Hintergrundgeräusche per Knopfdruck? 

9: Gesunde Snacks, welche die Produktivität erhöhen

Ja es gibt sie, die Gedanken-Nahrung! Bestimmte Lebensmittel gelten als so genanntes Brain Food, welche die Gedächtnisleistung und Konzentration steigern. Hierzu gehören Walnüsse, Erdnussbutter und Heidelbeermarmelade. Was sich nach einem Traum anhört, ist Realität. Erdnüsse und Walnüsse haben einen hohen Gehalt an einfachen ungesättigten Fettsäuren, die gut für das Herz und für das Gehirn sind; darüber hinaus sind sie eine gute Quelle von pflanzenbasiertem Protein. Heidelbeeren sind einer der besten Quellen für Antioxidantien, welche die allgemeine Gesundheit verbessern und die Gehirnleistung steigern. Doch sie helfen uns nicht nur dabei, fit zu bleiben: Heidelbeeren enthalten auch viel Potassium, Magnesium und Kalzium, die den Blutdruck senken. Auch dunkle Schokolade ist auch gut für stressige Situationen aufgrund des Magnesiums, welche sie enthält. Einige Stücke können auch die Konzentration erhöhen, da in Schokolade etwas Koffein ist. Eines ist also klar: In einem Home Office Care-Paket darf auf keinen Fall  dunkle Schokolade fehlen, vielleicht geschmückt mit einem Heidelbeermarmeladen-Glas daneben? 

10: Ermutige zu Arbeitspausen

Gerade im Home Office sind regelmäßige Pausen wichtig, auch um die Arbeit zu strukturieren und um motiviert zu bleiben. Ermutige deine Kollegen unbedingt, auch tagsüber Pausen – wenn möglich an der frischen Luft – einzuplanen. Dies wird sich positiv auf Motivation, Grundeinstellung und letztendlich die Arbeitsergebnisse auswirken. 

11: Aufmerksamkeit & Lob

Was offline im Büro gilt, gilt erst recht online auf Distanz. Eine kleine Aufmerksamkeit oder einfach mal ein Dankeschön für die gelungene Arbeit tut jedem Teammitglied nicht nur seelisch gut, sondern motiviert auch zusätzlich! Wie wäre es mit einem internen Newsletter, in der neue Kollegen, Lob und Anerkennung ausgesprochen werden? 

12: Bindung zum Unternehmen aufrechterhalten

Gerade wenn Mitarbeiter vorwiegend im Homeoffice oder remote arbeiten und nur selten bis nie ins Unternehmen kommen können, ist es besonders wichtig trotzdem eine stabile Bindung zu den Vorgesetzten und Mitarbeitern zu haben. Auch für die berufliche Zusammenarbeit und die Stärkung des Zusammenhaltes ist es wichtig, gemeinsam freie Zeit zu verbringen. Warum also nicht ein virtuelles Mittagessen einführen oder sich kurz zu einem virtuellen Kaffee treffen? Auch Online Meditation Sessions bringen die Mitarbeiter näher zusammen. Ein Online Gruppenkurs hat mehrere positive Effekte. Zum einen verbringen die Kollegen miteinander Zeit, zum anderen hilft Meditation Stress abzubauen und fördert die geistige Gesundheit.

13: Home-Office-Versorgungspaket 

Zusätzlich zu kleinen Aufmerksamkeiten und Lob freuen sich die fleißigsten Mitarbeitenden bestimmt über ein Paket mit Leckereien und Office-Drinks. Versüße deinem Team doch mal wortwörtlich den Arbeitstag!

14: Apps für den Ausgleich

Ob Sprachkurse, Meditation oder Home-Workouts. Abwechslung motiviert und sorgt für einen klaren Kopf am Schreibtisch. Sende deine App-Empfehlungen weiter an deine Mitarbeitenden und hilf ihnen, ihre Work-Life-Balance zu gestalten.

15: Soziale Kommunikation mit deinen Kollegen – auch im Home Office

Für viele Menschen kann sich Fernarbeit einsam anfühlen. Tatsächlich ist das eine der häufigsten Beschwerden bzw. Ängsten von Menschen, die regelmäßig von zu Hause aus arbeiten. Sie können von zu Hause aus in Kontakt bleiben, indem du Check-Ins mit deinen Kollegen über Zoom planst, Kommunikationstools wie Slack verwendest oder auf die altmodische Art und Weise zum Telefon greifst.

16: Grüne Pflanzen

Viele Studien konnten bisher nachweisen, dass sich Grünpflanzen im Büro positiv auf Müdigkeit, Stress und schlechte Raumluft auswirken. Die grüne Farbe beruhigt und macht produktiver. Untersuchungen haben ebenso gezeigt, dass der Kontakt mit der Natur die Zufriedenheit und Produktivität der Arbeitnehmer erhöht und gleichzeitig Stress verringert. Allein ein Bildschirmschoner, welcher die grüne Natur abbildet, soll Stress lindern und produktiver machen. Vielleicht legst du auch eine kleine Grünpflanze ins Home-Office-Versorgungspaket bereit?

Nun bist du gefragt, du kennst dein Unternehmen am besten! Was steigert deine Produktivität? Und was die deiner Kollegen?